Spring naar content

Hoe wijzig je UBO-gegevens in het register?

Minimalistisch bureau met document, pen en notitieboek in wit en marineblauw, verlicht door natuurlijk daglicht.

UBO-gegevens wijzigen doe je via het portaal van de Kamer van Koophandel, met eHerkenning of DigiD. Je past de gegevens aan, uploadt de benodigde bewijsdocumenten en bevestigt de opgave. Dit moet je doen zodra er iets verandert in de eigendoms- of zeggenschapsstructuur van je onderneming. In dit artikel lees je wanneer je verplicht bent te wijzigen, hoe het proces werkt en wat de gevolgen zijn als je dit nalaat.

Wat is het UBO-register en wie moet erin worden opgenomen?

Het UBO-register is een openbaar register bij de Kamer van Koophandel waarin de uiteindelijk belanghebbenden van Nederlandse ondernemingen zijn opgenomen. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner: de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een organisatie. De wettelijke basis ligt in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).

Een persoon wordt als UBO aangemerkt op basis van drie gronden: eigendom (meer dan 25% van de aandelen), zeggenschap (meer dan 25% van de stemrechten) of feitelijke zeggenschap via andere middelen. Als geen enkele persoon aan deze drempels voldoet, worden de statutaire bestuurders als pseudo-UBO geregistreerd.

De registratieplicht geldt voor bv’s, nv’s, stichtingen, verenigingen, maatschappen, vof’s en andere rechtspersonen en personenvennootschappen. Eenmanszaken en beursgenoteerde vennootschappen zijn uitgezonderd.

Wanneer ben je verplicht om UBO-gegevens te wijzigen?

Je bent verplicht de UBO-gegevens te wijzigen zodra er een verandering optreedt in de eigendoms- of zeggenschapsstructuur van je onderneming. De wettelijke termijn hiervoor is één week na het moment waarop de wijziging van kracht wordt. Snel handelen is dus belangrijk.

Situaties die leiden tot een wijzigingsplicht zijn onder andere:

  • Overdracht van aandelen waardoor een nieuwe persoon de 25%-drempel overschrijdt of onderschrijdt
  • Wijziging van stemrechten of zeggenschapsstructuur
  • Overlijden van een UBO
  • Fusie of overname waarbij de eigendomsstructuur verandert
  • Herstructurering van een holdingstructuur of groepsverband
  • Wijziging van persoonlijke gegevens van een UBO, zoals een naamswijziging of verhuizing

Het is verstandig om bij elke herstructurering of aandeelhouderswijziging direct te controleren of een UBO-update nodig is.

Hoe wijzig je stap voor stap UBO-gegevens in het register?

Het wijzigen van UBO-gegevens verloopt volledig digitaal via Mijn KvK. Je hebt eHerkenning (voor rechtspersonen) of DigiD (voor bepaalde rechtsvormen) nodig om in te loggen. Het proces bestaat uit de volgende stappen:

  1. Log in op Mijn KvK met eHerkenning of DigiD
  2. Selecteer de juiste onderneming via je KvK-nummer
  3. Ga naar het onderdeel UBO-opgave
  4. Pas bestaande UBO-gegevens aan of voeg een nieuwe UBO toe
  5. Upload de vereiste bewijsdocumenten
  6. Controleer de opgave en bevestig de indiening

Een veelgemaakte fout is dat ondernemers vergeten de grondslag van de UBO correct aan te geven, of dat ze een verkeerd percentage invullen. Controleer ook of alle bestaande UBO’s nog actueel zijn voordat je de wijziging bevestigt.

Welke documenten heb je nodig om een UBO-wijziging door te voeren?

Bij een UBO-wijziging moet je de nieuwe eigendoms- of zeggenschapsstructuur aantoonbaar onderbouwen met bewijsdocumenten. Welke documenten precies nodig zijn, hangt af van de reden van de wijziging, maar doorgaans gaat het om de volgende stukken:

  • Een geldig identiteitsbewijs van de nieuwe of gewijzigde UBO
  • Het aandeelhoudersregister met de actuele verdeling
  • Een notariële akte van aandelenoverdracht of oprichting
  • Een besluit van de algemene vergadering of het bestuur
  • Bij holdingstructuren: documentatie die de uiteindelijke zeggenschap aantoont

Zorg dat documenten actueel en ondertekend zijn. De KvK kan aanvullende informatie opvragen als de onderbouwing onvolledig is.

Wat zijn de gevolgen als je UBO-gegevens niet of te laat wijzigt?

Het niet of te laat doorgeven van een UBO-wijziging is een overtreding van de Wwft. Dit kan leiden tot bestuurlijke boetes en in ernstige gevallen zelfs tot strafrechtelijke aansprakelijkheid. Daarnaast loop je reputatierisico’s, omdat onjuiste registratie signalen kan afgeven aan toezichthouders en zakenpartners.

Banken, notarissen en andere poortwachters zijn wettelijk verplicht UBO-informatie te controleren bij nieuwe relaties of transacties. Als de gegevens in het UBO-register niet overeenkomen met de werkelijkheid, kan dit leiden tot vertraging of weigering van dienstverlening, zoals het openen van een bankrekening of het passeren van een notariële akte.

Actuele en correcte registratie is dus niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een praktische noodzaak voor de bedrijfsvoering.

Hoe helpt Newtone bij het correct bijhouden van je UBO-registratie?

UBO-verplichtingen worden snel over het hoofd gezien, zeker bij herstructureringen of overnames waarbij veel tegelijk speelt. Wij ondersteunen mkb-ondernemers bij het correct en tijdig nakomen van deze verplichtingen, zodat je geen onnodige risico’s loopt.

Wat wij voor je kunnen doen:

  • Signaleren wanneer een herstructurering of aandeelhouderswijziging leidt tot een UBO-wijzigingsplicht
  • Begeleiden bij het verzamelen van de juiste bewijsdocumenten
  • Ondersteunen bij het doorvoeren van de wijziging in het KvK-register
  • Bewaken van compliance rondom UBO-registratie als onderdeel van bredere juridische begeleiding
  • Adviseren bij complexere structuren, zoals holdings met meerdere lagen

Heb je een herstructurering gepland of ben je niet zeker of je UBO-registratie nog actueel is? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek met juridisch adviseur van een van onze juridisch adviseurs.

Gerelateerde artikelen