Waarom is het UBO-register belangrijk voor compliance?
Het UBO-register is een wettelijk verplicht register waarin de uiteindelijke eigenaren of zeggenschapshouders van rechtspersonen worden geregistreerd. Voor ondernemers is correcte registratie geen keuze maar een verplichting, met directe gevolgen voor compliance, toegang tot financiële diensten en reputatie. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het UBO-register en wat het voor jou als ondernemer betekent.
Wat is het UBO-register en voor wie geldt de registratieplicht?
Een Ultimate Beneficial Owner (UBO) is de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een organisatie. Het UBO-register is ingevoerd op basis van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de Europese anti-witwasrichtlijn. Alle in Nederland geregistreerde rechtspersonen zijn verplicht hun UBO’s in te schrijven bij de Kamer van Koophandel.
De registratieplicht geldt voor een breed scala aan organisaties, waaronder besloten vennootschappen (bv’s), naamloze vennootschappen (nv’s), stichtingen, verenigingen, coöperaties, maatschappen en commanditaire vennootschappen. Eenmanszaken en beursgenoteerde bedrijven zijn uitgezonderd van deze verplichting.
Als directeur-grootaandeelhouder (DGA) val je in vrijwel alle gevallen onder de registratieplicht. Het is dus belangrijk om tijdig te controleren of jouw organisatie correct is ingeschreven en of de gegevens nog actueel zijn.
Welke informatie moet je over een UBO registreren in het register?
Bij de registratie van een UBO moeten specifieke persoonsgegevens en gegevens over het belang worden vastgelegd. Het gaat om naam, geboortedatum, nationaliteit, woonland en de aard en omvang van het economisch belang dat de UBO heeft in de organisatie.
De drempelwaarde voor UBO-status ligt op meer dan 25% eigendom, stemrechten of feitelijke zeggenschap. Iemand die meer dan een kwart van de aandelen bezit, meer dan een kwart van de stemrechten heeft, of op een andere manier feitelijke controle uitoefent over een organisatie, kwalificeert als UBO. Het begrip ‘zeggenschap’ is bewust breed gedefinieerd om constructies waarbij formeel eigendom en werkelijke controle worden gescheiden, te ondervangen.
Als er geen natuurlijke persoon is die aan de drempelwaarde voldoet, moet het hoger management worden geregistreerd als pseudo-UBO. Dit is een vangnetbepaling om te voorkomen dat het register leeg blijft.
Wat zijn de gevolgen van niet of onjuist registreren in het UBO-register?
Wie de UBO-registratieplicht niet naleeft, riskeert zowel juridische als financiële sancties. De Kamer van Koophandel houdt toezicht op de volledigheid van registraties, terwijl de FIOD en andere handhavende instanties actief controleren op naleving van de Wwft. Niet registreren of onjuiste informatie opgeven kan worden aangemerkt als een economisch delict.
De mogelijke gevolgen zijn:
- Bestuurlijke boetes opgelegd door toezichthouders
- Strafrechtelijke vervolging bij opzettelijke overtreding
- Reputatieschade bij zakelijke partners, banken en investeerders
- Problemen bij het openen of aanhouden van bankrekeningen
- Complicaties bij due-diligencetrajecten, zoals bij een overname of financieringsaanvraag
Ook het niet tijdig doorgeven van wijzigingen in de eigendomsstructuur valt onder de registratieplicht. Veranderingen moeten zo snel mogelijk worden bijgewerkt in het register.
Hoe draagt het UBO-register bij aan het voorkomen van financiële criminaliteit?
Het UBO-register maakt eigendomsstructuren transparant en is daarmee een belangrijk instrument in de strijd tegen witwassen, belastingontduiking en terrorismefinanciering. Door inzichtelijk te maken wie er werkelijk achter een organisatie zit, wordt het moeilijker om anoniem misbruik te maken van rechtspersonen voor criminele doeleinden.
Binnen de Wwft hebben zogenoemde poortwachters, zoals accountants, notarissen en banken, de verplichting om bij het aangaan van een zakelijke relatie de identiteit van de UBO te verifiëren. Het UBO-register ondersteunt dit cliëntenonderzoek en maakt het voor poortwachters eenvoudiger om aan hun wettelijke verplichtingen te voldoen.
Voor ondernemers betekent dit dat een correcte registratie niet alleen een juridische verplichting is, maar ook bijdraagt aan een vlottere samenwerking met financiële dienstverleners. Een incomplete of onjuiste registratie kan leiden tot vertraging of weigering bij het aangaan van nieuwe zakelijke relaties.
Hoe helpt Newtone bij UBO-registratie en compliance?
Wij ondersteunen mkb-ondernemers en DGA’s bij het correct en volledig voldoen aan de UBO-registratieplicht. Onze juridisch adviseurs kennen de wet- en regelgeving rondom de Wwft en helpen je om de juiste stappen te zetten, zonder dat je zelf door complexe regelgeving hoeft te navigeren.
Wat wij voor je kunnen doen:
- Beoordeling van de eigendomsstructuur: we analyseren wie binnen jouw organisatie kwalificeert als UBO en of de huidige structuur correct is vastgelegd
- Registratie bij de Kamer van Koophandel: we begeleiden het registratieproces van begin tot eind
- Doorlopend advies bij wijzigingen: bij veranderingen in aandeelhouderschap of zeggenschap zorgen we dat het register tijdig wordt bijgewerkt
- Juridisch advies bij bredere compliancevraagstukken: van arbeidsrechtelijke kwesties tot contractueel advies, onze juridisch adviseurs denken mee over alle rechtsvragen die bij het ondernemen komen kijken
Wil je zeker weten dat jouw UBO-registratie klopt en dat je voldoet aan alle complianceverplichtingen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw registratie.
Gerelateerde artikelen
Ook interessant
Gerelateerde Berichten
Blijf op de hoogte dankzij de inzichten van onze specialisten. Lees nieuws en blogs over ‘dienst’ die nieuwe invalshoeken bieden op actuele onderwerpen.
