Een samenstellingsverklaring is een verklaring die een accountant afgeeft nadat hij of zij de jaarrekening van een onderneming heeft samengesteld op basis van de aangeleverde financiële gegevens. De accountant controleert de cijfers niet inhoudelijk, maar zorgt ervoor dat de jaarrekening voldoet aan de geldende verslaggevingsregels. Voor veel MKB-ondernemers is deze verklaring een verplicht onderdeel van het jaarlijkse boekhoudproces.

Zonder de juiste verklaring riskeert u problemen bij financiering en juridische procedures

Banken, investeerders en andere financiers vragen bij een kredietaanvraag of bedrijfsovername vrijwel altijd om een accountantsverklaring bij de jaarrekening. Ontbreekt die verklaring, of is de verkeerde variant aangevraagd, dan loopt u het risico dat uw aanvraag wordt afgewezen of vertraagd. Een samenstellingsverklaring geeft externe partijen het vertrouwen dat de jaarrekening op een professionele en gestructureerde manier is opgesteld. Zorg er daarom voor dat u tijdig contact opneemt met een accountancy- en adviesbureau, zodat uw jaarstukken op orde zijn voordat u ze nodig hebt.

Een verkeerd type verklaring aanvragen kost u tijd en geld

Er bestaan drie soorten accountantsverklaringen: de samenstellingsverklaring, de beoordelingsverklaring en de controleverklaring. Veel ondernemers weten niet welke variant van toepassing is op hun situatie en vragen standaard de meest uitgebreide versie aan. Dat is niet alleen duurder, maar ook onnodig. De keuze voor de juiste verklaring hangt af van de omvang van uw onderneming en van wat uw bank, financier of andere belanghebbenden van u vragen. Laat u hierover adviseren voordat u een opdracht verstrekt aan een accountant.

Wat is een samenstellingsverklaring?

Een samenstellingsverklaring is een verklaring die een registeraccountant of accountant-administratieconsulent afgeeft bij een samengestelde jaarrekening. De accountant stelt de jaarrekening op aan de hand van de door de ondernemer aangeleverde gegevens en verklaart dat dit is gedaan volgens de geldende wet- en regelgeving. Er vindt geen inhoudelijke controle of beoordeling van de cijfers plaats.

De verklaring geeft externe partijen zekerheid over de manier waarop de jaarrekening tot stand is gekomen, niet over de juistheid van de onderliggende cijfers. Dat onderscheid is belangrijk: de ondernemer blijft zelf verantwoordelijk voor de volledigheid en juistheid van de aangeleverde informatie. De accountant vertrouwt op die informatie en verwerkt deze tot een overzichtelijke en wettelijk conforme jaarrekening.

Voor veel MKB-ondernemingen, met name de kleinere bedrijven die niet verplicht zijn tot een wettelijke controle, is de samenstellingsverklaring de meest gangbare vorm van accountantsondersteuning bij de jaarrekening.

Wanneer bent u verplicht een samenstellingsverklaring aan te vragen?

Er is geen wettelijke verplichting om een samenstellingsverklaring aan te vragen. Wel bent u als ondernemer verplicht om jaarlijks een jaarrekening op te stellen en te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Het inschakelen van een accountant voor de samenstelling van die jaarrekening is een keuze, maar in de praktijk vrijwel altijd verstandig en soms door externe partijen vereist.

In de volgende situaties wordt een samenstellingsverklaring in de praktijk vaak gevraagd of verwacht:

Bij een aanvraag voor een banklening of kredietfaciliteit
Bij een bedrijfsoverdracht of overname
Bij aandeelhouderswijzigingen of toetreding van investeerders
Wanneer uw financier of zakenpartner om een accountantsverklaring vraagt
Als u als DGA uw persoonlijke vermogenssituatie wilt onderbouwen

Bedrijven die boven bepaalde wettelijke drempelwaarden uitkomen op het gebied van omzet, balanstotaal of aantal medewerkers, zijn verplicht hun jaarrekening te laten controleren door een registeraccountant. In dat geval is een samenstellingsverklaring niet voldoende en is een controleverklaring vereist.

Wat is het verschil tussen een samenstellingsverklaring, beoordelingsverklaring en controleverklaring?

Het belangrijkste onderscheid zit in de mate van zekerheid die de accountant geeft. Een samenstellingsverklaring biedt geen zekerheid over de juistheid van de cijfers. Een beoordelingsverklaring biedt beperkte zekerheid na een globale analyse. Een controleverklaring biedt de hoogste mate van zekerheid na een uitgebreide, wettelijk geregelde controle.

Concreet ziet het verschil er als volgt uit:

Samenstellingsverklaring: De accountant stelt de jaarrekening samen op basis van aangeleverde gegevens. Geen inhoudelijke controle. Geschikt voor kleinere ondernemingen die geen wettelijke controleplicht hebben.
Beoordelingsverklaring: De accountant voert analytische werkzaamheden uit en stelt gerichte vragen. Beperkte zekerheid. Wordt soms gevraagd door financiers die meer zekerheid willen dan een samenstellingsverklaring biedt.
Controleverklaring: De accountant voert een uitgebreide wettelijke controle uit. Hoge mate van zekerheid. Verplicht voor middelgrote en grote ondernemingen boven de wettelijke drempelwaarden.

Voor de meeste MKB-ondernemers is de samenstellingsverklaring de meest passende en kostenefficiënte optie, tenzij een bank of andere partij expliciet om een hogere mate van zekerheid vraagt.

Hoe vraagt u een samenstellingsverklaring aan bij een accountant?

U vraagt een samenstellingsverklaring aan door een opdracht te verstrekken aan een bevoegde accountant, zoals een registeraccountant (RA) of accountant-administratieconsulent (AA). Vervolgens levert u de benodigde financiële gegevens aan, waarna de accountant de jaarrekening samenstelt en de verklaring afgeeft.

Het proces verloopt doorgaans in de volgende stappen:

Selecteer een bevoegd accountantskantoor dat gemachtigd is samenstellingsverklaringen af te geven. Niet elk administratiekantoor heeft deze bevoegdheid.
Verstrek een opdrachtbevestiging waarin de afspraken over de werkzaamheden en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd.
Lever uw financiële administratie aan, inclusief bankafschriften, inkoopfacturen, verkoopfacturen en eventuele loonadministratie.
De accountant stelt de jaarrekening samen op basis van uw gegevens en de geldende verslaggevingsregels.
U beoordeelt en accordeert de jaarrekening als directeur of eigenaar van de onderneming.
De accountant geeft de samenstellingsverklaring af en de jaarrekening wordt gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel.

Houd er rekening mee dat de kwaliteit van uw administratie direct invloed heeft op de doorlooptijd en de kosten. Hoe vollediger en overzichtelijker uw gegevens zijn aangeleverd, hoe soepeler het proces verloopt.

Wat zijn de kosten van een samenstellingsverklaring?

De kosten van een samenstellingsverklaring variëren sterk en hangen af van de complexiteit van uw onderneming, de kwaliteit van uw administratie en het uurtarief van het accountantskantoor. Voor een eenvoudige eenmanszaak of kleine BV liggen de kosten doorgaans lager dan voor een onderneming met meerdere entiteiten of internationale activiteiten.

Factoren die de prijs beïnvloeden zijn onder andere:

De omvang en complexiteit van uw financiële administratie
Het aantal transacties en de staat van de boekhouding
De aanwezigheid van een holdingstructuur of meerdere rechtspersonen
De mate waarin de administratie al digitaal en gestructureerd is aangeleverd
Het uurtarief en de specialisatiegraad van het accountantskantoor

Vraag altijd vooraf om een heldere offerte, zodat u weet waar u aan toe bent. Een goed accountantskantoor is transparant over de verwachte tijdsbesteding en de bijbehorende kosten.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het aanvragen van een samenstellingsverklaring?

De meest voorkomende fouten zijn: te laat beginnen met de aanvraag, een onvolledige administratie aanleveren, de verkeerde soort verklaring aanvragen en werken met een kantoor dat niet bevoegd is om samenstellingsverklaringen af te geven.

Andere fouten die in de praktijk regelmatig voorkomen:

Onvolledige of ongeordende administratie aanleveren. Dit verhoogt de kosten en vertraagt het proces aanzienlijk.
Wachten tot het laatste moment. Accountantskantoren hebben in bepaalde periodes van het jaar een hoge werkdruk. Wie te laat aanvraagt, riskeert vertraging bij de deponering.
Ervan uitgaan dat de accountant de jaarrekening ook controleert. Bij een samenstellingsopdracht vindt geen inhoudelijke controle plaats. Onjuiste gegevens aanleveren is uw eigen verantwoordelijkheid.
Een administratiekantoor inschakelen zonder NBA-lidmaatschap. Alleen accountants die lid zijn van de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) mogen officieel een samenstellingsverklaring afgeven.

Door deze valkuilen te vermijden en tijdig contact op te nemen met een bevoegd accountant, verloopt het proces soepeler en voorkomt u onnodige kosten of vertragingen.

Hoe helpt Newtone u bij uw samenstellingsverklaring?

Newtone is een advies- en accountantskantoor dat het volledige proces rondom uw jaarrekening en samenstellingsverklaring voor u verzorgt. Van het ordenen van uw administratie tot het deponeren van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel: u hoeft het niet alleen te doen. Wat Newtone daarbij onderscheidt:

Bevoegde registeraccountants en AA-accountants die officieel samenstellingsverklaringen mogen afgeven
Digitale boekhoudoplossingen die uw administratie overzichtelijk en actueel houden
Proactief advies: niet alleen de verklaring, maar ook fiscale en financiële aandachtspunten die voortvloeien uit uw jaarrekening
Multidisciplinaire ondersteuning, zodat u ook voor belasting-, juridische of HR-vraagstukken bij één organisatie terechtkunt
Persoonlijk contact met een vaste adviseur die uw onderneming kent

Wilt u weten wat Newtone voor uw onderneming kan betekenen? Neem contact met ons op en wij bespreken graag hoe wij u het beste kunnen ondersteunen bij uw jaarrekening en samenstellingsverklaring.

Wat is een samenstellingsverklaring en wanneer vraag je die aan?