Spring naar content

Auto van de zaak gebruiken tijdens vakanties: 5 handige tips

Panoramic view at Den Haag city center, Netherlands, Europe

Het (niet) gebruik(en) van een auto van de zaak tijdens vakanties brengt diverse fiscale mogelijkheden en beperkingen met zich mee. Hoewel de bijtelling voor het privégebruik van de auto in principe gewoon doorloopt tijdens vakanties, zijn er manieren om dit te optimaliseren. In dit artikel geven we enkele praktische tips voor een juiste verwerking van de bijtelling voor een ‘vakantieauto’.

1. Autokosten vergoeden of onder voorwaarden aftrekken van de bijtelling

Als een werknemer met een auto van de zaak naar het buitenland reist, kan hij te maken krijgen met autokosten zoals kosten voor parkeren, tolwegen, vignetten en natuurlijk brandstof. Sommige tankpassen kunnen ook worden gebruikt in het buitenland, maar de werkgever kan deze kosten ook onbelast vergoeden.

Autokosten mogen achteraf onbelast worden vergoed als de werknemer de bonnetjes indient en de werkgever deze goed bewaart. Als de werkgever bepaalde kosten niet wil vergoeden vanwege privégebruik van de auto, kunnen deze kosten onder voorwaarden als eigen bijdrage voor privégebruik worden aangemerkt en van de bijtelling worden afgetrokken. Ook nu is het belangrijk dat de werkgever de bonnetjes bewaart en het arbeidsvoorwaardenreglement goed is ingericht.

2. Bijtelling alleen voor ter beschikking gestelde ‘vakantieauto’

Het staat de werkgever vrij om een regeling aan te bieden waarbij er in de zomervakantie een andere auto ter beschikking wordt gesteld aan de werknemer dan zijn gebruikelijke auto (de ‘vakantieauto’). Denk hierbij aan de situatie dat de werkgever een elektrische auto ter beschikking heeft gesteld, maar dat de werknemer in de zomervakantie behoefte heeft aan een grotere actieradius.

In beginsel moet de werknemer voor twee auto’s een bijtelling voor het privégebruik betalen als er (tijdelijk) twee auto’s aan de werknemer ter beschikking worden gesteld. Onder voorwaarden en met een juiste vastlegging kan de bijtelling voor de gebruikelijke auto tijdens de vakantie achterwege blijven. Belangrijk is wel dat de werknemer zijn gebruikelijke auto aantoonbaar bij de werkgever heeft ingeleverd en dat de gebruikelijke auto niet aan de werknemer ter beschikking staat gedurende de vakantieperiode.

De Belastingdienst heeft met de Vereniging van Nederlandse Autoleasemaatschappijen (VNA) uitvoeringsafspraken gemaakt over het tijdelijk gebruik van vervangende leaseauto’s en over de mogelijkheid om een zakelijke auto te huren.

3. Stopzetten bijtelling tijdens vakantie

Werkgever en werknemer kunnen contractueel afspreken dat de ter beschikking gestelde auto moet worden ingeleverd tijdens (langdurig) verlof, zonder dat een andere auto ter beschikking wordt gesteld. In dat geval kan het verdedigbaar zijn om de bijtelling gedurende deze periode volledig stop te zetten. Het is hiervoor van belang dat de werknemer niet over de auto kan beschikken.Als de auto gedurende de vakantie van de hoofdberijder aan een andere werknemer ter beschikking wordt gesteld, is het raadzaam om de afspraken hierover vooraf schriftelijk vast te leggen.

4. Geen bijtelling? Dan geldt kilometeradministratie ook tijdens vakantie

Wanneer de werknemer de auto van de zaak normaal gesproken niet voor privédoeleinden gebruikt, moet hij in beginsel een kilometeradministratie bij te houden om bijtelling ter zake van het privégebruik te voorkomen. Deze verplichting om een kilometeradministratie bij te houden geldt ook wanneer de werknemer met de auto van de zaak op vakantie gaat. Hierbij merken wij op dat het gebruik van de auto van de zaak tijdens vakantie wordt aangemerkt als privégebruik en jaarlijks maximaal 500 kilometer privé mag worden gereden. Als de werknemer tijdens zijn vakantie gebruik maakt van een ‘vakantieauto’ en er in totaal met beide auto’s gezamenlijk meer dan 500 privékilometers zijn gereden, is voor beide auto’s alsnog een bijtelling wegens het privégebruik nodig. Het is dan ook raadzaam om hier vooraf afspraken over te maken en de werknemers hierop te wijzen.

5. Check de autoregeling om ongewenste verrassingen achteraf te voorkomen

Wanneer een werknemer met een auto van de zaak op vakantie gaat, valt het altijd aan te bevelen om de autoregeling vooraf te controleren om te voorkomen dat u of de werknemer voor verrassingen komen te staan. Bekijk bijvoorbeeld de regeling voor vervangend vervoer in het buitenland en de dekking van de autoverzekering. Binnen de EU hebben de meeste verzekeringen een volledige dekking. Dit kan echter anders zijn wanneer u met de auto buiten de EU reist, bijvoorbeeld het Verenigd-Koninkrijk.

Vragen over fiscale mogelijkheden omtrent uw wagenpark?

Gaat u dit jaar met de auto op vakantie en heeft u nog vragen over de fiscale aspecten hiervan óf bent u een werkgever en bent u op zoek naar de mogelijkheden die het wagenpark fiscaal heeft? Neem gerust contact op met ons loonheffingenteam via loonheffingen@newtone.nl