Wat zijn de verplichtingen van notarissen bij het UBO-register?

Notarissen hebben een wettelijke verplichting om bij de oprichting van rechtspersonen de gegevens van de Ultimate Beneficial Owners te verzamelen en door te geven aan het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Het UBO-register is ingevoerd als onderdeel van Europese antiwitwasregelgeving en raakt vrijwel elke mkb-ondernemer die een bv, nv of andere rechtspersoon bezit. Hieronder lees je wat dit in de praktijk betekent voor jou als ondernemer.

Wat is het UBO-register en waarom is het voor ondernemers relevant?

Het UBO-register is een verplicht openbaar register in Nederland waarin de uiteindelijk belanghebbenden van rechtspersonen worden bijgehouden. Een UBO is een natuurlijk persoon die meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of eigendomsbelangen in een onderneming houdt, of anderszins feitelijke zeggenschap uitoefent. Het register wordt beheerd door de Kamer van Koophandel.

De achtergrond ligt in de Europese antiwitwasrichtlijnen, die lidstaten verplichten om financiële transparantie te bevorderen en witwassen en terrorismefinanciering tegen te gaan. Nederland heeft deze richtlijnen verwerkt in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).

Voor mkb-ondernemers en directeur-grootaandeelhouders is het register direct relevant: als jij meer dan 25% van de aandelen in jouw bv houdt, ben jij een UBO en moet jij geregistreerd staan. Klopt de registratie niet, dan kan dat gevolgen hebben voor jou én voor de rechtspersoon zelf.

Welke rol spelen notarissen bij de UBO-registratie?

Notarissen spelen een centrale rol bij de UBO-registratie, met name bij de oprichting van rechtspersonen. Bij het passeren van een oprichtingsakte is de notaris verplicht om de UBO-gegevens te verzamelen en ervoor te zorgen dat deze worden doorgegeven aan het Handelsregister. Dit is een directe wettelijke taak die voortvloeit uit de Wwft.

Binnen de Wwft worden notarissen aangemerkt als poortwachters: partijen die een sleutelpositie innemen bij het voorkomen van financieel misbruik. Dat betekent dat zij verplicht zijn cliëntenonderzoek te doen, ongebruikelijke transacties te melden en de identiteit van UBO’s te verifiëren voordat zij een transactie voltooien.

De notaris is dus niet alleen een administratieve schakel, maar draagt actief bij aan de integriteit van het financiële systeem. Dit geldt ook bij wijzigingen in de eigendomsstructuur, zoals aandelenoverdrachten of herstructureringen, waarbij de notaris opnieuw verplicht is de UBO-informatie te controleren en bij te werken.

Welke informatie moeten notarissen verzamelen en doorgeven voor het UBO-register?

Per UBO zijn notarissen wettelijk verplicht een vaste set gegevens te registreren en door te geven aan het Handelsregister. Het gaat om persoonsgegevens én informatie over de aard van het belang.

• Naam van de UBO
• Geboortedatum
• Nationaliteit
• Woonland
• Aard van het economische belang, bijvoorbeeld aandeelhouderschap of zeggenschap
• Omvang van het belang, uitgedrukt in een percentage of categorie

Naast het doorgeven van deze gegevens geldt ook een documentatieplicht. De notaris moet de informatie verifiëren aan de hand van betrouwbare en onafhankelijke bronnen, zoals een geldig identiteitsbewijs en aandeelhoudersregisters. Deze documenten moeten worden bewaard als onderdeel van het cliëntdossier.

Wat zijn de gevolgen als een notaris zijn UBO-verplichtingen niet nakomt?

Als een notaris zijn verplichtingen rondom het UBO-register niet nakomt, kan dat leiden tot serieuze gevolgen. Het toezicht op notarissen ligt bij de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB) en de Belastingdienst. Bij overtredingen van de Wwft kan tuchtrechtelijk worden opgetreden, wat kan resulteren in waarschuwingen, schorsingen of zelfs doorhaling uit het notarisregister.

Voor de betrokken onderneming geldt dat onjuiste of ontbrekende UBO-registraties kunnen leiden tot boetes vanuit de Kamer van Koophandel of toezichthoudende instanties. Bovendien kan een incorrecte registratie problemen veroorzaken bij het openen van bankrekeningen, het aantrekken van financiering of het uitvoeren van internationale transacties, omdat banken en andere financiële instellingen zelf ook poortwachtersverplichtingen hebben.

Het is dus in het belang van zowel de notaris als de ondernemer dat de UBO-gegevens correct, volledig en actueel zijn.

Hoe helpt Newtone ondernemers bij het voldoen aan de UBO-registratieverplichtingen?

Wij ondersteunen mkb-ondernemers en dga’s bij het correct en tijdig voldoen aan de verplichtingen rondom het UBO-register. Onze juridisch adviseurs denken mee vanuit jouw situatie als ondernemer en zorgen ervoor dat je niet voor verrassingen komt te staan.

• Beoordelen wie binnen jouw structuur kwalificeert als UBO
• Begeleiden bij wijzigingen in de eigendomsstructuur, zoals aandelenoverdrachten of herstructureringen
• Samenwerken met notarissen om een soepele en correcte registratie te waarborgen
• Fiscaal en juridisch advies bij complexere structuren met meerdere rechtspersonen of grensoverschrijdende belangen
• Proactief signaleren wanneer een wijziging in jouw situatie gevolgen heeft voor de UBO-registratie

Wil je zeker weten dat jouw UBO-registratie klopt, of verwacht je binnenkort een wijziging in de aandeelhoudersstructuur? Neem dan contact met ons op en we kijken samen wat er nodig is.

Gerelateerde artikelen

• Hoe werkt het UBO-register bij een fusie of splitsing?
• Wat is het verschil tussen de Wet Loontransparantie en de EU-richtlijn loontransparantie?
• Hoe schrijf je je in bij het UBO-register?
• Wat verandert er door de Wet Loontransparantie voor werkgevers?
• Wat zijn de risico’s van schijnzelfstandigheid voor zzp’ers?