Eindejaar tips voor werkgevers

Algemene tips voor werkgevers

Personeelsadministratie compleet?

Zorg ervoor dat de personeelsdossiers compleet zijn voor het einde van het jaar. Heeft u van elke werknemer een getekende arbeidsovereenkomst, getekende en gedateerde loonbelastingverklaring en een kopie van het ID-bewijs? Mocht een van deze documenten ontbreken dan kunt u deze tijdig opvragen zodat u met een goed gevuld personeelsdossier 2025 in gaat.

Zorg dat de loonadministratie en de financiële administratie op elkaar aansluiten

Het kan voorkomen dat u bepaalde vergoedingen heeft betaald of verstrekkingen heeft gedaan aan uw werknemers, maar dat deze nog niet op de juiste wijze in de loonadministratie en/of financiële administratie zijn opgenomen. Zorg er zo snel mogelijk voor dat beide administraties op elkaar aansluiten zodat eventuele verschillen nog voor het laatste loontijdvak kunnen worden opgelost. Dit voorkomt eventuele naheffingsaanslagen inclusief boetes en/of rente zo veel als mogelijk.

Aanpassen loontijdvak

Als werkgever heeft u de keus om uw loonheffingen per maand of per 4-weken te voldoen. Vaak sluit u hiervoor aan bij bijvoorbeeld betalingstermijnen die binnen uw branche van toepassing zijn. Wilt u wisselen van aangiftetijdvak? Zorg dan dat u het verzoek op tijd bij de Belastingdienst indient. Het formulier moet uiterlijk op 14 december 2024 door de Belastingdienst zijn ontvangen.

Controleer de Whk-beschikking

De komende weken zal de Belastingdienst aan iedere werkgever de nieuwe Whk-beschikking voor 2025 toesturen. Zorg ervoor dat u deze tijdig controleert en, mocht dat nodig zijn, op tijd bezwaar maakt. Als de sector waarin u bent ingedeeld niet meer past bij uw daadwerkelijke bedrijfsactiviteiten bent u namelijk verplicht om dit zelf actief te melden bij de Belastingdienst. Anderzijds is het ook belangrijk om de hoogte van de premie goed te controleren omdat u anders mogelijk te veel premies werknemersverzekeringen betaalt.

Uitbetaalde bedragen derden (UBD)

Met ingang van 2023 bent u als inhoudingsplichtige werkgever verplicht om bepaalde betalingen aan natuurlijke personen die niet bij u in dienst zijn, te melden bij de Belastingdienst. Voor betalingen die u in 2024 heeft gedaan en die onder deze zogenoemde renseigneringsverplichting vallen, geldt dat u deze betalingen uiterlijk op 31 januari 2025 aan de Belastingdienst moet hebben doorgegeven. Zorg er dus nu al voor dat u de benodigde gegevens verzameld. Meer informatie vindt u in dit artikel: Wat betekent de renseigneringsverplichting voor u?

Tip: heeft u het overzicht al compleet? Het is niet nodig om te wachten tot januari 2025. U kunt de betalingen ook nu al aan de Belastingdienst doorgeven

Arbeidsrechtelijke tips

Verhoging minimumloon

Met ingang van 1 januari 2025 zal het wettelijk minimumuurloon worden verhoogd naar € 14,06 per uur (voor werknemers van 21 jaar of ouder). Controleer op tijd of de vaste maandsalarissen van uw werknemers moeten worden aangepast en leg dit tijdig schriftelijk vast. Meer weten? Lees dan ons uitgebreide artikel: Wijziging wettelijk minimumloon vanaf 1 januari 2025.

Tip: controleer ook of uw huidige contracten nog in lijn zijn met de toepasselijke CAO en pas waar nodig op tijd de afspraken aan.

Aanzeggen tijdelijke contracten

Heeft u werknemers in dienst op basis van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd? Controleer dan goed wanneer het contract eindigt.  Als werkgever bent u verplicht om uw werknemers op tijd te informeren of het contract al dan niet wordt verlengd. Voor contracten voor 6 maanden of langer geldt een aanzegtermijn van minimaal 1 maand. Wij raden u aan om de deadlines in uw agenda te zetten om te voorkomen dat u uw werknemers een vergoeding moet betalen als u zich niet aan deze termijnen houdt.

Gesprekkencyclus

Zorg ervoor dat u op tijd beoordelings- en/of functioneringsgesprekken met uw werknemers inplant. Mocht een van uw werknemers onverhoopt niet functioneren zoals u wilt, is het belangrijk om hier op tijd met de werknemer over in gesprek te gaan. Waar mogelijk moet u als werkgever ook een verbetertraject opstarten met daarin duidelijke doelen en afspraken. Dit verbetertraject moet de werknemer de kans bieden om het functioneren te verbeteren.

Tip: mocht u verwachten dat een van uw werknemers op korte termijn uit dienst gaat, is het goed om een voorziening te treffen voor de eventueel verschuldigde transitievergoeding. Onze adviseurs vertellen u graag meer over de voorwaarden die van toepassing zijn als u een voorziening wilt treffen.

Controleer samenwerking met zzp’ers

Veel werkgevers werken samen met zelfstandigen. Ondanks de discussies in met name de politiek, is het belangrijk om uw samenwerking met zelfstandigen tegen het licht te houden. Bevat de wijze waarop u samenwerkt met zelfstandigen veel overeenkomsten van een reguliere arbeidsovereenkomst? Zorg dan dat u zich bewust bent van de arbeidsrechtelijke, fiscale en sociaalrechtelijke gevolgen die dit kan hebben. Waar mogelijk kunt u toekomstgericht nog afspraken aanpassen.

Stel een vertrouwenspersoon aan

In 2023 heeft de Tweede Kamer een wetsvoorstel aangenomen op basis waarvan werkgevers verplicht worden om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Ondanks dat het wetsvoorstel nog niet door de Eerste Kamer is aangenomen en daarmee nog niet in werking is getreden, is het verstandig om hier toch alvast mee aan de slag te gaan. In ons artikel ‘een interne of externe vertrouwenspersoon aanstellen’ vertellen wij u meer.

Internationale werknemers tips

Controleer de toepassing van de loonbelastingtabellen

Als werkgever moet u in uw loonadministratie het juiste (fiscale) woonadres van uw werknemers opnemen. Dit adres is namelijk mede van belang voor de toepassing van de juiste loonbelastingtabel en daarmee de loonheffingskorting. Zorg ervoor dat voor iedere werknemer de juiste tabel wordt toegepast in uw loonadministratie.

Vraag op tijd een nieuwe A1-verklaring aan

Werknemers die internationaal werken, zijn – binnen Europa – slechts sociaal verzekerd in één land. Om te kunnen bewijzen in welk land zij sociaal verzekerd zijn en zo dubbele premielasten te voorkomen, is het van belang om een geldige A1-verklaring te hebben. Om te voorkomen dat uw werknemer(s) volgend jaar zonder geldige A1-verklaring in meerdere landen werkzaam zijn, is het belangrijk om op tijd te controleren of A1-verklaringen moeten worden verlengd.

Tip: heeft u A1-verklaringen aangevraagd voor uw werknemers maar is hun situatie gewijzigd? Dit kan ook gevolgen hebben voor de geldigheid van de A1-verklaring. Wij raden dan ook aan om alle A1-verklaringen te controleren en waar nodig aan te passen.

Keuze vergoeden extraterritoriale kosten of toepassen 30%-regeling

Werknemers die vanuit het buitenland zijn aangeworven, kunnen onder voorwaarden de 30%-regeling aanvragen en toepassen in de loonadministratie. Per 1 januari 2025 kunt u voor deze werknemers opnieuw de keuze maken om de 30%-regeling in te loonadministratie toe te passen, of om ervoor te kiezen om volgend jaar de daadwerkelijke extraterritoriale kosten te vergoeden. De keuze die u volgend jaar maakt is bindend voor het gehele kalenderjaar. Het is dan ook goed om nu al in kaart te brengen welke extraterritoriale kosten u aan uw werknemers betaalt en om na te gaan welke keuze het meest voordelig is.

Tip: de toepassing van de 30%-regeling zal naar verwachting met ingang van 1 januari 2025 wijzigen. Houd onze website in de gaten voor de nieuwste updates en schrijf u in voor onze nieuwsbrief. In dit artikel  vindt u meer informatie over de wijzigingen in de 30%-regeling.

Controleer salarisnorm 30%-regeling

De 30%-regeling kan alleen in de loonadministratie worden toegepast als uw werknemer(s) aan de voorwaarden voldoen. Een van deze voorwaarden is dat het fiscaal loon na toepassing van de 30%-regeling aan de voor deze specifieke werknemer geldende salarisnorm moet voldoen. Controleer op tijd of u de 30%-regeling nog niet voor een te groot gedeelte heeft toegepast om te voorkomen dat uw werknemer de 30%-regeling verliest.

30%-regeling en einde dienstverband

Gaat één van uw werknemers met een 30%-regeling binnenkort uit dienst? Zorg er dan voor dat u zoveel mogelijk aan deze werknemer uitbetaalt op het moment dat de 30%-regeling nog kan worden toegepast.

Tip: Gaat uw werknemer met zogenoemd garden leave en is hij vrijgesteld van werk? Let dan op tot wanneer de 30%-regeling nog in de loonadministratie kan worden toegepast. Zorg dat u hier in de afspraken die u met uw werknemer maakt rekening mee houdt.

Controleer beschikkingen inhoudingsplicht binnen concern en aanwijzing buitenlandse pensioenregeling

Voor werknemers die tijdelijk in Nederland komen werken voor een Nederlandse vennootschap dat onderdeel is van een internationaal concern, kan de inhoudingsplicht van de buitenlandse formele werkgever naar het Nederlandse concernonderdeel worden verlegd. Gedurende een bepaalde periode kan de werknemer ook deel blijven nemen aan de buitenlandse pensioenregeling waarbij in Nederland dezelfde (fiscale) faciliteiten van toepassing zijn als in het buitenland. Beide regelingen zijn wel gebonden aan een goedkeuring van de Belastingdienst. Om te voorkomen dat er vanaf 1 januari 2025 wijzigingen moeten plaatsvinden, raden wij aan om de beschikkingen vanuit de Belastingdienst te controleren en waar nodig te vragen of de goedkeuring verlengd kan worden.

Fiscale tips voor werkgevers

Check het gebruik van de vrije ruimte

De werkkostenregeling geeft u als werkgever de mogelijkheid bepaalde vergoedingen en verstrekkingen onbelast aan uw werknemers te geven. Voor een aantal van deze vergoedingen en verstrekkingen geldt een specifieke vrijstelling, maar voor veel elementen zult u gebruik maken van uw vrije ruimte. Controleer in de komende weken in hoeverre u de vrije ruimte al heeft gebruikt en krijg daarmee inzicht in de mogelijkheden die u nog heeft voor een extraatje aan het eind van het jaar. Overschrijdt u de vrije ruimte? Dan bent u 80% eindheffing verschuldigd. Meer weten? Lees dan snel ons artikel: De WKR: wat moet en wat mag?

Tip: Controleer ook of u uw personeelsverstrekkingen op de juiste manier in uw BUA-administratie heeft opgenomen.

Maak afspraken over thuiswerken

Sinds het uitbreken van de Coronapandemie is het voor veel werknemers mogelijk om (gedeeltelijk) vanuit huis te werken. Binnen de werkkostenregeling zijn er mogelijkheden opgenomen om uw werknemers te compenseren voor de extra kosten die zij maken voor het werken vanuit huis. Heeft u ook een thuiswerkbeleid? Controleer dan of de huidige afspraken voldoende ruimte bieden om de werknemers ook de maximale vergoeding toe te kennen. Heeft u nog geen thuiswerkbeleid maar werken uw werknemers wel vanuit huis? Dan is het goed om de afspraken over het thuiswerken alsnog vast te leggen in uw beleid.

Tip: Geeft u uw werknemers een thuiswerkvergoeding? Let dan ook op bij de vaste reiskostenvergoeding. In dit artikel geven wij meer inzicht in deze samenloop.

Let op privékilometers met een (bestel)auto van de zaak

Als u als werkgever een (bestel)auto van de zaak ter beschikking stelt aan uw werknemers, dan zijn zij een bijtelling verschuldigd indien de auto mede voor privékilometers ter beschikking is gesteld. Het is daarbij niet relevant of de werknemer ook daadwerkelijk privékilometers heeft gemaakt. De bijtelling wegens het (mogelijke) privégebruik kan alleen achterwege blijven, als de werknemer aannemelijk kan maken dat de (bestel)auto niet of beperkt voor privédoeleinden gebruikt is. Controleer of iedere werknemer een juiste verklaring geen privégebruik of uitsluitend zakelijk gebruik heeft. Met een dergelijke verklaring in uw administratie hoeft u géén controle uit te voeren op de kilometeradministratie.

Tip: Zorg ervoor dat u geen mogelijkheid heeft om de kilometeradministratie van uw werknemer(s) te controleren. Heeft u deze mogelijkheid wel? Dan is de kans groot dat u zelf kan worden aangesproken als blijkt dat de bijtelling ten onrechte achterwege is gebleven.

Tip: heeft u meerdere werknemers in dienst die gebruik kunnen maken van dezelfde bestelauto? Als u bezwaarlijk kunt vaststellen welke werknemer op welk moment gebruik maakt van de bestelbus kunt u mogelijk kiezen voor de eindheffing vanwege doorlopend afwisselend gebruik bestelauto.

Controleer en optimaliseer uw gebruikelijk loon

Als DGA (werknemer >5% aandelen) bent u verplicht om uit iedere vennootschap waarvoor u werkzaamheden verricht, een gebruikelijk loon te ontvangen. De hoogte van uw loon hangt af van onder meer de andere salarissen binnen uw onderneming en de salarissen van werknemers die vergelijkbare werkzaamheden verrichten. In bijgaand artikel vertellen wij u graag meer over de gebruikelijkloonregeling.

Tip: Controleer ook gelijk of u de juiste managementovereenkomsten heeft gesloten en pas deze waar nodig aan.

Tot slot

Wilt u meer weten of heeft u hulp nodig? Neem dan contact op met uw adviseur of met Eline van Cranenbroek via [email protected] of via +31 (0)6 21 92 55 88