Wat is Audit Excellence? En waarom vormt het de basis voor een organisatie die écht in control is?

Voor veel organisaties voelt de jaarlijkse audit als een terugkerend project. In de maanden voorafgaand aan de controle worden dossiers samengesteld, ontbrekende documentatie verzameld en vragen van de accountant beantwoord. Finance, control en de business maken overuren om alle benodigde informatie beschikbaar te krijgen.

Hoewel deze situatie voor veel organisaties herkenbaar is, ligt de werkelijke uitdaging vaak niet bij de audit zelf. De audit maakt zichtbaar hoe goed een organisatie haar processen, risico’s en financiële informatie beheerst. Wanneer de basis sterk is, verloopt een audit doorgaans efficiënt en voorspelbaar. Wanneer die basis minder stevig is, worden juist tijdens de controle knelpunten zichtbaar die gedurende het jaar onder de radar zijn gebleven. Daarmee is de audit geen op zichzelf staand project, maar een spiegel van de organisatie. Juist vanuit die gedachte groeit de aandacht voor Audit Excellence.

Toenemende complexiteit vraagt om een sterkere basis

Organisaties groeien, professionaliseren en worden steeds afhankelijker van betrouwbare data en informatie. Tegelijkertijd nemen wet- en regelgeving, rapportagevereisten en de verwachtingen van stakeholders toe. Waar processen vroeger nog grotendeels op ervaring en kennis van individuele medewerkers konden draaien, vraagt een professionele organisatie om meer structuur en borging. Rollen en verantwoordelijkheden moeten duidelijk zijn, processen reproduceerbaar en risico’s beheerst. In de praktijk blijkt dat juist hier vaak uitdagingen ontstaan.

Processen zijn in de loop der jaren gegroeid maar niet altijd mee-geprofessionaliseerd. Documentatie is versnipperd beschikbaar. Belangrijke kennis zit bij enkele sleutelpersonen. Controles worden uitgevoerd, maar niet altijd aantoonbaar vastgelegd. Hierdoor ontstaat afhankelijkheid van mensen in plaats van van processen. Zolang alles goed gaat, lijkt dit vaak geen probleem. Maar zodra een organisatie groeit, medewerkers vertrekken, wetgeving verandert of de accountant aanvullende eisen stelt, worden deze kwetsbaarheden zichtbaar.

Audit Excellence gaat over meer dan een efficiënte controle

Audit Excellence wordt regelmatig geassocieerd met het voorbereiden van de accountantscontrole. Daarmee wordt echter slechts een klein deel van de waarde geraakt. De essentie van Audit Excellence is het structureel versterken van processen, interne beheersing en financiële betrouwbaarheid, zodat een organisatie aantoonbaar in control is en blijft. De audit vormt daarbij niet het doel, maar bevestigt dat de basis op orde is.

Een organisatie die uitblinkt in Audit Excellence beschikt over:

• duidelijk vastgelegde processen;
• passende interne beheersingsmaatregelen;
• heldere verantwoordelijkheden;
• betrouwbare en reproduceerbare informatie;
• goed gedocumenteerde dossiers;
• geborgde kennis en werkwijzen.

Daardoor ontstaat rust binnen de organisatie. Niet alleen tijdens de audit, maar gedurende het hele jaar.

Wat zien we in de praktijk?

Hoewel iedere organisatie anders is, komen veel uitdagingen opvallend vaak terug. Een veelvoorkomend vraagstuk is afhankelijkheid van individuele medewerkers. Belangrijke werkzaamheden, controles of rapportages zijn bekend bij één of enkele personen, maar niet structureel vastgelegd. Hierdoor ontstaat risico wanneer medewerkers afwezig zijn of de organisatie verlaten.

Daarnaast zien we regelmatig dat processen wel worden uitgevoerd, maar niet volledig zijn beschreven of gedocumenteerd. Hierdoor is niet altijd duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en welke controles daadwerkelijk plaatsvinden. Ook auditdossiers vormen vaak een aandachtspunt. Informatie is wel aanwezig, maar verspreid over verschillende systemen, bestanden en afdelingen. Hierdoor kost het verzamelen van onderbouwingen veel tijd en ontstaat onnodig meerwerk tijdens de controle.

Ten slotte zien we dat organisaties vaak reactief bezig zijn met beheersing. Verbeteringen worden doorgevoerd naar aanleiding van auditbevindingen, terwijl de onderliggende oorzaken niet altijd structureel worden aangepakt. Juist deze situaties maken zichtbaar waar Audit Excellence waarde toevoegt.

Hoe start een organisatie met Audit Excellence?

Audit Excellence begint niet met oplossingen, maar met inzicht. Om gericht te kunnen verbeteren, is eerst inzicht nodig in de huidige situatie. Hoe volwassen zijn processen? Welke beheersmaatregelen zijn ingericht? Hoe is kennis geborgd? En sluiten de huidige werkwijzen nog aan bij de omvang en complexiteit van de organisatie?

Een Audit Excellence Quick Scan biedt hierin vaak een goed vertrekpunt. Door processen, interne beheersing, documentatie en dossiervorming integraal te beoordelen, ontstaat een objectief beeld van sterke punten en verbeterkansen. Vanuit dat inzicht kan vervolgens gericht worden gewerkt aan:

• het versterken van AO/IC;
• het standaardiseren van processen;
• het verbeteren van dossiervorming;
• het vastleggen van verantwoordelijkheden;
• het borgen van kennis en werkwijzen;
• het verhogen van de kwaliteit van managementinformatie.

Hierdoor ontstaat niet alleen een betere auditvoorbereiding, maar vooral een organisatie die beter bestuurbaar wordt.

De echte opbrengst zit buiten de audit

Veel organisaties verwachten dat Audit Excellence leidt tot een soepelere accountantscontrole. Dat klopt. Maar de grootste opbrengst zit vaak ergens anders. Wanneer processen aantoonbaar in control zijn en informatie betrouwbaar is, ontstaat ruimte voor betere besluitvorming. Management beschikt sneller over de juiste stuurinformatie. Risico’s worden eerder gesignaleerd. Verantwoordelijkheden zijn helder. Verbeteringen kunnen structureel worden doorgevoerd in plaats van incidenteel opgelost.

Daarnaast groeit het kennisniveau binnen de organisatie. Door standaardisatie, vastlegging en kennisoverdracht wordt de organisatie minder afhankelijk van individuen en beter voorbereid op toekomstige ontwikkelingen. Audit Excellence versterkt daarmee niet alleen de audit, maar het functioneren van de gehele organisatie.

Audit Excellence gaat niet over het succesvol doorlopen van een accountantscontrole. Het gaat over het bouwen van een organisatie die aantoonbaar in control is.
Een organisatie waarin processen beheerst zijn, verantwoordelijkheden duidelijk zijn en betrouwbare informatie de basis vormt voor besluitvorming. Een organisatie die voorbereid is op groei, verandering en toenemende complexiteit. De audit wordt dan geen jaarlijks project meer. Maar de logische bevestiging dat de basis op orde is.

Audit Excellence is daarmee geen einddoel. Het is het fundament voor duurzame beheersing, bestuurbaarheid en prestaties.