Spring naar content

Wat is het verschil tussen het UBO-register in Nederland en andere EU-landen?

Messing kompas tussen twee open registers met Europese motieven op een bureau, symboliseert grensoverschrijdende samenwerking.

Het UBO-register is een Europees verplicht register waarin de uiteindelijk begunstigden van rechtspersonen en andere entiteiten worden vastgelegd. Hoewel alle EU-lidstaten dit register moeten bijhouden op basis van dezelfde Europese richtlijn, verschilt de uitvoering per land aanzienlijk. De toegankelijkheid, de handhaving en de praktische invulling lopen uiteen. Dit artikel beantwoordt de belangrijkste vragen voor ondernemers die met deze registratieplicht te maken hebben.

Wat is het UBO-register en waarom bestaat het?

Het UBO-register is een openbaar register waarin de Ultimate Beneficial Owner van een organisatie wordt vastgelegd: de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een rechtspersoon. Het register is bedoeld om financiële criminaliteit, witwassen en belastingontduiking tegen te gaan door de transparantie te vergroten over wie er werkelijk achter een onderneming zit.

De basis voor het register ligt in de Europese Anti-Money Laundering Directive (AMLD), die alle EU-lidstaten verplicht een dergelijk register bij te houden. Nederland heeft deze richtlijn geïmplementeerd via de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de Handelsregisterwet. De registratie verloopt in Nederland via de Kamer van Koophandel (KvK).

Welke organisaties zijn verplicht zich in te schrijven in het Nederlandse UBO-register?

In Nederland zijn de meeste rechtspersonen en personenvennootschappen verplicht een UBO te registreren. Het gaat onder meer om besloten vennootschappen (bv’s), naamloze vennootschappen (nv’s), stichtingen, verenigingen, coöperaties, maatschappen, vennootschappen onder firma (vof’s) en commanditaire vennootschappen (cv’s).

Als UBO wordt aangemerkt de natuurlijke persoon die:

  • meer dan 25% van de aandelen of stemrechten houdt, of
  • meer dan 25% van het economisch belang heeft, of
  • feitelijke zeggenschap uitoefent over de organisatie.

Wanneer geen enkele persoon aan deze criteria voldoet, moet het hoger leidinggevend personeel als pseudo-UBO worden geregistreerd. Bij de registratie worden naam, geboortedatum, nationaliteit, woonland en de aard en omvang van het belang vastgelegd. Een deel van deze gegevens is openbaar raadpleegbaar, een ander deel is alleen toegankelijk voor bevoegde autoriteiten.

Hoe verschilt de toegankelijkheid van het UBO-register per EU-land?

Na een uitspraak van het Europese Hof van Justitie in november 2022 mogen EU-lidstaten het UBO-register niet langer volledig openbaar toegankelijk maken voor iedereen. Het Hof oordeelde dat onbeperkte publieke toegang een onevenredige inbreuk vormt op de privacy van geregistreerde personen. Sindsdien is de toegankelijkheid per lidstaat anders geregeld.

Nederland heeft de toegang beperkt: het register is nog raadpleegbaar voor personen met een legitiem belang, zoals journalisten, onderzoekers en meldingsplichtige instellingen zoals banken en notarissen. Bevoegde autoriteiten zoals de Belastingdienst en de Financial Intelligence Unit (FIU) hebben altijd volledige toegang.

In andere EU-landen zijn vergelijkbare beperkingen ingevoerd, maar de uitwerking verschilt. Sommige lidstaten hanteren een striktere afscherming en verlenen toegang uitsluitend aan autoriteiten en meldingsplichtige instellingen. Andere landen zijn nog bezig met de juridische aanpassing van hun nationale wetgeving. Voor grensoverschrijdend actieve ondernemers is het daarom belangrijk om per land te controleren welke regels gelden.

Welke sancties gelden er bij niet-naleving van de UBO-registratieplicht in Nederland versus andere EU-landen?

In Nederland kan het niet of onjuist registreren van UBO-informatie leiden tot bestuursrechtelijke en strafrechtelijke sancties. De KvK kan een aanmaning sturen en bij aanhoudende niet-naleving kan het Openbaar Ministerie worden ingeschakeld. Boetes kunnen oplopen tot tienduizenden euro’s, afhankelijk van de ernst van de overtreding.

Voor mkb-ondernemers zijn de praktische gevolgen minstens zo ingrijpend als de formele sancties:

  • Banken weigeren soms een rekening te openen of voort te zetten als de UBO-registratie ontbreekt of onvolledig is.
  • Notarissen en andere meldingsplichtige instellingen zijn verplicht de UBO-status te controleren voordat zij diensten verlenen.
  • Bij aanbestedingen of zakelijke samenwerkingen kan een incomplete registratie problemen opleveren.

In andere EU-landen lopen de sancties uiteen van waarschuwingen en bestuurlijke boetes tot strafrechtelijke vervolging in ernstige gevallen. De handhavingsintensiteit verschilt per land, maar de trend is dat toezichthouders steeds actiever controleren op naleving.

Hoe helpt Newtone ondernemers bij UBO-registratie en compliance?

UBO-registratie lijkt eenvoudig, maar in de praktijk roept het bij veel ondernemers vragen op. Wie kwalificeert precies als UBO binnen een complexe aandeelhoudersstructuur? Wat moet je doen als er geen persoon boven de 25%-grens uitkomt? En hoe zit het als je ook in het buitenland actief bent?

Wij helpen ondernemers en dga’s concreet verder op de volgende punten:

  • Het bepalen wie binnen jouw structuur als UBO kwalificeert, ook bij meerdere lagen van eigendom.
  • Het correct en volledig aanleveren van de vereiste gegevens bij de KvK.
  • Het in kaart brengen van registratieverplichtingen in andere EU-landen voor grensoverschrijdend actieve bedrijven.
  • Bredere compliancebegeleiding rondom de Wwft en andere wet- en regelgeving die voor jouw onderneming relevant is.

Onze juridisch adviseurs denken mee vanuit jouw situatie als ondernemer en zorgen dat je aan alle verplichtingen voldoet, zonder dat je daar zelf in hoeft te verdwalen. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw UBO-registratie of andere juridische vraagstukken rondom jouw onderneming.

Gerelateerde artikelen