Hoe beschermt het UBO-register persoonsgegevens?

Het UBO-register beschermt persoonsgegevens door een gelaagd toegangssysteem: niet iedereen ziet dezelfde informatie. Gevoelige gegevens zoals het BSN-nummer en het volledige woonadres zijn standaard niet openbaar. Bovendien kunnen UBO’s in bijzondere omstandigheden aanvullende afscherming aanvragen. Na een belangrijke uitspraak van het Europese Hof in 2022 is de publieke toegang verder beperkt. In dit artikel leggen we uit hoe dat precies werkt.

Wat is het UBO-register en welke persoonsgegevens worden erin opgeslagen?

Het UBO-register is een openbaar register bij de Kamer van Koophandel waarin de uiteindelijk belanghebbenden van juridische entiteiten worden geregistreerd. Een UBO (Ultimate Beneficial Owner) is de natuurlijke persoon die direct of indirect meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of het eigendomsbelang in een onderneming houdt, of die op een andere manier feitelijke zeggenschap uitoefent.

De volgende persoonsgegevens worden verplicht geregistreerd:

• Naam
• Geboortedatum en -maand en -jaar
• Nationaliteit
• Woonland
• Aard en omvang van het economisch belang

Daarnaast worden gegevens zoals het BSN-nummer, het volledige woonadres en de geboorteplaats ook aangeleverd aan de Kamer van Koophandel, maar deze zijn niet zichtbaar voor het publiek. De registratieplicht vloeit voort uit de Europese antiwitwasrichtlijn (AMLD), die als doel heeft financieel-economische criminaliteit zoals witwassen en belastingontduiking tegen te gaan.

Wie heeft toegang tot de gegevens in het UBO-register?

Toegang tot het UBO-register is opgedeeld in drie categorieën, waarbij elk niveau andere informatie kan inzien. Bevoegde autoriteiten zoals de Belastingdienst, de FIOD en de Financial Intelligence Unit hebben de ruimste toegang en kunnen alle geregistreerde gegevens raadplegen, inclusief de niet-openbare informatie.

Meldingsplichtige instellingen, zoals accountants, notarissen en banken, hebben toegang tot een bredere set gegevens dan het algemene publiek. Zij mogen deze informatie gebruiken in het kader van hun wettelijke cliëntenonderzoeksplicht (KYC).

Het brede publiek kan via het Handelsregister een beperkt deel van de gegevens inzien, namelijk de naam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonland en de omvang van het economisch belang in een bepaalde categorie (bijvoorbeeld 25–50% of meer dan 75%). Volledige transparantie geldt dus niet voor iedereen.

Welke gegevens zijn afgeschermd voor het publiek en hoe werkt dat?

Standaard zijn het volledige woonadres, de geboortedag en het BSN-nummer niet zichtbaar voor het publiek. Maar in uitzonderlijke gevallen kan een UBO ook aanvullende gegevens laten afschermen, zoals de naam en het economisch belang.

Afscherming is mogelijk wanneer er sprake is van een onevenredig risico op fraude, ontvoering, chantage, geweld of intimidatie. Ook minderjarigen en personen die handelingsonbekwaam zijn, kunnen aanspraak maken op afscherming.

De procedure werkt als volgt:

• De UBO dient een gemotiveerd verzoek in bij de Kamer van Koophandel.
• Het verzoek moet worden onderbouwd met relevante documentatie, zoals een aangifte bij de politie of een verklaring van een bevoegde instantie.
• De Kamer van Koophandel beoordeelt het verzoek en beslist of afscherming wordt toegekend.
• Afscherming geldt niet tegenover bevoegde autoriteiten en meldingsplichtige instellingen, die altijd toegang behouden.

Wat betekent de uitspraak van het Europese Hof voor de privacy in het UBO-register?

In november 2022 deed het Hof van Justitie van de Europese Unie een opvallende uitspraak: de onbeperkte publieke toegang tot UBO-registers is in strijd met de grondrechten op privacy en bescherming van persoonsgegevens. Het Hof oordeelde dat het publiceren van persoonsgegevens voor eenieder zonder verdere beperking verder gaat dan noodzakelijk is voor het doel van de antiwitwasregelgeving.

Als gevolg van deze uitspraak heeft Nederland de toegang voor het brede publiek tijdelijk opgeschort en daarna opnieuw ingericht. Sindsdien geldt dat publieke inzage alleen mogelijk is voor personen met een legitiem belang, zoals journalisten, onderzoekers en organisaties die zich bezighouden met de bestrijding van financieel-economische criminaliteit. Gewone burgers zonder aantoonbaar belang kunnen de openbare gegevens niet meer zomaar raadplegen.

Voor ondernemers betekent dit dat hun privacybescherming in het UBO-register aanzienlijk sterker is geworden dan bij de invoering van het register het geval was. Tegelijkertijd blijft volledige transparantie richting toezichthouders en meldingsplichtige instellingen gewaarborgd.

Hoe kan Newtone helpen bij UBO-registratie en privacyvraagstukken?

UBO-registratie lijkt op het eerste gezicht eenvoudig, maar voor veel mkb-ondernemers en directeur-grootaandeelhouders roept het vragen op. Wie is precies de UBO binnen een complexe aandeelhoudersstructuur? Welke gegevens moeten worden aangeleverd? En is er een grond voor afscherming? Wij helpen ondernemers bij het beantwoorden van precies deze vragen.

• Beoordeling van de UBO-structuur: wij analyseren wie binnen uw onderneming als UBO kwalificeert, ook bij complexere holdingstructuren of meerdere aandeelhouders.
• Correcte en volledige registratie: wij zorgen dat de juiste gegevens op de juiste manier worden aangeleverd bij de Kamer van Koophandel.
• Afschermingsverzoeken: wij beoordelen of er gronden zijn voor afscherming en ondersteunen bij het opstellen en indienen van het verzoek.
• Juridisch advies rondom privacy en compliance: onze juridisch adviseurs denken mee over de bredere privacyaspecten van uw ondernemingsstructuur, ook als er grensoverschrijdende activiteiten spelen.

Heeft u vragen over uw UBO-registratie of wilt u weten of afscherming in uw situatie mogelijk is? Neem contact met ons op en wij kijken samen met u naar de beste aanpak.

Gerelateerde artikelen

• Hoe werkt de Wet Loontransparantie voor internationale bedrijven in Nederland?
• Wat zijn de privacyrisico’s van het UBO-register?
• Wat zijn de voordelen van een juiste arbeidsrelatie voor opdrachtgevers?
• Wat zijn de meest gemaakte fouten bij zzp-contracten die leiden tot schijnzelfstandigheid?
• Wat zijn de gevolgen van niet-inschrijving in het UBO-register?