Salarisadministratie bij ziekte: waar moet u op letten?

Is uw werknemer (langdurig) ziek? Dat heeft gevolgen voor de verwerking in uw salarisadministratie tijdens de periode van loondoorbetaling. Ook bij werknemers die naast een uitkering nog loon ontvangen, vraagt dit extra aandacht. Als werkgever bent u verplicht om gedurende een bepaalde periode het loon door te betalen bij ziekte (zie loondoorbetaling bij ziekte). Daarnaast krijgt u te maken met diverse verplichtingen, zoals re-integratie. In dit artikel bespreken we de belangrijkste aandachtspunten binnen uw salarisadministratie.

Gevolgen ziekte voor arbeidsvoorwaarden

Veel arbeidscontracten, cao’s of personeelshandboeken bevatten specifieke afspraken voor situaties waarin werknemers ziek worden. Denk bijvoorbeeld aan vaste kostenvergoedingen, het gebruik van een leaseauto, het percentage loondoorbetaling en bonussen. Informeer daarom altijd uw salarisadviseur zodra een werknemer ziek wordt.

Uitkering via werkgever of via UWV?

Soms heeft een werknemer recht op en WIA of WGA-uitkering, omdat hij geheel of gedeeltelijk arbeidsongeschikt is en de loondoorbetalingsverplichting nog niet afgelopen is of omdat hij gedeeltelijk blijft werken. De werknemer kan in dat geval kiezen voor betaling van de uitkering via u als werkgever, of direct via het UWV. Deze keuze heeft gevolgen in de salarisadministratie:

• Betaalt het UWV de uitkering uit? Dan wordt er geen arbeidskorting toegepast (een korting bedoeld om werken te stimuleren, die niet geldt voor uitkeringen). Bovendien houdt het UWV bij het bepalen van het loonheffingstarief alleen rekening met de uitkering zelf, en niet met het salaris dat u als werkgever betaalt. Hierdoor ontstaat er vaak een correctie bij de aangifte Inkomstenbelasting als uw werknemer aanvullend salaris ontvangt.
• Kiest u als werkgever ervoor om de uitkering te ontvangen en door te betalen aan de werknemer? Dan staan op de loonstrook zowel de uitkering als uw eigen aanvulling vermeld. Hierdoor kunt u nauwkeurig controleren of u aan uw loondoorbetalingsverplichting voldoet. In dit geval mag u nog arbeidskorting toepassen op zowel uitkering als salaris. Zorg ervoor dat u alle correspondentie van het UWV doorstuurt naar uw salarisadviseur.

Niet elke werkgever wil echter optreden als tussenpersoon voor het UWV. Houd er rekening mee dat het kabinet heeft besloten dat werkgevers vanaf 2027, net als het UWV, geen arbeidskorting meer mogen toepassen op uitkeringen.

Na twee jaar ziekte

Als een werknemer twee jaar volledig ziek is geweest, eindigt de arbeidsovereenkomst niet automatisch, ook niet wanneer de loondoorbetaling stopt. Als het contract niet wordt ontbonden en de werknemer weer in staat is om te werken, kan deze zich opnieuw bij u melden. Bij beëindiging bent u bovendien een transitievergoeding verschuldigd. Het is mogelijk dat u hiervoor volledig gecompenseerd wordt, maar let op: vanaf 1 juli 2026 geldt deze regeling alleen nog voor kleine werkgevers!

Conclusie

Als een werknemer ziek wordt is het belangrijk om alle partijen op de hoogte te houden. In veel gevallen is de Arboarts betrokken, maar vergeet u ook de salarisadviseur niet mee te nemen.
Heeft u vragen of wilt u meer informatie? Neem contact op met [email protected] of [email protected]. Wij helpen u graag verder.