Spring naar content

Hoe werkt het UBO-register voor coöperaties?

Open register op houten bureau met geometrisch coöperatief model van hexagonale blokken in zacht natuurlijk licht.

Het UBO-register verplicht coöperaties om hun uiteindelijk belanghebbenden te registreren bij de Kamer van Koophandel. Dit vloeit voort uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en geldt voor alle in Nederland gevestigde coöperaties. In dit artikel leest u wie als UBO wordt aangemerkt, hoe de registratie werkt, welke gegevens openbaar zijn en wat de gevolgen zijn van een onjuiste of ontbrekende registratie.

Wat is het UBO-register en waarom geldt het ook voor coöperaties?

Het UBO-register is een openbaar register waarin de uiteindelijk belanghebbenden (Ultimate Beneficial Owners) van juridische entiteiten worden bijgehouden. De grondslag ligt in de Wwft, die voortvloeit uit Europese antiwitwasrichtlijnen. Coöperaties vallen expliciet onder de registratieplicht omdat zij, net als bv’s en nv’s, een rechtsvorm zijn waarbij eigendom en zeggenschap niet altijd direct zichtbaar zijn.

Het doel van het register is transparantie over wie er werkelijk achter een organisatie zit. Door coöperaties op te nemen in de registratieplicht wil de wetgever voorkomen dat deze rechtsvorm wordt gebruikt om financiële stromen te verhullen. De Kamer van Koophandel beheert het register en is verantwoordelijk voor de uitvoering.

Wie wordt aangemerkt als UBO van een coöperatie?

Een natuurlijk persoon is UBO van een coöperatie als hij of zij meer dan 25% van de stemrechten houdt, meer dan 25% van het economische belang heeft of anderszins feitelijke zeggenschap uitoefent over de organisatie. Meerdere personen kunnen tegelijkertijd als UBO worden aangemerkt als zij elk aan een van deze criteria voldoen.

Komt er geen natuurlijk persoon boven de drempel van 25% uit, dan geldt de zogenoemde pseudo-UBO-regeling. In dat geval worden de statutaire bestuurders van de coöperatie als UBO geregistreerd. Dit is een vangnetbepaling die ervoor zorgt dat het register altijd een verantwoordelijke persoon bevat, ook als de eigendomsstructuur versnipperd is.

Hoe verloopt de registratie van een UBO in het Handelsregister?

De registratie verloopt via het online portaal van de Kamer van Koophandel. De coöperatie geeft de UBO-gegevens op via Mijn KVK, waarna de informatie wordt verwerkt in het Handelsregister. Bij oprichting van een coöperatie geldt een registratieplicht die zo snel mogelijk na inschrijving moet worden nagekomen.

De volgende gegevens moeten worden aangeleverd:

  • Naam, geboortedatum en nationaliteit van de UBO
  • Woonland van de UBO
  • Aard en omvang van het gehouden belang (bijvoorbeeld stemrechten of economisch belang)
  • Burgerservicenummer (BSN) of buitenlands fiscaal identificatienummer (alleen zichtbaar voor bevoegde autoriteiten)

Wijzigingen in de UBO-situatie, zoals een overdracht van belang of een bestuurswisseling, moeten binnen een week na het optreden van de wijziging worden doorgegeven. Het is de verantwoordelijkheid van de coöperatie zelf om dit bij te houden.

Welke gegevens van een UBO zijn openbaar en welke blijven afgeschermd?

Niet alle UBO-gegevens zijn voor iedereen raadpleegbaar. Het openbare deel van het register bevat de naam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonland en de aard en omvang van het belang. Deze informatie kan door iedereen worden ingezien via de Kamer van Koophandel.

Gegevens zoals het BSN, de exacte geboortedatum en het woonadres zijn uitsluitend toegankelijk voor bevoegde autoriteiten, zoals de Belastingdienst, de FIOD en de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU-Nederland).

Een UBO kan een verzoek tot afscherming indienen als openbaarmaking een reëel risico oplevert, bijvoorbeeld bij gevaar voor fraude, ontvoering of intimidatie. Minderjarigen en personen onder curatele kunnen eveneens afscherming aanvragen. De Kamer van Koophandel beoordeelt dergelijke verzoeken individueel.

Wat zijn de gevolgen als een coöperatie de UBO-registratie niet (correct) uitvoert?

Een coöperatie die haar UBO-registratie niet of onjuist uitvoert, riskeert bestuurlijke boetes die worden opgelegd door de Kamer van Koophandel of toezichthoudende instanties. In ernstigere gevallen, bijvoorbeeld bij opzettelijke misleiding, kan strafrechtelijke vervolging volgen op grond van de Wwft.

Naast directe sancties kan een ontbrekende of onjuiste registratie ook gevolgen hebben voor de bedrijfscontinuïteit. Financiële instellingen zijn verplicht om UBO-informatie te controleren bij het aangaan van zakelijke relaties. Een coöperatie zonder juiste registratie kan daardoor problemen ondervinden bij het openen van een bankrekening of het verkrijgen van financiering.

Hoe helpt Newtone bij de UBO-registratie van uw coöperatie?

Bij Newtone begeleiden wij coöperaties en mkb-ondernemers bij alle stappen rondom de UBO-registratie. Onze juridisch adviseurs denken mee vanuit uw situatie en zorgen ervoor dat u aan uw verplichtingen voldoet zonder dat u er zelf diep in hoeft te duiken.

Concreet helpen wij u met:

  • het correct identificeren van de UBO’s binnen uw coöperatie, ook bij complexere eigendomsstructuren
  • het verzorgen en controleren van de registratie bij de Kamer van Koophandel
  • het tijdig signaleren en doorvoeren van wijzigingen in uw UBO-situatie
  • advies over afscherming van gegevens als daar aanleiding voor is
  • integratie van UBO-compliance in uw bredere juridische en fiscale structuur

Heeft u vragen over de UBO-registratie van uw coöperatie of wilt u zeker weten dat uw organisatie compliant is? Neem contact met ons op, dan kijken wij samen met u naar de beste aanpak.

Gerelateerde artikelen