Wat is de juridische basis van het UBO-register?
Het UBO-register is een wettelijk verplicht register waarin de uiteindelijke eigenaren en zeggenschapshouders van ondernemingen worden vastgelegd. De juridische basis ligt in Europese anti-witwasrichtlijnen, vertaald naar Nederlandse wetgeving via de Wwft en de Handelsregisterwet. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over registratieplicht, gegevensvereisten, sancties en privacy.
Wat is het UBO-register en wat is de juridische basis ervan?
Het UBO-register is een openbaar register bij de Kamer van Koophandel waarin de Ultimate Beneficial Owners van juridische entiteiten worden geregistreerd. Een UBO is de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een onderneming. De verplichting vloeit voort uit Europese regelgeving en is in Nederland wettelijk verankerd.
De oorsprong ligt bij de Europese anti-witwasrichtlijnen, met name de vierde (AMLD4) en vijfde (AMLD5) richtlijn. Nederland heeft deze richtlijnen geïmplementeerd via de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en een aanpassing van de Handelsregisterwet. Het register is operationeel sinds september 2020.
Het doel is transparantie: overheden en toezichthouders moeten kunnen achterhalen wie er werkelijk achter een onderneming schuilgaat. Zo wordt het moeilijker om bedrijfsstructuren te misbruiken voor witwassen, belastingontduiking of andere financiële criminaliteit.
Wie valt onder de registratieplicht van het UBO-register?
De registratieplicht geldt voor de meeste in Nederland gevestigde juridische entiteiten, waaronder bv’s, nv’s, stichtingen, verenigingen, maatschappen, vennootschappen onder firma (vof) en commanditaire vennootschappen (cv). Al deze organisaties zijn verplicht hun UBO(‘s) in te schrijven bij de Kamer van Koophandel.
Er gelden uitzonderingen. Beursgenoteerde bedrijven die al voldoen aan vergelijkbare transparantieverplichtingen zijn vrijgesteld, evenals eenmanszaken, omdat daar per definitie duidelijk is wie de eigenaar is.
Om als UBO te worden aangemerkt, gelden de volgende criteria:
- De persoon houdt direct of indirect meer dan 25% van de aandelen of stemrechten
- De persoon heeft op andere wijze feitelijke zeggenschap over de organisatie
- Als niemand aan bovenstaande criteria voldoet, wordt de persoon aangemerkt als pseudo-UBO, doorgaans het statutaire bestuur of de dagelijkse leiding
Welke gegevens moeten worden geregistreerd in het UBO-register?
Bij registratie moeten de volgende persoonsgegevens van iedere UBO worden opgegeven: naam, geboortedatum, nationaliteit, land van verblijf en de aard en omvang van het economisch belang. De omvang wordt doorgaans weergegeven in een bandbreedte, zoals 25 tot 50 procent.
Niet alle gegevens zijn voor iedereen inzichtelijk. Naam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit en de aard van het belang zijn openbaar toegankelijk voor iedereen met een KvK-account. De volledige geboortedatum, het woonadres en het burgerservicenummer zijn uitsluitend beschikbaar voor bevoegde autoriteiten zoals de Belastingdienst, de Financial Intelligence Unit (FIU) en toezichthouders.
De juridische entiteit zelf draagt de verantwoordelijkheid om de gegevens actueel en juist te houden. Wijzigingen in de eigendomsstructuur moeten zo snel mogelijk worden doorgegeven aan de Kamer van Koophandel.
Wat zijn de gevolgen als je niet voldoet aan de UBO-registratieplicht?
Niet voldoen aan de registratieplicht kan leiden tot zowel bestuurlijke boetes als strafrechtelijke consequenties. De Kamer van Koophandel en de FIU houden toezicht op naleving. Bij constatering van een overtreding kan de onderneming worden aangeschreven en kan een boete worden opgelegd.
Strafrechtelijk gezien valt het opzettelijk niet of onjuist registreren onder de Wwft, wat kan leiden tot vervolging. De praktische risico’s voor ondernemers zijn groot: banken en andere Wwft-plichtige instellingen zijn verplicht UBO-informatie te controleren. Ontbrekende of onjuiste registratie kan leiden tot problemen bij het openen van bankrekeningen, het afsluiten van financieringen of het aangaan van zakelijke relaties.
Hoe verhoudt het UBO-register zich tot de privacywetgeving (AVG)?
Er bestaat een duidelijke spanning tussen de openbaarheidsverplichting van het UBO-register en de privacyrechten van betrokkenen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In november 2022 oordeelde het Hof van Justitie van de Europese Unie dat onbeperkte publieke toegang tot UBO-registers in strijd is met de AVG.
Dit arrest had directe gevolgen voor Nederland. De onbeperkte publieke toegang tot het register werd tijdelijk beperkt. Inmiddels is de toegang opnieuw geregeld: iedereen met een gelegitimeerd belang kan gegevens inzien via een KvK-account, maar brede, anonieme raadpleging is niet meer mogelijk.
Bevoegde autoriteiten, zoals opsporingsdiensten en financiële toezichthouders, hebben nog steeds volledige toegang. UBO’s die kunnen aantonen dat registratie hen blootstelt aan een onevenredig risico, zoals bedreiging of ontvoering, kunnen in bepaalde gevallen afscherming van gegevens aanvragen.
Hoe helpt Newtone bij UBO-registratie en compliance?
Wij ondersteunen mkb-ondernemers en directeur-grootaandeelhouders bij het correct vaststellen en registreren van hun UBO’s. Complexe eigendomsstructuren, holdingmaatschappijen of internationale vertakkingen maken het bepalen van de juiste UBO(‘s) niet altijd eenvoudig. Onze juridische en fiscale adviseurs zorgen ervoor dat de registratie klopt en dat je doorlopend compliant blijft.
Concreet bieden wij:
- Beoordeling van aandeelhoudersstructuren om te bepalen wie als UBO kwalificeert
- Begeleiding bij registratie bij de Kamer van Koophandel, inclusief het aanleveren van de juiste documentatie
- Monitoring van wijzigingen in eigendom of zeggenschap en tijdige aanpassing van de registratie
- Multidisciplinair advies op het snijvlak van fiscaal recht, juridisch advies en compliance
Heb je vragen over jouw UBO-registratie of twijfel je of jouw gegevens nog actueel zijn? Neem contact met ons op en we kijken het samen met je door.
Gerelateerde artikelen
Ook interessant
Gerelateerde Berichten
Blijf op de hoogte dankzij de inzichten van onze specialisten. Lees nieuws en blogs over ‘dienst’ die nieuwe invalshoeken bieden op actuele onderwerpen.
