Hoe werkt het UBO-register voor familiebedrijven?

Het UBO-register verplicht ondernemingen om hun uiteindelijke eigenaren of zeggenschaphouders te registreren bij de Kamer van Koophandel. Voor familiebedrijven is dit regelmatig een complexe opgave, omdat eigendom en zeggenschap vaak zijn verdeeld over meerdere familieleden of generaties. In dit artikel lees je wat het register inhoudt, wie als UBO wordt aangemerkt, welke gegevens worden bijgehouden en wat je verplichtingen zijn.

Wat is het UBO-register en waarom is het ingevoerd?

Het UBO-register is een openbaar register waarin de Ultimate Beneficial Owners van ondernemingen worden bijgehouden. Een UBO is de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een onderneming. Het register is ingevoerd als uitvloeisel van de Europese antiwitwasrichtlijn, met als doel financieel-economische criminaliteit te bestrijden door meer transparantie te creëren over wie er achter bedrijven schuilgaat.

De gedachte is eenvoudig: als duidelijk is wie de werkelijke eigenaren van een onderneming zijn, wordt het moeilijker om bedrijfsstructuren te misbruiken voor witwassen of belastingontduiking. Nederland heeft deze Europese richtlijn vertaald naar nationale wetgeving via de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme, ook wel de Wwft.

Wie geldt als UBO binnen een familiebedrijf?

Binnen een familiebedrijf geldt iemand als UBO wanneer hij of zij meer dan 25% van de aandelen houdt, meer dan 25% van de stemrechten bezit of op een andere manier feitelijke zeggenschap uitoefent over de onderneming. Dit klinkt helder, maar in de praktijk is het bij familiebedrijven vaak ingewikkelder.

Stel dat een bedrijf in handen is van drie broers en zussen, elk met een gelijk aandelenbelang van ongeveer 33%. In dat geval zijn alle drie de familieleden UBO. Maar wat als aandelen zijn verdeeld over een holdingstructuur, een stichting administratiekantoor of meerdere generaties? Dan moet per laag worden beoordeeld wie de uiteindelijke zeggenschap heeft.

Wanneer niemand de drempel van 25% haalt en er ook geen andere vorm van feitelijke zeggenschap aantoonbaar is, wordt de zogeheten pseudo-UBO aangewezen. Dat is doorgaans de statutaire bestuurder van de onderneming.

Welke gegevens worden geregistreerd in het UBO-register en wie kan ze inzien?

Van elke UBO worden persoonsgegevens en informatie over het belang in de onderneming geregistreerd. Een deel van deze gegevens is openbaar toegankelijk voor iedereen, een ander deel is alleen beschikbaar voor bevoegde instanties zoals de Belastingdienst, de Financial Intelligence Unit en notarissen.

Publiek toegankelijk zijn:

• Naam
• Geboortemaand en geboortejaar
• Nationaliteit
• Woonstaat
• Aard en omvang van het economische belang

Afgeschermd voor het grote publiek zijn gegevens zoals de volledige geboortedatum, het woonadres en het burgerservicenummer. Er bestaat ook een mogelijkheid om de publieke gegevens af te schermen bij aantoonbaar risico op fraude, ontvoering of andere ernstige situaties. Dit verzoek moet worden ingediend bij de Kamer van Koophandel en wordt per geval beoordeeld.

Wat zijn de verplichtingen en deadlines voor familiebedrijven rondom UBO-registratie?

Familiebedrijven die zijn opgericht als bv, nv, stichting, vereniging of een andere registratieplichtige rechtsvorm zijn wettelijk verplicht hun UBO’s in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. De registratieplicht geldt al sinds 2020, wat betekent dat bedrijven die dit nog niet hebben gedaan inmiddels in overtreding zijn.

Naast de initiële registratie geldt er een doorlopende verplichting: wijzigingen in de eigendomsstructuur of zeggenschap moeten binnen een week worden doorgegeven aan de Kamer van Koophandel. Denk aan situaties waarin aandelen worden overgedragen aan een volgende generatie, een familielid uitstapt of de structuur van de holding wijzigt.

De gevolgen van niet-naleving zijn serieus. Wie nalaat te registreren of onjuiste informatie opgeeft, riskeert een bestuurlijke boete. In ernstige gevallen kan er ook strafrechtelijk worden opgetreden. Het is dan ook verstandig om de registratie serieus te nemen en bij twijfel over de juiste kwalificatie van UBO’s juridisch advies inwinnen bij een specialist.

Hoe helpt Newtone familiebedrijven bij UBO-registratie en compliancevraagstukken?

UBO-registratie lijkt op het eerste gezicht een administratieve formaliteit, maar voor familiebedrijven met complexe eigendomsstructuren vraagt het om een zorgvuldige analyse van wie er daadwerkelijk als UBO kwalificeert. Wij helpen familiebedrijven bij het hele traject, van de eerste beoordeling tot de correcte inschrijving en het actueel houden van de registratie.

Concreet kun je bij ons terecht voor:

• Analyse van de juridische en fiscale structuur om te bepalen wie als UBO kwalificeert
• Begeleiding bij de inschrijving bij de Kamer van Koophandel
• Advies bij structuurwijzigingen, zoals bedrijfsopvolging of aandelenoverdracht binnen de familie
• Ondersteuning bij het indienen van een afschermingsverzoek wanneer daar aanleiding voor is
• Doorlopend juridisch advies bij alle compliance- en rechtsvragen rondom het runnen van een familiebedrijf

Wil je zeker weten dat jouw familiebedrijf correct en volledig is geregistreerd in het UBO-register? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Onze juridisch adviseurs denken graag met je mee.