Een accountantskantoor helpt bij het opstellen van een jaarrekening door de administratie van een onderneming om te zetten in een gestructureerd financieel overzicht dat voldoet aan de wettelijke eisen. De accountant verwerkt de boekhouding, stelt de balans en de winst- en verliesrekening op en zorgt ervoor dat alles klopt voor indiening bij de Kamer van Koophandel. Zo bespaart u tijd en voorkomt u fouten die later problemen kunnen opleveren.

Uw administratie is rommelig en dat kost u meer dan u denkt

Wanneer de administratie gedurende het jaar niet op orde is, betaalt u daar aan het einde van het jaar de prijs voor. Een accountantskantoor moet dan meer tijd besteden aan het reconstrueren en controleren van gegevens, wat de kosten verhoogt. Erger nog: ontbrekende of onjuiste gegevens kunnen leiden tot een jaarrekening die niet de werkelijke financiële situatie weergeeft. De oplossing is eenvoudig: zorg het hele jaar door voor een doorlopende, gestructureerde boekhouding. Veel accountants bieden hiervoor ook tussentijdse rapportages aan, zodat u altijd inzicht hebt in de stand van zaken.

Te laat beginnen met de jaarrekening zet u onder druk bij de Belastingdienst

De jaarrekening vormt de basis voor uw belastingaangifte. Wie te laat begint, loopt het risico dat de aangifte ook vertraging oploopt, met mogelijke boetes of naheffingen als gevolg. Bovendien hebt u minder tijd om fiscale mogelijkheden te benutten als de cijfers pas op het laatste moment beschikbaar zijn. Begin ruim voor de deadline met het aanleveren van uw administratie bij uw accountantskantoor. Zo hebt u de ruimte om samen te kijken naar wat fiscaal optimaal is, in plaats van alleen naar wat wettelijk verplicht is.

Wat is een jaarrekening en waarom is die verplicht?

Een jaarrekening is een wettelijk verplicht financieel document dat de financiële positie en resultaten van een onderneming over een boekjaar weergeeft. Het bestaat minimaal uit een balans en een winst- en verliesrekening. Vrijwel elke rechtspersoon in Nederland, zoals een bv of nv, is verplicht dit jaarlijks op te stellen en te deponeren bij de Kamer van Koophandel.

De verplichting is vastgelegd in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. De jaarrekening geeft aandeelhouders, financiers en andere belanghebbenden inzicht in de financiële positie van een onderneming. Hoe uitgebreid de jaarrekening moet zijn, hangt af van de omvang van de onderneming. Kleine ondernemingen mogen een vereenvoudigde versie deponeren, terwijl middelgrote en grote ondernemingen aan uitgebreidere eisen moeten voldoen.

Naast de wettelijke verplichting heeft de jaarrekening ook praktisch nut. Banken vragen ernaar bij een financieringsaanvraag, potentiële kopers of investeerders gebruiken haar bij due diligence, en uw eigen accountant gebruikt haar als vertrekpunt voor de belastingaangifte.

Wat doet een accountantskantoor precies bij het opstellen van een jaarrekening?

Een accountantskantoor verwerkt de aangeleverde administratie, controleert de volledigheid en juistheid van de gegevens en stelt op basis daarvan de balans, de winst- en verliesrekening en een eventuele toelichting op. Het eindresultaat is een jaarrekening die voldoet aan de wettelijke eisen en klaar is voor deponering.

Concreet doorloopt een accountant bij het opstellen van een jaarrekening de volgende stappen:

Ontvangen en beoordelen van de administratie over het afgelopen boekjaar
Controleren of alle boekingen correct en volledig zijn verwerkt
Verwerken van eindejaarsmutaties, zoals afschrijvingen, voorzieningen en nog te betalen posten
Opstellen van de balans en de winst- en verliesrekening
Schrijven van de toelichting op de jaarrekening
Bespreken van de uitkomsten met de ondernemer
Deponeren van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel

Een goed accountantskantoor stopt niet bij het uitvoeren van deze stappen. Het denkt ook mee over wat de cijfers betekenen voor uw onderneming en signaleert kansen of aandachtspunten voor het komende jaar. Meer weten over hoe dit er in de praktijk uitziet? Bekijk dan onze accountancy- en bedrijfsadviesdiensten.

Wat is het verschil tussen het opstellen en controleren van een jaarrekening?

Bij het opstellen van een jaarrekening verwerkt de accountant de administratie en maakt hij of zij de financiële stukken op. Bij het controleren (ook wel: de wettelijke audit) beoordeelt een registeraccountant of de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijkheid en geeft hij of zij daarover een onafhankelijke verklaring af.

Niet elke onderneming is verplicht haar jaarrekening te laten controleren. Die verplichting geldt pas voor middelgrote en grote ondernemingen die aan bepaalde drempelwaarden voldoen op het gebied van omzet, balanstotaal en aantal medewerkers. Voor het overgrote deel van het Nederlandse MKB volstaat het laten opstellen van de jaarrekening door een accountantskantoor.

Het onderscheid is ook zichtbaar in de verantwoordelijkheid. Bij het opstellen werkt de accountant samen met de ondernemer op basis van aangeleverde informatie. Bij de controle is de accountant onafhankelijk en toetst hij of zij de informatie kritisch, zonder daarbij belangen van de ondernemer te behartigen.

Wanneer moet een jaarrekening klaar zijn en ingediend worden?

Voor de meeste bv’s en nv’s geldt dat de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar moet worden vastgesteld en binnen acht dagen daarna moet worden gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Bij een boekjaar dat gelijkloopt met het kalenderjaar betekent dit een uiterste deponeerdatum van eind januari van het jaar daarna, tenzij uitstel is verleend.

In de praktijk krijgt de aandeelhoudersvergadering of de directie vaak zes maanden de tijd om de jaarrekening vast te stellen, waardoor de feitelijke deadline voor deponering twee maanden later ligt. Uitstel is mogelijk, maar dit moet formeel worden vastgelegd. Te late deponering kan leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid, zeker in geval van faillissement.

Het is verstandig om ruim voor de deadline contact op te nemen met uw accountantskantoor en de benodigde administratie tijdig aan te leveren. Zo voorkomt u tijdsdruk en hebt u de ruimte voor een zorgvuldige bespreking van de uitkomsten.

Welke informatie heeft een accountant nodig om een jaarrekening op te stellen?

Een accountant heeft de volledige boekhouding over het afgelopen boekjaar nodig, inclusief bankafschriften, facturen, loonstroken, kasboek en eventuele contracten of overeenkomsten die financieel relevant zijn. Hoe completer en geordender de aangeleverde informatie, hoe soepeler het opstelproces verloopt.

Meer specifiek gaat het doorgaans om de volgende documenten en gegevens:

De grootboekadministratie of het boekhoudprogramma met alle mutaties
Bankafschriften van alle zakelijke rekeningen
Inkoopfacturen en verkoopfacturen
Loonstroken en loonadministratie
Kasoverzichten, indien van toepassing
Overzichten van vaste activa en investeringen
Contracten voor huur, lease of leningen
De voorgaande jaarrekening als referentie

Werkt u met een cloudgebaseerd boekhoudpakket, dan kan veel van deze informatie direct worden gedeeld met uw accountant. Dat versnelt het proces aanzienlijk en verkleint de kans op fouten of miscommunicatie.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het opstellen van een jaarrekening?

De meest voorkomende fouten zijn onvolledige of onjuiste boekingen gedurende het jaar, het vergeten van eindejaarsmutaties zoals afschrijvingen en voorzieningen, onjuiste waardering van voorraden of debiteuren en het niet tijdig aanleveren van de administratie bij de accountant.

Veel van deze fouten ontstaan niet bij het opstellen zelf, maar eerder in het jaar. Wie de administratie gedurende het jaar verwaarloost, merkt dat aan het einde van het boekjaar. Posten die niet goed zijn gecategoriseerd, ontbrekende facturen of een kasboek dat niet klopt, zorgen voor extra werk en verhogen het risico op een jaarrekening die niet de werkelijke situatie weergeeft.

Een andere veelgemaakte fout is het niet scheiden van zakelijke en privé-uitgaven. Zeker bij directeur-grootaandeelhouders lopen deze regelmatig door elkaar, wat het opstellen bemoeilijkt en fiscale risico’s met zich meebrengt. Zorg voor een duidelijke scheiding en leg bijzondere transacties altijd vast met een omschrijving.

Hoe Newtone helpt bij het opstellen van uw jaarrekening

Newtone is een advies- en accountantskantoor dat het volledige proces rondom jaarstukken voor u verzorgt: van het verwerken van uw administratie tot het deponeren van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel. Maar wij stoppen niet bij het uitvoeren van de wettelijke verplichting. Wij denken actief met u mee over wat de cijfers betekenen voor uw onderneming en hoe u fiscaal en financieel het meeste uit uw situatie haalt.

Wat u van ons kunt verwachten:

Volledige verzorging van uw jaarrekening, balans en winst- en verliesrekening
Proactief advies over fiscale mogelijkheden op basis van uw jaarcijfers
Ondersteuning bij digitale en cloudgebaseerde boekhouding voor real-time inzicht
Begeleiding bij de belastingaangifte aansluitend op de jaarrekening
Multidisciplinair advies wanneer er ook juridische of HR-vraagstukken spelen

Wilt u weten wat Newtone voor uw onderneming kan betekenen? Neem contact met ons op en wij bespreken graag hoe wij u het beste kunnen ondersteunen.

Hoe helpt een accountantskantoor bij het opstellen van een jaarrekening?