Spring naar content

Wat zijn de privacyrisico’s van het UBO-register?

Glazen bol op wit marmer met gebarsten oppervlak, weerspiegelt vervormd menselijk silhouet in koele, minimalistische compositie.

Het UBO-register verplicht ondernemers om de uiteindelijk belanghebbenden van hun organisatie te registreren. Hoewel dit register bedoeld is om financiële criminaliteit tegen te gaan, roept de openbaarheid ervan terechte vragen op over privacy en veiligheid. In dit artikel lees je wat het register inhoudt, welke risico’s eraan verbonden zijn en hoe je jezelf als ondernemer kunt beschermen.

Wat is het UBO-register en wie staat erin vermeld?

Het UBO-register is een openbaar register waarin de Ultimate Beneficial Owners van rechtspersonen en andere juridische entiteiten worden vastgelegd. Een UBO is de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een organisatie, doorgaans met een belang van 25% of meer. De wettelijke grondslag ligt in de Europese anti-witwasrichtlijn, die Nederland heeft omgezet in nationale wetgeving.

Registratieplichtig zijn onder meer besloten en naamloze vennootschappen, stichtingen, verenigingen, maatschappen en coöperaties. Van elke UBO worden de volgende gegevens vastgelegd: naam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonland en de aard en omvang van het gehouden belang. Het register wordt beheerd door de Kamer van Koophandel.

Welke privacyrisico’s brengt het UBO-register met zich mee voor ondernemers?

Het openbare karakter van het UBO-register brengt concrete privacyrisico’s met zich mee. Persoonlijke gegevens van ondernemers zijn daardoor zichtbaar voor een breed publiek, wat kan leiden tot ongewenste situaties op het gebied van veiligheid en reputatie.

De voornaamste risico’s zijn:

  • Identiteitsfraude: combinaties van naam, geboortedatum en nationaliteit kunnen worden misbruikt door kwaadwillenden.
  • Gerichte benadering door derden: van commerciële acquisitie tot oplichtingspraktijken waarbij UBO-gegevens als startpunt dienen.
  • Reputatieschade: onjuiste of verouderde registraties kunnen een verkeerd beeld geven van eigendomsverhoudingen.
  • Veiligheidsrisico’s: ondernemers in gevoelige sectoren of met een verhoogd persoonlijk risicoprofiel lopen een groter risico op chantage, bedreiging of erger.

Met name dga’s die privé en zakelijk nauw met elkaar verweven hebben, zijn kwetsbaar voor deze risico’s.

Wie heeft toegang tot de gegevens in het UBO-register?

Bevoegde autoriteiten zoals de Financial Intelligence Unit (FIU), de Belastingdienst en andere toezichthouders hebben altijd volledige toegang tot alle UBO-gegevens. Tot november 2022 was het publieke deel van het register voor iedereen toegankelijk, maar het Europese Hof van Justitie oordeelde toen dat deze onbeperkte openbare toegang in strijd is met de Europese privacyregels.

Na dit arrest heeft Nederland de publieke toegang beperkt. Sindsdien kunnen alleen partijen met een legitiem belang bepaalde gegevens inzien, zoals journalisten en organisaties die witwassen of terrorismefinanciering bestrijden. Naam, woonland, nationaliteit en de omvang van het belang blijven echter zichtbaar voor aangewezen gebruikers. De exacte invulling van “legitiem belang” is in Nederland nog onderwerp van nadere regelgeving.

Kun je een uitzondering aanvragen op de openbaarheid van jouw UBO-gegevens?

Ja, het is mogelijk om bij de Kamer van Koophandel een afschermingsverzoek in te dienen. Hiermee kun je verzoeken dat jouw gegevens niet zichtbaar zijn voor het publieke deel van het register. Dit verzoek moet worden onderbouwd met een gegronde reden.

Erkende gronden voor afscherming zijn onder meer een onbillijk risico op fraude, ontvoering, chantage, geweld of intimidatie. Denk aan ondernemers in risicovolle sectoren of personen die aantoonbaar doelwit zijn geweest van bedreigingen. De procedure vereist een schriftelijk verzoek met onderbouwing, waarna de Kamer van Koophandel een beslissing neemt.

Belangrijk om te weten: afscherming geldt alleen voor het publieke deel. Bevoegde autoriteiten houden altijd volledige toegang tot jouw gegevens, ongeacht een toegewezen afschermingsverzoek.

Hoe kun je als ondernemer je privacyrisico’s rondom het UBO-register beperken?

Er zijn praktische stappen die je als ondernemer kunt zetten om je blootstelling aan privacyrisico’s te minimaliseren, zonder dat dit ten koste gaat van je wettelijke verplichtingen.

  • Controleer je registratie regelmatig op juistheid en volledigheid. Onjuiste gegevens kunnen zowel juridische als reputatiegevolgen hebben.
  • Overweeg een afschermingsverzoek als je een gegronde reden hebt om aan te nemen dat openbaarheid een veiligheidsrisico vormt.
  • Zorg voor een heldere bedrijfsstructuur, zodat de UBO-registratie transparant en correct kan worden ingevuld. Onduidelijke structuren leiden eerder tot fouten of discussies.
  • Raadpleeg een adviseur bij complexe aandeelhoudersstructuren, holdingconstructies of internationale vertakkingen, want in die situaties is het niet altijd eenvoudig te bepalen wie als UBO kwalificeert.

Hoe helpt Newtone bij het navigeren door de verplichtingen en risico’s van het UBO-register?

Wij ondersteunen mkb-ondernemers en dga’s bij alle vraagstukken rondom het UBO-register, van correcte registratie tot het beschermen van jouw privacy. Onze juridisch adviseurs en fiscale specialisten werken samen om jouw situatie volledig in kaart te brengen.

Wat wij voor je kunnen doen:

  • Het correct identificeren van de UBO’s binnen jouw bedrijfsstructuur, ook bij complexe holdings of internationale vertakkingen.
  • Begeleiding bij het indienen van een afschermingsverzoek bij de Kamer van Koophandel, inclusief het opstellen van een onderbouwde motivatie.
  • Proactief advies over structuuroptimalisatie, zodat jouw eigendomsverhoudingen helder en compliant zijn.
  • Juridisch advies bij arbeidsrechtelijke, contractuele of andere ondernemingsvraagstukken die samenhangen met eigendomswijzigingen of herstructureringen.
  • Periodieke controle van je registraties, zodat je altijd voldoet aan de actuele wet- en regelgeving.

Wil je weten of jouw UBO-registratie klopt en hoe je jouw privacyrisico’s kunt beperken? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek met een adviseur.

Gerelateerde artikelen