Spring naar content

Hoe werkt het UBO-register voor stichtingen en verenigingen?

Open registratieboek op een houten bureau met een glazen presse-papier, geometrische vormen en zacht natuurlijk licht.

Het UBO-register verplicht stichtingen en verenigingen om hun uiteindelijk belanghebbenden te registreren bij de Kamer van Koophandel. Een UBO (Ultimate Beneficial Owner) is de natuurlijke persoon die feitelijke zeggenschap heeft over de organisatie. In dit artikel leest u wie er als UBO geldt, welke gegevens openbaar zijn en wat de gevolgen zijn van een onvolledige registratie.

Wat is het UBO-register en waarom is het ingevoerd?

Het UBO-register is een openbaar register waarin staat wie de uiteindelijk belanghebbenden zijn van een organisatie. Het doel is transparantie: overheden en toezichthouders moeten kunnen zien wie er achter een rechtspersoon schuilgaat. Het register is ingevoerd op basis van de Europese antiwitwasrichtlijn (AMLD), die lidstaten verplicht financieel misbruik en belastingontduiking tegen te gaan.

In Nederland beheert de Kamer van Koophandel het UBO-register. Organisaties zijn wettelijk verplicht hun UBO’s aan te melden en wijzigingen tijdig door te geven. De registratieplicht geldt niet alleen voor commerciële bedrijven, maar ook voor stichtingen en verenigingen.

Welke stichtingen en verenigingen zijn verplicht zich in te schrijven in het UBO-register?

De registratieplicht geldt voor de meeste stichtingen en verenigingen die in Nederland zijn opgericht. Dit omvat zowel commerciële als niet-commerciële organisaties, ongeacht of zij actief zijn of niet. Nieuw opgerichte entiteiten moeten hun UBO’s registreren op het moment van inschrijving bij de KvK.

Er zijn uitzonderingen. De volgende organisaties zijn vrijgesteld van de UBO-registratieplicht:

  • Kerkgenootschappen
  • Publiekrechtelijke rechtspersonen
  • Verenigingen van eigenaars (VvE’s)
  • Bepaalde organisaties die al onder toezicht staan van een financiële toezichthouder

Twijfelt u of uw organisatie onder de verplichting valt? Raadpleeg dan de actuele richtlijnen van de KvK of een juridisch adviseur.

Wie geldt als UBO van een stichting of vereniging?

Bij een stichting of vereniging is de UBO de natuurlijke persoon die meer dan 25% van de zeggenschap of het eigendom houdt, of die anderszins feitelijke zeggenschap uitoefent over de organisatie. Dit wijkt af van commerciële entiteiten, waar eigendomspercentages doorgaans leidend zijn.

Er zijn drie categorieën om als UBO te worden aangemerkt:

  • Meer dan 25% zeggenschap of eigendom: denk aan een bestuurder met doorslaggevende stemrechten.
  • Feitelijke zeggenschap: iemand die in de praktijk de beslissingen neemt, ook zonder formele titel.
  • Pseudo-UBO: als geen van de bovenstaande categorieën van toepassing is, geldt het hoger leidinggevend personeel, zoals de directeur of voorzitter, als UBO.

Het is belangrijk om dit zorgvuldig te beoordelen. Bij stichtingen ontbreekt een aandeelhoudersstructuur, waardoor zeggenschap anders wordt bepaald dan bij een bv of nv.

Welke gegevens moeten worden geregistreerd en wat is openbaar?

Per UBO moeten de volgende gegevens worden aangeleverd bij de KvK: naam, geboortemaand en geboortejaar, nationaliteit, woonstaat en de aard en omvang van het gehouden economische belang. Niet alle gegevens zijn voor iedereen zichtbaar.

Openbaar toegankelijk voor iedereen zijn: naam, geboortemaand en geboortejaar, nationaliteit, woonstaat en de categorie van het economisch belang. Gegevens zoals de exacte geboortedatum, het woonadres en het burgerservicenummer zijn alleen beschikbaar voor bevoegde autoriteiten, zoals de Belastingdienst en de FIOD.

In bijzondere omstandigheden, bijvoorbeeld bij een verhoogd risico op fraude, intimidatie of ontvoering, kan een UBO een verzoek indienen om zijn of haar gegevens af te schermen voor het publiek. Dit verzoek wordt beoordeeld door de KvK.

Wat zijn de gevolgen als een stichting of vereniging de UBO-registratie niet op orde heeft?

Wie de UBO-registratieplicht niet naleeft, riskeert serieuze sancties. Het bestuur van de organisatie is verantwoordelijk voor een correcte en actuele registratie. Bij niet-naleving kunnen zowel bestuurlijke boetes als strafrechtelijke sancties worden opgelegd.

Daarnaast zijn er praktische risico’s:

  • Reputatieschade: een ontbrekende of onjuiste registratie kan het vertrouwen van zakenpartners en financiers schaden.
  • Problemen bij bankzaken: banken zijn verplicht de UBO-gegevens te controleren en kunnen dienstverlening weigeren bij een onvolledige registratie.
  • Doorlopende verplichting: wijzigingen in het bestuur, de statuten of de feitelijke zeggenschap moeten binnen zeven dagen worden doorgegeven aan de KvK.

Bij fusies, bestuurswijzigingen of andere organisatorische veranderingen is het verstandig direct te controleren of de UBO-registratie nog klopt. Dit voorkomt onnodige risico’s en zorgt ervoor dat u aan uw wettelijke verplichtingen voldoet.

Hoe helpt Newtone bij de UBO-registratie van uw stichting of vereniging?

De UBO-registratie lijkt eenvoudig, maar in de praktijk roept zij regelmatig vragen op: wie is nu precies de UBO, wat moet er precies worden geregistreerd en hoe gaat u om met een bestuurswijziging? Wij helpen stichtingen en verenigingen bij elk onderdeel van dit proces.

Concreet bieden wij de volgende ondersteuning:

  • Het identificeren van de juiste UBO’s op basis van uw organisatiestructuur en statuten
  • Begeleiding bij het registratieproces bij de KvK
  • Signalering van wijzigingen die een update van de registratie vereisen
  • Advies over de mogelijkheid tot afscherming van persoonsgegevens
  • Juridisch advies bij bredere vraagstukken rondom governance, bestuursaansprakelijkheid en organisatiestructuur

Heeft u vragen over de UBO-registratie van uw stichting of vereniging, of wilt u zeker weten dat uw organisatie volledig compliant is? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek met onze adviseurs.

Gerelateerde artikelen