Kan een UBO-registratie worden afgeschermd?

Een UBO-registratie kan in bepaalde gevallen worden afgeschermd, maar dit is geen automatisch recht. De wet biedt een beperkt aantal gronden waarop je als UBO een verzoek kunt indienen bij de Kamer van Koophandel. Denk aan een aantoonbaar risico op fraude, ontvoering of chantage. In dit artikel lees je wanneer afscherming mogelijk is, hoe je een verzoek indient en wat je kunt doen als het wordt afgewezen.

Wat is een UBO-registratie en waarom zijn jouw gegevens openbaar?

Het UBO-register is een openbaar register bij de Kamer van Koophandel waarin de uiteindelijk belanghebbenden van Nederlandse rechtspersonen worden geregistreerd. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. Elke persoon die meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of eigendomsbelangen in een onderneming houdt, valt in principe onder deze definitie.

De overheid verplicht deze transparantie om witwassen, belastingontduiking en terrorismefinanciering tegen te gaan. Iedereen kan een deel van de geregistreerde gegevens inzien, waaronder de naam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonstaat en de aard en omvang van het belang van de UBO.

Hoewel de intentie achter het register begrijpelijk is, ervaren veel ondernemers en DGA’s het als een inbreuk op hun privacy. Juist omdat de gegevens voor het grote publiek toegankelijk zijn, roept dit vragen op over de mogelijkheid tot afscherming.

Onder welke omstandigheden kan een UBO-registratie worden afgeschermd?

Afscherming van UBO-gegevens is mogelijk, maar alleen onder strikte voorwaarden. De wet kent drie erkende gronden: een aantoonbaar risico op fraude, ontvoering of chantage, de minderjarigheid van de UBO, of het feit dat de UBO handelingsonbekwaam is verklaard.

Het gaat dus nadrukkelijk om uitzonderingssituaties. Een algemeen gevoel van ongemak bij openbaarheid is geen voldoende grond. Je moet aannemelijk kunnen maken dat openbaarmaking van jouw gegevens een concreet en persoonlijk risico met zich meebrengt.

Voorbeelden van situaties die kunnen kwalificeren:

• Je ontvangt bedreigingen of bent slachtoffer van stalking
• Er is een politierapport of andere officiële documentatie van een veiligheidsrisico
• De UBO is jonger dan 18 jaar
• Er is een rechterlijke uitspraak over handelingsonbekwaamheid

Wanneer afscherming wordt toegekend, zijn de gegevens niet meer zichtbaar voor het publiek, maar blijven ze wel toegankelijk voor bevoegde autoriteiten zoals de FIOD, politie en toezichthouders.

Hoe dien je een verzoek tot afscherming van je UBO-gegevens in?

Een verzoek tot afscherming dien je in bij de Kamer van Koophandel. Dit kan via het online portaal van de KvK, waar je een specifiek formulier invult. Het is een formele procedure waarbij je de juiste onderbouwing moet aanleveren.

De stappen zijn als volgt:

1. Log in op het KvK-portaal en zoek het betreffende UBO-dossier op
2. Dien het afschermingsverzoek in via het daarvoor bestemde formulier
3. Voeg relevante bewijsstukken toe, zoals een politierapport, rechterlijke uitspraak of medische verklaring
4. De KvK beoordeelt het verzoek en neemt doorgaans binnen enkele weken een beslissing

Tijdens de beoordeling blijven de gegevens in principe zichtbaar. Na goedkeuring worden ze afgeschermd voor het publiek. Instanties als de Belastingdienst, de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU-Nederland) en opsporingsdiensten houden echter altijd toegang, ongeacht de afscherming.

Wat gebeurt er als een verzoek tot afscherming wordt afgewezen?

Een afwijzing betekent niet dat je geen vervolgstappen kunt ondernemen. Je kunt binnen zes weken na de beslissing bezwaar indienen bij de Kamer van Koophandel. Als dat bezwaar ook wordt afgewezen, staat de weg naar de bestuursrechter open via beroep en hoger beroep.

Daarnaast zijn er aanvullende maatregelen die je privacy kunnen beschermen, ook zonder formele afscherming:

• Zorg dat je woonadres niet zichtbaar is in andere openbare registers
• Overweeg een juridische structuur waarbij de UBO-positie op een andere manier wordt ingevuld, binnen de wettelijke kaders
• Laat je adviseren over de vraag of de huidige structuur van je onderneming de meest passende is

Het is verstandig om bij een afwijzing juridisch advies in te winnen voordat je verdere stappen zet. De motivering van de afwijzing bepaalt in grote mate welke route het meest kansrijk is.

Hoe helpt Newtone bij vraagstukken rondom het UBO-register?

Wij begeleiden ondernemers en DGA’s bij uiteenlopende vraagstukken rondom het UBO-register, van registratieverplichtingen tot afschermingsprocedures. Onze juridisch adviseurs kennen de wet- en regelgeving en denken mee vanuit de praktijk van de ondernemer.

Wat wij voor je kunnen doen:

• Beoordelen of jouw situatie voldoet aan de wettelijke gronden voor afscherming
• Ondersteunen bij het opstellen en indienen van een afschermingsverzoek
• Begeleiden bij bezwaar- en beroepsprocedures na een afwijzing
• Adviseren over de juridische en fiscale structuur van je onderneming in relatie tot UBO-verplichtingen
• Multidisciplinair schakelen tussen juridisch, fiscaal en financieel advies

Heb je vragen over jouw UBO-registratie of wil je weten of afscherming in jouw geval haalbaar is? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek met een adviseur.

Gerelateerde artikelen

• Wat is het verschil tussen een UBO en een aandeelhouder?
• Hoe werkt het UBO-register voor buitenlandse bedrijven in Nederland?
• Hoe werkt het rechtsherstel voor box 3?
• Wat wordt bedoeld met schijnzelfstandigheid?
• Hoe vermijd je als zzp’er fiscale risico’s rondom schijnzelfstandigheid?