Een interne en/ of externe Vertrouwenspersoon aanstellen

Het is inmiddels ruim 4 jaar geleden: op 7 oktober 2020 dient Kamerlid Maatough (Groenlinks-PvdA) het initiatiefvoorstel in om Vertrouwenspersonen verplicht te stellen voor bedrijven. De behandeling van dit voorstel heeft een lange doorlooptijd met als eerste resultaat dat op 23 mei 2023 de Tweede Kamer het wetsvoorstel heeft aangenomen, weliswaar met een nipte meerderheid. Bij menigeen is inmiddels de veronderstelling ontstaan dat de verplichtstelling een feit is. Echter, het wetsvoorstel is nog niet aangenomen door de Eerste Kamer Kamer. Deze behandeling laat al even op zich wachten. Desondanks doet u er goed aan een Vertrouwenspersoon aan te stellen.

Beleid ongewenste omgangsvormen en vertrouwenspersoon

Elk bedrijf doet er goed aan om een beleid te voeren dat zich richt op het voorkomen en beperken van ongewenste omgangsvormen. Het gaat hier om (seksuele) intimidatie, agressie & geweld, discriminatie en pesten. Vanuit de wet bent u dit als werkgever ook verplicht. U kan hiervoor verschillende acties uitzetten. Eén onderdeel hiervan is het aanstellen van een Vertrouwenspersoon. U kan deze rol intern invullen. Afhankelijk van uw bedrijf kan u overwegen om meerdere interne Vertrouwenspersonen aan te stellen, bijvoorbeeld als uw onderneming meerdere vestigingen heeft. Ook kan u ervoor kiezen om de rol van Vertrouwenspersoon extern te beleggen. Het meest ideale is een combinatie van intern en extern. Hiermee geeft u uw medewerkers keuze in wie zij willen contacten.

Wordt een vertrouwenspersoon verplicht?

De Tweede Kamer heeft dus in mei 2023 met een nipte meerderheid ingestemd om Vertrouwenspersonen (ongewenste omgangsvormen) verplicht te stellen voor bedrijven. Op basis van deze meerderheid is het wetvoorstel voorgelegd aan de Eerste Kamer. Hierin is gesteld dat iedere organisatie vanaf 10 personen moet beschikken over een Vertrouwenspersoon die voldoende opgeleid is voor zijn/haar rol. Op dit moment heeft hooguit de helft van de bedrijven een Vertrouwenspersoon aangesteld. Volgens het wetsvoorstel moet de Vertrouwenspersoon (logischerwijs, vinden wij) adequate scholing volgen evenals bij- en nascholing. Ook over het voeren van intervisiegesprekken met collega-Vertrouwenspersonen wordt gesproken. Belangrijk is in ieder geval dat de kwaliteit van de Vertrouwenspersonen wordt gewaarborgd. Daarnaast is het de vraag of zelfstandigen ook onder het wetsvoorstel gaan vallen, zodat zij ook recht gaan hebben op de toegang tot een Vertrouwenspersoon. Dit soort zaken zouden (op z’n vroegst) eind 2023 duidelijk moeten zijn. Op 26 oktober 2023 is een brief van de Minister van Sociale Zaken gepubliceerd waarin antwoord wordt gegeven op allerlei vragen van de regering. Hierna blijft het echter stil en is het wachten op de verdere behandeling. Wachten met een lange adem waarbij wij ondertussen de ontwikkelingen op dit gebied nauwlettend in de gaten houden.

Hoe nu verder met de vertrouwenspersoon?

Het wetvoorstel ligt op de plank, we zijn een stapje dichter bij een mogelijke verplichtstelling waarbij de invulling hiervan dus nog niet volledig bekend is. In afwachting van de uitkomsten van de Eerste Kamer is het verstandig om als werkgever na te denken hoe u wil omgaan met de inzet van een Vertrouwenspersoon binnen uw organisatie. Wij adviseren om hier actief mee aan de slag te gaan. De vraag is dan of u kiest voor een interne en/of externe Vertrouwenspersoon.

Interne Vertrouwenspersoon

Het voordeel van een interne Vertrouwenspersoon is dat deze de organisatie en de mensen kent. Wanneer u kiest voor een interne Vertrouwenspersoon zult u de geschikte kandidaat (of kandidaten) moeten vinden binnen uw organisatie. Daarnaast is het van belang dat deze persoon getraind wordt om de rol goed uit te kunnen voeren. Newtone verzorgt (incompany) trainingen aan Vertrouwenspersonen op het gebied van ongewenste omgangsvormen. Deze training is een goede start voor uw Vertrouwensperso(o)n(en). Uw interne Vertrouwenspersoon wordt klaargestoomd voor zijn/haar (nieuwe) rol. Het is een praktische training waarbij duidelijk wordt wat van een Vertrouwenspersoon wordt verwacht. U leert hoe u de theorie in de praktijk kunt toepassen en krijgt handvatten voor doeltreffende gesprekstechnieken. Zie voor meer informatie de volgende pagina: Basistraining – Newtone

Externe Vertrouwenspersoon

Het voordeel van een externe Vertrouwenspersoon is dat deze juist niet de organisatie en de mensen kent. Als u de rol van Vertrouwenspersoon (ook) extern wilt beleggen, bent u ook bij ons aan het goede adres. Wij hebben meerdere collega’s die deze rol voor klanten vervullen. Onze collega’s zijn gecertificeerd, hebben ruime ervaring op dit gebied en houden de kennis uiteraard actueel. Als klant krijgt u e een vast aanspreekpunt, waarbij back up is geregeld in geval van afwezigheid. Uw medewerkers kunnen rechtstreeks contact opnemen met de Vertrouwenspersoon waarbij de anonimiteit is gewaarborgd. Na afloop van elk kwartaal wordt u op de hoogte gesteld van het aantal medewerkers dat is gesproken. Daarnaast houden we u op de hoogte van algemene actualiteiten op het gebied van ongewenste omgangvormen en de rol van Vertrouwenspersoon. Ook kan de Vertrouwenspersoon een rol spelen in informatiesessies richting medewerkers of kan u als werkgever sparren over uw beleid op het gebied van ongewenste omgangsvormen.

Combinatie intern en extern

In de meest ideale situatie stelt u zowel een interne als externe Vertrouwenspersoon aan. Als uw medewerkers met een vertrouwenspersoon willen sparren over ervaren ongewenst gedrag, hebben zij de keuze om iemand te contact van binnen of van buiten het bedrijf. De ene persoon voelt zich namelijk prettiger bij iemand die zal al kennen. De andere persoon benadert juist bewust iemand die ze nog niet kennen en die wat verder van de organisatie af staat.

Meer informatie?

Heeft u interesse in onze training? Neem dan een kijkje op onze website: Basistraining – Newtone. Overweegt u om een externe Vertrouwenspersoon aan te stellen? Neem dan contact op met Chantal Goossens via 0416-330505 of [email protected]. Chantal kan u alles over de rol van Vertrouwenspersoon vertellen en sparren over wat voor uw bedrijf het meest passend is.