Hoe werkt het UBO-register voor non-profitorganisaties?

Het UBO-register verplicht non-profitorganisaties zoals stichtingen en verenigingen om hun uiteindelijk belanghebbenden te registreren bij de Kamer van Koophandel. Dit vloeit voort uit Europese antiwitwasregelgeving en geldt voor vrijwel alle rechtspersonen in Nederland. In dit artikel lees je wie als UBO wordt aangemerkt, welke gegevens je moet aanleveren, hoe de registratie werkt en wat de gevolgen zijn als je dit nalaat.

Wat is het UBO-register en waarom geldt het ook voor non-profitorganisaties?

Het UBO-register is een verplicht openbaar register bij de Kamer van Koophandel waarin de uiteindelijk belanghebbenden van rechtspersonen worden vastgelegd. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. Het register is ingevoerd als onderdeel van de Europese antiwitwasrichtlijn, met als doel financiële criminaliteit, belastingontwijking en terrorismefinanciering tegen te gaan.

Non-profitorganisaties vallen hier ook onder, omdat ook zij kunnen worden misbruikt voor ongewenste geldstromen. Stichtingen en verenigingen zijn daarom net zo goed registratieplichtig als commerciële ondernemingen. De gedachte is simpel: transparantie over wie er achter een organisatie zit, maakt misbruik moeilijker.

Wie wordt aangemerkt als UBO bij een stichting of vereniging?

Bij een stichting of vereniging wordt iemand als UBO aangemerkt als hij of zij feitelijke zeggenschap uitoefent of een doorslaggevende invloed heeft op de organisatie. Concreet gaat het om personen die meer dan 25% van de stemrechten bezitten, meer dan 25% van het vermogen controleren of anderszins overwegende zeggenschap uitoefenen over het beleid.

In de praktijk levert dit bij non-profitorganisaties soms uitdagingen op. Stichtingen hebben geen aandeelhouders, waardoor het eigendomscriterium niet van toepassing is. In dat geval worden doorgaans de bestuurders als UBO geregistreerd, tenzij er een andere persoon is die aantoonbaar de feitelijke controle heeft. Bij verenigingen kan dit anders liggen als leden stemrechten bezitten die een specifieke persoon boven de drempel brengen.

Welke gegevens moeten non-profitorganisaties registreren in het UBO-register?

Non-profitorganisaties zijn verplicht een aantal persoonsgegevens van elke UBO aan te leveren. Een deel van deze gegevens is openbaar toegankelijk, een ander deel is alleen beschikbaar voor bevoegde instanties zoals de Belastingdienst en de FIOD.

De openbare gegevens zijn:

• Naam
• Geboortemaand en geboortejaar
• Nationaliteit
• Woonstaat
• Aard en omvang van het gehouden belang

De afgeschermde gegevens, alleen zichtbaar voor toezichthouders, zijn onder meer de volledige geboortedatum, adresgegevens en het BSN. Als onderbouwing moet je bij de registratie documenten aanleveren die de UBO-status aantonen, zoals statuten, notulen of een bestuursverklaring.

Hoe verloopt de registratieprocedure voor het UBO-register stap voor stap?

De registratie verloopt via het online portaal van de Kamer van Koophandel. Je hebt hiervoor eHerkenning nodig als je namens een rechtspersoon handelt. De UBO zelf kan zich ook aanmelden met DigiD als hij of zij de gegevens persoonlijk invoert.

Het proces ziet er als volgt uit:

1. Log in op het portaal van de Kamer van Koophandel met eHerkenning of DigiD.
2. Selecteer de organisatie waarvoor je de registratie uitvoert.
3. Voer de persoonsgegevens van elke UBO in.
4. Upload de ondersteunende documenten die de UBO-status onderbouwen.
5. Dien de registratie in en bewaar de bevestiging.

Wijzigingen in de situatie, zoals een nieuwe bestuurder of een veranderde zeggenschapsstructuur, moet je binnen een week doorgeven. Zorg er dus voor dat je de registratie actueel houdt, niet alleen bij de eerste inschrijving.

Wat zijn de gevolgen als een non-profitorganisatie zich niet registreert in het UBO-register?

Niet registreren of onjuiste informatie aanleveren is een overtreding van de Handelsregisterwet. De Kamer van Koophandel en toezichthoudende instanties zoals de Financiële inlichtingen eenheid kunnen handhavend optreden. De gevolgen kunnen aanzienlijk zijn.

Mogelijke sancties zijn:

• Bestuurlijke boetes opgelegd door toezichthouders
• Strafrechtelijke aansprakelijkheid bij opzettelijke niet-naleving
• Reputatieschade door publicatie van overtredingen
• Problemen bij het openen van bankrekeningen of het aangaan van zakelijke relaties, omdat financiële instellingen verplicht zijn de UBO-status te controleren

Tijdige en correcte registratie voorkomt niet alleen sancties, maar draagt ook bij aan het vertrouwen van donateurs, subsidieverstrekkers en samenwerkingspartners in jouw organisatie.

Hoe helpt Newtone non-profitorganisaties bij de UBO-registratie?

Wij begeleiden non-profitorganisaties bij het correct en volledig voldoen aan de UBO-registratieplicht. Onze juridisch adviseurs kennen de regelgeving en helpen je om de juiste personen te identificeren, de benodigde documentatie op orde te brengen en de registratie foutloos in te dienen.

Wat wij voor jouw organisatie kunnen doen:

• Beoordelen wie binnen jouw stichting of vereniging als UBO kwalificeert
• Opstellen en verzamelen van de benodigde onderbouwingsdocumenten
• Begeleiden bij de registratie via het portaal van de Kamer van Koophandel
• Adviseren over hoe je wijzigingen tijdig en correct doorgeeft
• Ondersteunen bij bredere juridische vraagstukken rondom bestuur en governance

Heb je vragen over de UBO-registratie of wil je zeker weten dat jouw organisatie aan alle verplichtingen voldoet? Neem contact met ons op, dan denken wij graag met je mee.