De steekproef: een kans en een risico

Een goede steekproef geeft inzicht in de juistheid van gegevens en kan een onderbouwing vormen voor een vaste kostenvergoeding. De aangifte loonheffingen kan middels een steekproef op effectieve wijze op juistheid worden gecontroleerd. Hierdoor wordt het risico op naheffingen verkleind.
Vaste kostenvergoedingen
Als werkgever kunt u een vaste kostenvergoeding onbelast uitbetalen aan uw medewerkers, indien deze naar aard en omvang onderbouwd is. Deze onderbouwing moet gebaseerd zijn op een gedegen onderzoek. In plaats van iedere keer een factuur/bon te moeten overleggen, kunnen werknemers dan een vaste kostenvergoeding krijgen voor repeterende kosten.
Bij een steekproef dient gedurende een vooraf vastgestelde periode van 3 maanden, een deel van de werknemers alle kosten bij te houden. Op basis van deze declaraties kan vervolgens worden beoordeeld in hoeverre de kosten onbelast mogen worden uitbetaald. Het is belangrijk dat voldoende werknemers deelnemen, zodat de steekproef voldoende realistisch is. Wij kunnen hierbij assisteren. Het is mogelijk om met de belastingdienst af te stemmen hoeveel werknemers moeten deelnemen en of de onderbouwing voldoende is. Als u nu een vaste kostenvergoeding heeft zonder onderbouwing (steekproef met facturen) dan raden wij aan om dit wel te gaan doen, om discussies met de belastingdienst te voorkomen.
De steekproef als controlemechanisme
Steekproeven worden door de belastingdienst soms gebruikt om de juistheid van de aangifte loonheffingen te controleren in plaats van een volledig boekenonderzoek in te stellen. De loonsom wordt daarbij in intervallen verdeeld, waarbij uit iedere interval een euro wordt getrokken. Vervolgens moet worden beoordeeld of deze euro juist is verwerkt in de aangifte loonheffingen.
Stel dat deze euro ziet op een parkeerbonnetje van € 10 welke is terugbetaald aan een medewerker. Indien uit de controle blijkt dat deze ten onrechte onbelast is uitbetaald, levert dit een fout op. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als de medewerker al een onbelaste reiskostenvergoeding ontvangt. Deze fout wordt vervolgens geëxtrapoleerd. Als gevolg van deze methode kan het risico op naheffing enorm snel oplopen. In de praktijk zien wij ook bij werkgevers die een Tax Control Framework hebben, dat zij regelmatig zelf een steekproef doen om de juistheid van hun eigen data te onderzoeken.
Tot slot
Een goede steekproef biedt dus kansen en verkleint risico’s. Een steekproef houden is ook een goede analyse van de algemene hygiëne, wat bijvoorbeeld relevant is bij het opstellen van een Tax Control Framework of bij een controle door de belastingdienst.
Bent u benieuwd naar de mogelijkheden of wilt u hier graag meer over weten? Neem dan contact met ons op via Cindy van Horne – van de Mortel via cindy.vande.mortel@newtone.nl. Wij helpen u graag verder.
Datum opstellen: 3 januari 2025
Ook interessant
Gerelateerde Berichten
Blijf op de hoogte dankzij de inzichten van onze specialisten. Lees nieuws en blogs over ‘dienst’ die nieuwe invalshoeken bieden op actuele onderwerpen.