Voorkom verval van vakantiedagen: kom op tijd in actie

De zomer komt eraan. Daarmee nadert ook de vervaldatum van de wettelijke vakantiedagen die uw medewerkers in 2024 hebben opgebouwd. Zonder actie vervallen deze dagen op 1 juli 2025, tenzij uw cao of arbeidsovereenkomst een langere termijn biedt. Wat betekent dit concreet voor u als werkgever? In dit artikel leest u wat uw verplichtingen zijn, hoe u verval van vakantiedagen voorkomt en waarom tijdige communicatie cruciaal is.

Wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen: kent u het verschil?

Uw medewerkers bouwen jaarlijks vakantiedagen op. In Nederland gaat het dan om twee soorten: wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen.

De wettelijke vakantiedagen zijn gelijk aan vier keer het aantal werkdagen per week. Bij een fulltime werkweek (meestal 40 uur) is dat 160 uur, ofwel 20 dagen. Veel werknemers ontvangen daarnaast extra dagen: de bovenwettelijke vakantiedagen. Hoeveel dat er zijn, is vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of cao.

Vervaltermijnen: hoe zit het precies?

Neemt een medewerker zijn vakantiedagen niet op? Dan vervallen die na verloop van tijd. Voor wettelijke vakantiedagen is dat een half jaar na het opbouwjaar: 1 juli 2025 dus, voor dagen uit 2024. Voor bovenwettelijke dagen geldt een vervaltermijn van vijf jaar.

Bij opname worden automatisch eerst de vakantiedagen verbruikt die het snelst vervallen – meestal de wettelijke. Check dus goed welk type verlof uw medewerker nog heeft staan. Belangrijk: u mag vakantiedagen niet stilzwijgend laten vervallen. U moet aantoonbaar actie ondernemen.

Informeer op tijd: dit is uw plicht als werkgever

Heeft een medewerker nog wettelijke vakantiedagen uit 2024 openstaan? Dan bent u verplicht hem of haar tijdig en duidelijk te informeren over de naderende vervaldatum. Doe dit het liefst meerdere keren en op een manier die u kunt aantonen – bijvoorbeeld via e-mail of memo.

Kan een medewerker zijn dagen niet opnemen door overmacht, zoals ziekte? Dan geldt een langere termijn.

Zet medewerkers aan tot actie

Breng medewerkers tijdig op de hoogte, geef hen ruimte om verlof op te nemen en leg dit goed vast in uw administratie. Doet u dit, dan vervallen niet-opgenomen dagen per 1 juli 2025. Heeft u uw medewerkers correct geïnformeerd en hebben zij alsnog geen verlof opgenomen? Dan vervallen de dagen in principe definitief.

Houd grip op verlofsaldi

Voorkom dat medewerkers onbedoeld grote hoeveelheden verlof opbouwen. Een digitaal verlofregistratiesysteem geeft u realtime inzicht en helpt u én uw medewerkers bij het plannen van vakanties. Zo zorgt u dat rust ook echt genomen wordt.

Iedere organisatie is anders

Verlofbeheer vraagt om maatwerk. Weet wat er binnen uw cao of organisatie geldt en stem uw beleid daarop af. Heeft u vragen over verlofrechten of zoekt u ondersteuning bij uw verlofbeleid? Neem contact op met onze HR-adviseurs of juristen. We denken graag met u mee.