Hoe werkt de Wwft in combinatie met het UBO-register?
De Wwft en het UBO-register zijn twee afzonderlijke regelingen die in de praktijk nauw met elkaar verbonden zijn. De Wwft verplicht bepaalde instellingen om te weten met wie zij zaken doen, terwijl het UBO-register transparantie biedt over wie er achter een onderneming schuilgaat. Voor mkb-ondernemers is het belangrijk te begrijpen wat beide verplichtingen inhouden, hoe ze samenhangen en wat de gevolgen zijn bij niet-naleving.
Wat is de Wwft en voor wie geldt deze wet?
De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht bepaalde instellingen om te controleren met wie zij zakendoen en verdachte transacties te melden. De wet richt zich op het voorkomen van financieel-economische criminaliteit door zogenoemde poortwachters een actieve rol te geven in het bewaken van de integriteit van het financiële stelsel.
Organisaties die onder de Wwft vallen, zijn onder meer accountants, notarissen, banken, belastingadviseurs, makelaars en advocaten. Zij zijn verplicht om een cliëntenonderzoek uit te voeren voordat zij een zakelijke relatie aangaan. Dit betekent dat zij de identiteit van hun cliënt moeten vaststellen, de aard van de zakelijke relatie moeten begrijpen en moeten beoordelen of er risico’s op witwassen of terrorismefinanciering aanwezig zijn.
Als ondernemer krijg je dus met de Wwft te maken via je adviseurs en financiële dienstverleners. Zij zijn wettelijk verplicht om vragen te stellen over jouw bedrijfsstructuur, eigendomsverhoudingen en de herkomst van gelden.
Wat is het UBO-register en wie moet daarin worden ingeschreven?
Het UBO-register is een register dat wordt bijgehouden door de Kamer van Koophandel als onderdeel van de Handelsregisterwet. UBO staat voor ‘ultimate beneficial owner’, in het Nederlands: uiteindelijk belanghebbende. Dit is de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een juridische entiteit.
Een persoon wordt aangemerkt als UBO als hij of zij een direct of indirect belang heeft van meer dan 25 procent in het kapitaal, de stemrechten of de feitelijke zeggenschap over een onderneming. Rechtspersonen en entiteiten die verplicht zijn een UBO te registreren, zijn onder andere:
- Besloten vennootschappen (bv’s)
- Naamloze vennootschappen (nv’s)
- Stichtingen en verenigingen
- Maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen
- Coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen
Eenmanszaken en publiekrechtelijke rechtspersonen zijn uitgezonderd van de UBO-registratieplicht. Voor directeur-grootaandeelhouders (dga’s) geldt vrijwel altijd dat zij als UBO geregistreerd moeten worden, omdat zij doorgaans meer dan 25 procent van de aandelen houden.
Hoe hangen de Wwft en het UBO-register in de praktijk samen?
Wwft-plichtige instellingen gebruiken het UBO-register als een verplicht onderdeel van hun cliëntenonderzoek, ook wel customer due diligence genoemd. Zij zijn wettelijk verplicht om de gegevens in het register te raadplegen en te verifiëren bij het aangaan of voortzetten van een zakelijke relatie.
De registerinformatie geldt als startpunt, maar is niet altijd voldoende. Een accountant of notaris moet de UBO-informatie actief verifiëren aan de hand van onderliggende documenten, zoals aandeelhoudersregisters of statuten. Als de gegevens in het UBO-register niet overeenkomen met de werkelijke situatie, zijn poortwachters verplicht dit te melden bij de Kamer van Koophandel.
Voor ondernemers betekent dit in de praktijk dat onjuiste of verouderde UBO-gegevens direct gevolgen kunnen hebben voor de zakelijke relatie met adviseurs en banken. Een dienstverlener mag een cliëntenrelatie weigeren of beëindigen als het cliëntenonderzoek niet succesvol kan worden afgerond.
Wat zijn de gevolgen als een onderneming niet voldoet aan de Wwft- en UBO-verplichtingen?
Niet-naleving van de Wwft en de UBO-registratieplicht kan ernstige gevolgen hebben. Bestuurlijke boetes kunnen worden opgelegd door toezichthouders zoals de Autoriteit Financiële Markten (AFM), De Nederlandsche Bank (DNB) en het Bureau Financieel Toezicht (BFT). In ernstige gevallen is ook strafrechtelijke aansprakelijkheid mogelijk.
De verantwoordelijkheden zijn als volgt verdeeld:
- De onderneming zelf is verantwoordelijk voor een correcte en actuele UBO-registratie. Wijzigingen in eigendomsverhoudingen moeten tijdig worden doorgegeven aan de Kamer van Koophandel.
- De Wwft-instelling, zoals een accountant of bank, is verantwoordelijk voor het uitvoeren van een adequaat cliëntenonderzoek en het melden van ongebruikelijke transacties bij de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU-Nederland).
Naast financiële sancties kan reputatieschade een aanzienlijk risico vormen. Ondernemingen die worden geassocieerd met onvolledige of onjuiste registraties, kunnen moeilijker toegang krijgen tot financiering of zakelijke relaties.
Hoe helpt Newtone ondernemers bij Wwft-compliance en UBO-registratie?
Wij begeleiden mkb-ondernemers bij alle stappen die komen kijken bij Wwft-compliance en een correcte UBO-registratie. Vanuit onze rol als accountants- en adviespartner combineren wij fiscale, juridische en administratieve kennis om jou als ondernemer volledig te ontzorgen.
Concreet helpen wij bij:
- het in kaart brengen van de eigendomsstructuur en het bepalen wie als UBO geregistreerd moet worden
- het correct en tijdig aanmelden of wijzigen van UBO-gegevens bij de Kamer van Koophandel
- het begeleiden bij cliëntenonderzoeken die door Wwft-plichtige instellingen worden uitgevoerd
- juridisch advies bij complexe eigendomsverhoudingen, aandeelhoudersstructuren of wijzigingen daarin
- het signaleren van compliance-risico’s voordat zij tot problemen leiden
Wil je zeker weten dat jouw onderneming voldoet aan de Wwft- en UBO-verplichtingen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Onze adviseurs denken graag met je mee.
Gerelateerde artikelen
Ook interessant
Gerelateerde Berichten
Blijf op de hoogte dankzij de inzichten van onze specialisten. Lees nieuws en blogs over ‘dienst’ die nieuwe invalshoeken bieden op actuele onderwerpen.
