Spring naar content

Hoe controleer je of een bedrijf correct is ingeschreven in het UBO-register?

Vergrootglas op bedrijfsregister met namen en eigendomspercentages, officiële stempels zichtbaar op wit bureau.

Het UBO-register verplicht ondernemingen om de uiteindelijke eigenaren of zeggenschaphebbenden vast te leggen in een openbaar toegankelijk register. Via het Handelsregister van de Kamer van Koophandel kun je controleren of een bedrijf aan deze verplichting voldoet. In dit artikel lees je wat het register inhoudt, hoe je een controle uitvoert en welke risico’s zijn verbonden aan een onjuiste of ontbrekende registratie.

Wat is het UBO-register en wie is verplicht zich in te schrijven?

Het UBO-register is een register waarin de Ultimate Beneficial Owners van een onderneming worden bijgehouden. Een UBO is de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een organisatie. Het register is in Nederland ingevoerd als onderdeel van de Europese anti-witwasrichtlijn en heeft als doel financieel-economische criminaliteit tegen te gaan.

De registratieplicht geldt voor een breed scala aan rechtspersonen en personenvennootschappen, waaronder besloten vennootschappen, naamloze vennootschappen, stichtingen, verenigingen, maatschappen en commanditaire vennootschappen. Eenmanszaken zijn uitgezonderd.

Een persoon kwalificeert als UBO wanneer hij of zij:

  • meer dan 25% van de aandelen of stemrechten houdt,
  • meer dan 25% van het economisch belang heeft, of
  • feitelijke zeggenschap uitoefent over de organisatie op een andere manier.

Als geen enkele persoon aan deze drempelwaarden voldoet, moet de organisatie een zogenoemde pseudo-UBO registreren: de persoon die de hoogste positie in het management bekleedt.

Hoe kun je controleren of een bedrijf correct is ingeschreven in het UBO-register?

Een controle van de UBO-inschrijving verloopt via het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Iedereen kan een uittreksel opvragen met de basisgegevens van de geregistreerde UBO’s. Bevoegde autoriteiten en partijen die vallen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), zoals accountants en notarissen, hebben toegang tot aanvullende gegevens.

Een raadpleging verloopt als volgt:

  1. Ga naar het online portaal van de Kamer van Koophandel.
  2. Zoek het bedrijf op via naam of KVK-nummer.
  3. Vraag een UBO-uittreksel op (hieraan zijn kosten verbonden).
  4. Controleer of er één of meerdere UBO’s zijn geregistreerd.
  5. Beoordeel of de aard en omvang van het belang kloppen met de werkelijke eigendomsstructuur.

Let bij de beoordeling erop of alle geregistreerde gegevens volledig zijn en of de opgegeven belangen overeenkomen met de aandeelhoudersstructuur of statuten van de onderneming.

Welke gegevens moeten worden geregistreerd en wanneer is een inschrijving onvolledig of onjuist?

Per UBO moeten de volgende gegevens worden vastgelegd in het register: naam, geboortemaand en geboortejaar, nationaliteit, woonstaat en de aard en omvang van het gehouden belang. Aanvullende gegevens, zoals de volledige geboortedatum en het woonadres, zijn alleen zichtbaar voor bevoegde instanties.

Een inschrijving is onvolledig of onjuist wanneer:

  • één of meer verplichte gegevensvelden ontbreken,
  • het opgegeven belang niet overeenkomt met de werkelijke eigendomsverhouding,
  • een UBO niet is bijgewerkt na een wijziging in de aandeelhoudersstructuur,
  • een pseudo-UBO is geregistreerd terwijl er wel degelijk een persoon is die boven de drempelwaarde van 25% uitkomt.

Wijzigingen moeten binnen zeven dagen na het optreden ervan worden doorgegeven aan de Kamer van Koophandel. Dit wordt in de praktijk regelmatig over het hoofd gezien, met name bij herstructureringen of aandeelhouderswisselingen.

Wat zijn de gevolgen van een onjuiste of ontbrekende UBO-inschrijving?

Een onjuiste of ontbrekende UBO-registratie kan leiden tot aanzienlijke juridische en financiële risico’s. De Kamer van Koophandel en toezichthoudende instanties kunnen handhavend optreden bij geconstateerde overtredingen van de registratieplicht.

Mogelijke gevolgen zijn onder meer:

  • bestuurlijke boetes opgelegd door de Kamer van Koophandel,
  • strafrechtelijke aansprakelijkheid bij opzettelijk onjuist registreren,
  • problemen bij het aangaan van zakelijke relaties, omdat Wwft-plichtige partijen verplicht zijn de UBO-registratie te verifiëren,
  • reputatieschade wanneer een ontbrekende of onjuiste registratie naar buiten komt.

Toezichthouders zoals De Nederlandsche Bank en de Autoriteit Financiële Markten kunnen bij instellingen onder hun toezicht ook indirect handhaven wanneer zij constateren dat de UBO-verificatie niet op orde is.

Hoe zorgt Newtone voor een correcte en actuele UBO-registratie voor jouw onderneming?

Wij begeleiden mkb-ondernemers bij alle juridische en administratieve verplichtingen rondom het UBO-register. Vanuit onze juridische adviespraktijk denken we actief mee over de eigendomsstructuur van jouw onderneming en zorgen we dat de registratie aansluit op de werkelijkheid.

Wat wij voor je doen:

  • Beoordelen of de huidige UBO-registratie volledig en correct is,
  • Signaleren wanneer een wijziging in de structuur leidt tot een aanpassing in het register,
  • Begeleiden bij het doorvoeren van correcties of nieuwe inschrijvingen,
  • Adviseren over de gevolgen van herstructureringen voor de UBO-registratie,
  • Ondersteunen bij bredere juridische vraagstukken rondom eigendom, zeggenschap en compliance.

Wil je zeker weten dat jouw UBO-registratie klopt? Neem contact met ons op en we kijken samen of alles op orde is.

Gerelateerde artikelen