Als ondernemer vraagt u zich misschien af hoe vaak u eigenlijk contact moet hebben met uw accountantskantoor. Het eerlijke antwoord: vaker dan de meeste ondernemers nu doen. Een goede contactfrequentie hangt af van de fase waarin uw bedrijf zich bevindt, maar als vuistregel geldt: minimaal vier keer per jaar een inhoudelijk gesprek, aangevuld met contact op sleutelmomenten zoals kwartaalcijfers, grote investeringen of fiscale deadlines.

Te weinig contact met uw accountant kost u meer dan u denkt

Veel ondernemers spreken hun accountantskantoor alleen rond de jaarrekening. Dat klinkt efficiënt, maar het betekent in de praktijk dat u het hele jaar beslissingen neemt zonder actueel financieel inzicht. Fiscale kansen worden gemist, risico’s worden te laat gesignaleerd en u betaalt mogelijk meer belasting dan nodig. De oplossing is structureel contact in te plannen, niet te wachten tot er een probleem is. Wie regelmatig overlegt, kan tijdig bijsturen en kansen benutten die anders onzichtbaar blijven.

Een reactieve accountant houdt uw groei tegen

Als uw accountantskantoor alleen reageert wanneer u zelf contact opneemt, mist u waardevolle adviesmomenten. Belastingwetgeving verandert, uw bedrijf groeit en uw persoonlijke vermogenssituatie evolueert, maar zonder proactief contact blijft uw adviseur achter de feiten aanlopen. Het gevolg: u stuurt op verouderde informatie. Vraag uw accountant expliciet om proactief contact op te nemen bij relevante wijzigingen of kansen. Zo verschuift de relatie van administratieve afhandeling naar strategisch partnerschap.

Hoe vaak moet u als ondernemer contact hebben met uw accountant?

De meeste ondernemers hebben baat bij minimaal vier contactmomenten per jaar met hun accountantskantoor, aangevuld met contact op specifieke momenten zoals grote investeringen of fiscale deadlines. De exacte frequentie hangt af van de complexiteit van uw bedrijf, de fase waarin u zit en de vraagstukken die spelen.

Een klein bedrijf zonder personeel en met een stabiele omzet heeft andere behoeften dan een groeiend bedrijf met meerdere vestigingen of internationale activiteiten. Toch is kwartaalcontact voor vrijwel elke ondernemer zinvol: zo blijft u op de hoogte van uw financiële positie, kunt u tijdig bijsturen en worden fiscale kansen niet gemist.

Naast geplande gesprekken is het verstandig om ook ad hoc contact te hebben bij onverwachte situaties. Denk aan een grote opdracht, een conflict met een afnemer of een plotselinge verandering in uw privésituatie die fiscale gevolgen heeft.

Wanneer is het verplicht om contact op te nemen met uw accountantskantoor?

Er zijn een aantal momenten waarop contact met uw accountantskantoor wettelijk noodzakelijk of sterk aan te raden is. Denk aan het opstellen van de jaarrekening, het indienen van belastingaangiftes en het voldoen aan rapportageverplichtingen richting de Kamer van Koophandel.

Elke ondernemer is verplicht jaarlijks financiële stukken op te stellen en in te dienen. Uw accountant verzorgt hiervoor de jaarstukken, balansen en jaarrekeningen. Deze stukken vormen ook de basis voor uw belastingaangiftes en geven een betrouwbaar beeld van de financiële gezondheid van uw onderneming.

Daarnaast gelden voor sommige bedrijven aanvullende verplichtingen, zoals een wettelijke controleplicht bij grotere organisaties. In dat geval is structureel contact met uw accountantskantoor geen keuze, maar een vereiste.

Welke momenten in uw bedrijf vragen om extra contact met uw accountant?

Buiten de vaste contactmomenten zijn er specifieke situaties die om direct overleg met uw accountantskantoor vragen. Dit zijn momenten waarop financiële, fiscale of juridische beslissingen grote gevolgen kunnen hebben voor uw bedrijf of privévermogen.

Situaties die om extra contact vragen:

Een overname, fusie of verkoop van (een deel van) uw bedrijf
Bedrijfsopvolging of de overdracht aan een familielid of het management
Een grote investering in vastgoed, machines of personeel
Internationale uitbreiding of het openen van een buitenlandse vestiging
Wijzigingen in uw aandeelhoudersstructuur of rechtsvorm
Persoonlijke veranderingen zoals een scheiding, erfenis of pensioenplanning
Financieringsaanvragen bij een bank of investeerder

Bij al deze situaties geldt: hoe eerder u contact opneemt, hoe meer ruimte er is voor goed advies. Wie pas belt als de beslissing al genomen is, heeft minder opties.

Wat is het verschil tussen een reactieve en een proactieve accountant?

Een reactieve accountant wacht tot u contact opneemt en verwerkt dan wat er ligt. Een proactieve accountant signaleert kansen en risico’s uit zichzelf, informeert u over relevante wetswijzigingen en neemt contact op voordat u er zelf aan denkt. Het verschil zit in de houding: uitvoerder versus sparringpartner.

In de praktijk betekent dit dat een proactief advies- en accountantskantoor u niet alleen helpt met de jaarrekening, maar ook meedenkt over uw groeistrategie, belastingoptimalisatie en toekomstplannen. U wordt niet verrast door wijzigingen in wetgeving, omdat uw adviseur u al heeft geïnformeerd.

Een reactieve aanpak is op de korte termijn goedkoper, maar kan u op de lange termijn meer kosten. Gemiste fiscale voordelen, te late signalering van cashflowproblemen of onvoldoende voorbereiding op een bedrijfsoverdracht zijn voorbeelden van wat er mis kan gaan als u alleen contact heeft wanneer het moet.

Hoe weet u of uw accountantskantoor genoeg met u meedenkt?

Uw accountantskantoor denkt genoeg met u mee als het gesprek verder gaat dan de cijfers. Een goede adviseur stelt vragen over uw plannen, signaleert kansen die u zelf niet zag en neemt zelf initiatief bij relevante ontwikkelingen. Als u altijd degene bent die belt, is dat een signaal.

Stel uzelf de volgende vragen om te beoordelen of uw huidige accountant genoeg meedenkt:

Neemt uw accountant zelf contact op bij wijzigingen in belastingwetgeving die voor u relevant zijn?
Worden uw persoonlijke en zakelijke situatie in samenhang bekeken?
Krijgt u advies over wat er fiscaal en financieel mogelijk is, niet alleen over wat verplicht is?
Wordt er proactief meegedacht bij grote beslissingen, ook als u er zelf nog niet aan gedacht heeft?
Heeft u het gevoel dat uw adviseur uw bedrijf en sector begrijpt?

Als u op meerdere vragen nee antwoordt, is het de moeite waard om het gesprek aan te gaan met uw accountant, of te verkennen of er een betere match mogelijk is.

Hoe stelt u een goede contactstructuur in met uw accountantskantoor?

Een goede contactstructuur begint met het vastleggen van vaste overlegmomenten aan het begin van het jaar. Plan minimaal vier kwartaalgesprekken in, koppel die aan uw financiële rapportages en maak afspraken over hoe u tussentijds bereikbaar bent voor ad hoc vragen. Zo voorkomt u dat contact altijd reactief is.

Bespreek bij het eerste gesprek van het jaar ook welke onderwerpen dat jaar spelen. Staat er een investering op de agenda? Een mogelijke overname? Dan kunt u die momenten alvast inplannen als extra contactpunt. Zo heeft u altijd een adviseur die weet wat er speelt en tijdig kan meedenken.

Een heldere contactstructuur werkt voor beide partijen. U weet wanneer u aan de beurt bent, uw accountant kan zich goed voorbereiden en de gesprekken zijn inhoudelijker omdat ze niet alleen over de afgelopen periode gaan, maar ook over wat er aankomt.

Hoe Newtone helpt bij een proactieve adviesrelatie

Newtone is een advies- en accountantskantoor dat zich onderscheidt door mee te denken vanuit de ondernemer, niet alleen vanuit wet- en regelgeving. Voor MKB-ondernemers die meer willen dan een jaarrekening, biedt Newtone een gestructureerde en proactieve aanpak:

Vaste contactmomenten afgestemd op uw bedrijfscyclus en plannen
Multidisciplinair advies op het gebied van fiscaliteit, administratie, juridische vraagstukken en HR onder één dak
Proactieve signalering van fiscale kansen en risico’s
Persoonlijke betrokkenheid van een adviseur die uw bedrijf en situatie kent
Ondersteuning in alle fasen van uw onderneming, van groei tot bedrijfsopvolging

Wilt u weten hoe een goede contactstructuur met een accountantskantoor eruitziet voor uw specifieke situatie? Neem contact op met Newtone en ontdek wat een proactieve adviesrelatie voor uw bedrijf kan betekenen.

Hoe vaak moet je contact hebben met je accountantskantoor?