Spring naar content

Wat is het UBO-register?

Transparant document met organigram van eigendomslagen op minimalistisch wit bureau, met vergrootglas ernaast.

Het UBO-register is een openbaar register waarin de uiteindelijke eigenaren en zeggenschaphebbenden van ondernemingen worden vastgelegd. Het is verplicht voor de meeste rechtspersonen in Nederland en vloeit voort uit Europese wetgeving om financiële criminaliteit tegen te gaan. In dit artikel lees je wie als UBO kwalificeert, welke organisaties moeten registreren, welke gegevens worden bijgehouden en wat de risico’s zijn bij niet-naleving.

Wat is het UBO-register en waarom bestaat het?

Het UBO-register is een onderdeel van het Nederlandse Handelsregister en bevat informatie over de uiteindelijke eigenaren en zeggenschaphebbenden van ondernemingen en andere juridische entiteiten. Het register is in 2020 ingevoerd ter uitvoering van de Europese anti-witwasrichtlijn (AMLD).

Het doel is helder: overheden en toezichthouders willen weten wie er werkelijk achter een onderneming zit. Zo wordt het moeilijker om bedrijfsstructuren te misbruiken voor witwassen, belastingontduiking of de financiering van terrorisme. Door de transparantie over eigendomsverhoudingen te vergroten, kunnen verdachte constructies sneller worden gesignaleerd.

De Kamer van Koophandel beheert het register en is verantwoordelijk voor de registratie en raadpleging van de gegevens.

Wie is een UBO en hoe stel je dat vast?

Een UBO, ofwel Ultimate Beneficial Owner, is de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een organisatie. In de praktijk gaat het om iemand die meer dan 25% van de aandelen houdt, meer dan 25% van de stemrechten bezit of op een andere manier feitelijke zeggenschap uitoefent over de organisatie.

Bij een eenvoudige structuur is de UBO snel vastgesteld. Bij holdingconstructies of meerdere aandeelhouders vraagt het meer analyse. Je kijkt dan door de lagen van de structuur heen naar de persoon die uiteindelijk de touwtjes in handen heeft.

Wanneer geen enkele natuurlijke persoon aan de drempel van 25% voldoet, wordt de zogenoemde pseudo-UBO geregistreerd. Dit is doorgaans de hoogste leidinggevende binnen de organisatie, zoals de directeur of bestuurder. De pseudo-UBO is dus geen eigenaar in de klassieke zin, maar een vangnetcategorie om altijd een verantwoordelijke persoon te kunnen registreren.

Welke organisaties zijn verplicht een UBO te registreren?

De registratieplicht geldt voor een brede groep juridische entiteiten in Nederland. Denk aan bv’s, nv’s, stichtingen, verenigingen, maatschappen, commanditaire vennootschappen (cv’s) en overige rechtspersonen met zetel in Nederland.

Er zijn wel uitzonderingen. Beursgenoteerde ondernemingen hoeven geen UBO te registreren, omdat zij al voldoen aan vergelijkbare transparantievereisten via financiële toezichthouders. Ook eenmanszaken zijn vrijgesteld, omdat bij een eenmanszaak de eigenaar per definitie al bekend is.

Voor mkb-ondernemers betekent dit in de praktijk dat vrijwel elke bv of andere rechtspersoon die zij besturen of bezitten, onder de registratieplicht valt. De Kamer van Koophandel fungeert als beheerder en loket voor de registratie.

Welke gegevens worden geregistreerd en wie kan ze inzien?

Van elke UBO worden de volgende gegevens vastgelegd: naam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonstaat en de aard en omvang van het belang (bijvoorbeeld het percentage aandelen of stemrechten). Een deel van deze gegevens is openbaar raadpleegbaar voor iedereen.

Afgeschermde gegevens, zoals de volledige geboortedatum en het woonadres, zijn niet zichtbaar voor het brede publiek. Die zijn uitsluitend toegankelijk voor bevoegde autoriteiten zoals de Belastingdienst, de FIOD en de Financial Intelligence Unit, en voor meldingsplichtige instellingen zoals banken en notarissen.

Het onderscheid tussen openbare en afgeschermde gegevens biedt enige privacybescherming, maar de kerngegevens van een UBO zijn dus wel degelijk voor iedereen opvraagbaar via het Handelsregister.

Wat zijn de gevolgen als je de UBO-registratie niet of onjuist doet?

Wie verzuimt te registreren of onjuiste informatie doorgeeft, loopt serieuze risico’s. Bestuurlijke boetes kunnen worden opgelegd door de toezichthouder en in ernstige gevallen zijn ook strafrechtelijke sancties mogelijk. Niet-naleving wordt beschouwd als een economisch delict.

Naast juridische gevolgen zijn er ook praktische problemen. Banken en notarissen zijn wettelijk verplicht om UBO-informatie op te vragen bij zakelijke relaties. Als die informatie niet klopt of ontbreekt, kan dat leiden tot vertraging bij het openen van een bankrekening, het passeren van een notariële akte of het afsluiten van financiering.

Reputatieschade is een bijkomend risico. Zakelijke partners en opdrachtgevers kunnen vraagtekens zetten bij een onderneming waarvan de eigendomsstructuur niet transparant is vastgelegd.

Hoe helpt Newtone bij UBO-registratie en compliance?

UBO-registratie lijkt eenvoudig, maar in de praktijk roept het bij veel mkb-ondernemers en dga’s vragen op, zeker wanneer er sprake is van een holding, meerdere aandeelhouders of een complexere bedrijfsstructuur. Wij helpen je om dit goed te regelen.

  • Identificatie van UBO’s: we analyseren jouw bedrijfsstructuur en stellen vast wie er als UBO kwalificeert, inclusief de beoordeling van pseudo-UBO-situaties.
  • Correcte en tijdige registratie: we zorgen dat de juiste gegevens volledig en op tijd worden aangemeld bij de Kamer van Koophandel.
  • Bewaking van wijzigingen: bij structuurwijzigingen, aandelentransacties of bestuurswijzigingen zorgen we dat de UBO-registratie actueel blijft.
  • Juridisch advies: onze juridisch adviseurs denken mee over de bredere juridische en fiscale implicaties van jouw eigendomsstructuur.

Wil je zeker weten dat jouw UBO-registratie klopt en volledig is? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Gerelateerde artikelen