Spring naar content

Wat zijn de gevolgen van niet-inschrijving in het UBO-register?

Verzegeld officieel document met rood lint en zwaar ijzeren hangslot op wit bureau, dramatische zijverlichting.

Wie zich niet inschrijft in het UBO-register, riskeert bestuursrechtelijke sancties, strafrechtelijke aansprakelijkheid en problemen met bankrelaties of financieringsaanvragen. Voor veel mkb-ondernemers is de registratieplicht nog niet volledig duidelijk. Dit artikel beantwoordt de meest gestelde vragen: van wie er precies verplicht is, tot welke boetes er gelden en hoe je controleert of jouw opgave nog klopt.

Wat is het UBO-register en wie is verplicht zich in te schrijven?

Het UBO-register is een register bij de Kamer van Koophandel waarin de uiteindelijk belanghebbenden van een onderneming of rechtspersoon worden bijgehouden. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner: de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een organisatie. Het register is in 2020 ingevoerd als onderdeel van Europese antiwitwasregelgeving.

De verplichting geldt voor een breed scala aan rechtspersonen, waaronder besloten vennootschappen (bv’s), naamloze vennootschappen (nv’s), stichtingen, verenigingen, maatschappen en commanditaire vennootschappen. Iemand kwalificeert als UBO wanneer hij of zij meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of eigendomsbelangen houdt, of op een andere manier feitelijke zeggenschap uitoefent. Is er niemand die aan deze drempel voldoet, dan worden de bestuurders als pseudo-UBO geregistreerd.

Wat zijn de directe gevolgen van niet-inschrijving in het UBO-register?

Wie verzuimt zich in te schrijven in het UBO-register, loopt direct tegen meerdere problemen aan. De Kamer van Koophandel kan handhavend optreden, banken en andere financiële instellingen zijn wettelijk verplicht de UBO-informatie te controleren en kunnen dienstverlening weigeren of opschorten. Daarnaast is niet-inschrijving een economisch delict, wat strafrechtelijke vervolging mogelijk maakt.

In de praktijk merken ondernemers dit het eerst bij het openen van een bankrekening of het aanvragen van een zakelijk krediet. Financiële instellingen voeren in het kader van hun poortwachtersfunctie verplichte UBO-checks uit. Ontbreekt de registratie, dan kunnen zij de zakelijke relatie niet voortzetten of weigeren een nieuwe aan te gaan. Dit kan directe operationele gevolgen hebben voor de bedrijfsvoering.

Welke boetes en sancties riskeert een ondernemer bij niet-naleving?

Niet-inschrijving in het UBO-register is aangemerkt als een economisch delict. Dit betekent dat zowel bestuurlijke boetes als strafrechtelijke sancties kunnen worden opgelegd. De Kamer van Koophandel kan een bestuurlijke boete opleggen, terwijl het Openbaar Ministerie bij opzettelijke of herhaalde overtredingen strafrechtelijk kan optreden.

Bij herhaalde of bewuste niet-naleving lopen de sancties verder op. Denk aan hogere boetes, maar ook aan reputatieschade en mogelijke uitsluiting van aanbestedingsprocedures of subsidietrajecten. Het is dan ook geen kwestie die je als ondernemer op de lange baan kunt schuiven.

Hoe controleer je of jouw UBO-registratie correct en volledig is?

Een correcte UBO-registratie is niet eenmalig: bij elke relevante wijziging in de eigendomsstructuur of zeggenschap moet de registratie worden bijgewerkt. Controleer je huidige opgave aan de hand van de volgende punten:

  • Zijn alle personen met meer dan 25% aandelen, stemrechten of eigendomsbelang geregistreerd?
  • Zijn er wijzigingen geweest in de aandeelhoudersstructuur, bijvoorbeeld door verkoop, vererving of nieuwe investeringen?
  • Zijn er bestuurlijke wijzigingen doorgevoerd die gevolgen hebben voor de feitelijke zeggenschap?
  • Is de registratie ook bijgewerkt na een fusie, splitsing of herstructurering van de onderneming?
  • Zijn de persoonsgegevens van de geregistreerde UBO’s nog actueel?

Via het handelsregister van de Kamer van Koophandel kun je de huidige registratie inzien en indien nodig aanpassen. Houd er rekening mee dat wijzigingen binnen een week na het optreden ervan moeten worden doorgegeven.

Hoe helpt Newtone bij correcte naleving van het UBO-register?

UBO-compliance lijkt op het eerste gezicht eenvoudig, maar in de praktijk roept het bij veel mkb-ondernemers vragen op, zeker wanneer er sprake is van complexere eigendomsstructuren, holdingconstructies of internationale aandeelhouders. Wij helpen ondernemers om grip te krijgen op hun verplichtingen en risico’s te voorkomen.

Onze juridisch adviseurs ondersteunen je onder meer bij:

  • het in kaart brengen van de UBO’s binnen jouw ondernemingsstructuur
  • het beoordelen of de huidige registratie nog actueel en volledig is
  • het doorvoeren van correcties of aanvullingen bij de Kamer van Koophandel
  • het signaleren van wijzigingen in de bedrijfsstructuur die een herregistratie vereisen
  • het adviseren bij juridische vragen rondom eigendom, zeggenschap en compliance

Wil je zeker weten dat jouw UBO-registratie klopt en dat je voldoet aan alle wettelijke verplichtingen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek met juridisch adviseur met een van onze juridisch adviseurs.

Gerelateerde artikelen