Spring naar content

Wanneer moet je wijzigingen doorgeven aan het UBO-register?

Minimalistische bureauopstelling met openliggend registratiedocument, analoog klokje en pen op ivoor en leisteen ondergrond.

Wijzigingen in het UBO-register moet je zo snel mogelijk doorgeven, en uiterlijk binnen één week nadat de wijziging heeft plaatsgevonden. Het UBO-register legt vast wie de uiteindelijke eigenaren of zeggenschapshouders van een onderneming zijn. Verandert er iets in die situatie, dan ben je wettelijk verplicht dit bij te werken. Hieronder lees je wanneer dat precies geldt, hoe je het regelt en wat de risico’s zijn als je het vergeet.

Wat is het UBO-register en voor wie geldt de meldingsplicht?

Het UBO-register is een openbaar register bij de Kamer van Koophandel waarin de Ultimate Beneficial Owners van Nederlandse organisaties staan geregistreerd. Een UBO is de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van, of zeggenschap heeft over, een juridische entiteit. Denk aan iemand met meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of eigendomsbelangen.

De meldingsplicht vloeit voort uit de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de Europese anti-witwasrichtlijn. Het doel is transparantie: overheden en financiële instellingen moeten kunnen achterhalen wie er achter een onderneming zit.

De registratieplicht geldt voor onder andere:

  • Besloten vennootschappen (bv’s)
  • Naamloze vennootschappen (nv’s)
  • Stichtingen en verenigingen
  • Personenvennootschappen zoals maatschappen, vof’s en cv’s
  • Coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen

Eenmanszaken en beursgenoteerde vennootschappen zijn uitgezonderd van de registratieplicht.

Welke situaties verplichten je om een wijziging door te geven aan het UBO-register?

Je bent verplicht een wijziging door te geven zodra er iets verandert in de gegevens van een bestaande UBO, of wanneer er een nieuwe UBO bijkomt of een UBO wegvalt. Dit zijn de meest voorkomende situaties die een meldingsplicht triggeren:

  • Wijziging in aandelenpercentage, bijvoorbeeld door aandelenoverdracht of uitgifte van nieuwe aandelen
  • Nieuwe UBO als gevolg van een aandelentransactie of herstructurering
  • Overlijden van een UBO, waardoor de registratie moet worden aangepast
  • Naamswijziging van een UBO, bijvoorbeeld na een huwelijk
  • Adreswijziging van een UBO
  • Wijziging in zeggenschap, zoals een aanpassing in stemrechten of bestuurlijke bevoegdheden
  • Verandering in de eigendomsstructuur van de onderneming, zoals een fusie of splitsing

Ook als de aard van het belang verandert, bijvoorbeeld van directe naar indirecte zeggenschap, moet dit worden doorgegeven.

Binnen welke termijn moet je een wijziging in het UBO-register doorgeven?

De wettelijke termijn is één week na het moment waarop de wijziging heeft plaatsgevonden. Dit is een strikte termijn. Je hoeft niet te wachten op een notariële akte of andere formele bevestiging: zodra de feitelijke situatie verandert, begint de termijn te lopen.

In de praktijk vergeten ondernemers dit regelmatig, omdat een aandelenoverdracht of structuurwijziging al veel aandacht vraagt. Toch is het verstandig om UBO-registratie standaard op te nemen in je checklist bij elke juridische of eigendomswijziging binnen de onderneming.

Een praktisch aandachtspunt: zorg dat je weet wie binnen jouw organisatie verantwoordelijk is voor het bijhouden van de KvK-registraties. Dat voorkomt dat een wijziging tussen wal en schip valt.

Hoe geef je een wijziging door aan het UBO-register?

Een wijziging doorgeven gaat via het online portaal van de Kamer van Koophandel. Alleen een bevoegde persoon, zoals een bestuurder of gemachtigde, mag de melding doen. Het proces verloopt als volgt:

  1. Log in op het KvK-portaal via MijnKvK met DigiD of eHerkenning
  2. Ga naar de UBO-opgave van jouw organisatie
  3. Voer de gewijzigde gegevens in of voeg een nieuwe UBO toe
  4. Upload eventuele ondersteunende documenten, zoals een aandeelhoudersregister of notariële akte
  5. Bevestig de melding digitaal

Na verwerking ontvang je een bevestiging van de KvK. Bewaar deze goed als bewijs dat je de melding tijdig hebt gedaan.

Wat zijn de gevolgen als je vergeet een wijziging door te geven aan het UBO-register?

Het niet of te laat doorgeven van een wijziging is een economisch delict. De gevolgen kunnen aanzienlijk zijn. De Kamer van Koophandel en toezichthoudende instanties zoals de Financial Intelligence Unit (FIU) en De Nederlandsche Bank houden toezicht op de naleving van de Wwft.

Mogelijke gevolgen bij niet-naleving zijn:

  • Bestuurlijke boetes opgelegd door toezichthouders
  • Strafrechtelijke vervolging in ernstige gevallen
  • Reputatieschade bij zakenpartners, banken en investeerders
  • Problemen bij het openen of aanhouden van bankrekeningen, omdat banken UBO-informatie verifiëren

Banken en andere financiële instellingen zijn zelf ook verplicht om UBO-informatie te controleren. Een verouderde registratie kan dus praktische gevolgen hebben voor je dagelijkse bedrijfsvoering.

Hoe helpt Newtone bij het bijhouden van je UBO-registratie?

UBO-verplichtingen zijn onderdeel van een breder geheel van juridische en administratieve verantwoordelijkheden waar je als ondernemer mee te maken hebt. Wij helpen mkb-ondernemers om dit overzichtelijk en up-to-date te houden, zodat je je kunt richten op ondernemen.

Wat wij voor je kunnen doen:

  • Proactief signaleren van situaties die een UBO-wijziging vereisen, zoals bij aandelentransacties, herstructureringen of bedrijfsopvolging
  • Begeleiden van het meldingsproces bij de Kamer van Koophandel, inclusief het verzamelen van de juiste documenten
  • Integreren van UBO-beheer in bredere juridische en fiscale advisering, zodat niets over het hoofd wordt gezien
  • Adviseren bij complexe eigendomsstructuren, waarbij meerdere entiteiten of internationale aandeelhouders betrokken zijn

Wil je zeker weten dat jouw UBO-registratie klopt en blijft kloppen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek met een van onze juridisch adviseurs.

Gerelateerde artikelen