Spring naar content

Welke informatie moet je opgeven in het UBO-register?

Openliggend registratieformulier met vulpen en identiteitsdocumenten op een licht eikenhouten bureau.

In het UBO-register leg je vast wie de uiteindelijke eigenaren of zeggenschaphouders zijn van een onderneming. Je geeft onder andere naam, geboortedatum, nationaliteit, woonland en de aard van het economische belang op. Welke gegevens precies verplicht zijn, wie als UBO kwalificeert en wat de gevolgen zijn van een onjuiste registratie, lees je hieronder.

Wat is het UBO-register en voor wie geldt de registratieplicht?

Het UBO-register is een openbaar register bij de Kamer van Koophandel waarin de Ultimate Beneficial Owners van Nederlandse organisaties worden bijgehouden. Het doel is het tegengaan van witwassen en financiering van terrorisme door transparantie te creëren over wie er achter een onderneming zit.

De registratieplicht geldt voor een breed scala aan rechtspersonen en personenvennootschappen, waaronder:

  • Besloten vennootschappen (bv’s)
  • Naamloze vennootschappen (nv’s)
  • Stichtingen en verenigingen
  • Vennootschappen onder firma (vof’s) en commanditaire vennootschappen (cv’s)
  • Coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen

Eenmanszaken en beursgenoteerde ondernemingen die al aan vergelijkbare transparantievereisten voldoen, zijn uitgezonderd van de registratieplicht.

Wie wordt aangemerkt als UBO van een onderneming?

Een UBO is een natuurlijk persoon die uiteindelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een organisatie. De drempelwaarde ligt op meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of het economische belang. Iedereen die boven deze grens uitkomt, moet als UBO worden geregistreerd.

Complexe structuren met tussenliggende holdingmaatschappijen veranderen niets aan deze verplichting. Het gaat altijd om de natuurlijke persoon die uiteindelijk de touwtjes in handen heeft, ook als dat via meerdere lagen loopt.

Voldoet geen enkele natuurlijke persoon aan de drempel van 25%? Dan geldt de zogenoemde pseudo-UBO-regeling. In dat geval worden de statutaire bestuurders als UBO geregistreerd. Dit is een vangnetbepaling om te voorkomen dat het register leeg blijft bij diffuse eigendomsstructuren.

Welke gegevens moet je precies opgeven in het UBO-register?

Per UBO geef je een vaste set gegevens op. Een deel daarvan is openbaar raadpleegbaar, een ander deel blijft afgeschermd voor het grote publiek en is alleen toegankelijk voor bevoegde autoriteiten.

Openbare gegevens:

  • Volledige naam
  • Geboortemaand en geboortejaar
  • Nationaliteit
  • Woonland
  • Aard en omvang van het economische belang (in bandbreedtes: 25-50%, 50-75% of 75-100%)

Afgeschermde gegevens (alleen voor autoriteiten):

  • Volledige geboortedatum
  • Geboorteplaats en geboorteland
  • Woonadres
  • BSN of buitenlands fiscaal identificatienummer
  • Kopie van een identiteitsdocument

In uitzonderlijke situaties, bijvoorbeeld bij een verhoogd risico op fraude of bedreiging, kan een UBO een verzoek indienen om ook de openbare gegevens af te schermen.

Hoe en waar registreer je een UBO in de praktijk?

De registratie verloopt via het online portaal van de Kamer van Koophandel. Alleen een bevoegde functionaris van de organisatie, zoals een bestuurder of gemachtigde, mag de registratie uitvoeren. Je logt in met eHerkenning om de identiteit te verifiëren.

Praktisch gezien doorloop je de volgende stappen:

  1. Log in op het KVK-portaal met eHerkenning (minimaal niveau 2+)
  2. Voer de gegevens in van elke UBO afzonderlijk
  3. Upload de vereiste ondersteunende documenten, zoals een kopie van een identiteitsbewijs
  4. Bevestig de registratie digitaal

Wijzigt er iets in de eigendomsstructuur of zeggenschapsverhoudingen? Dan ben je verplicht de registratie binnen een week bij te werken. Dit geldt ook bij het vertrek of aantreden van een UBO.

Wat zijn de gevolgen als je de UBO-registratie niet of onjuist uitvoert?

Niet registreren of onjuiste informatie opgeven is een economisch delict. De handhaving ligt bij de Kamer van Koophandel en toezichthoudende instanties zoals de Belastingdienst en de FIOD. De gevolgen kunnen serieus zijn.

Mogelijke sancties zijn onder andere bestuurlijke boetes, maar bij opzettelijke overtreding kan het ook leiden tot strafrechtelijke vervolging. Daarnaast kunnen financiële instellingen weigeren diensten te verlenen als de UBO-registratie niet op orde is, wat in de praktijk problemen geeft bij het openen van bankrekeningen of het afsluiten van financieringen.

Het actueel houden van de registratie is dus niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een praktische noodzaak voor de dagelijkse bedrijfsvoering.

Hoe helpt Newtone bij de UBO-registratie en structuuranalyse?

Bij Newtone ondersteunen wij mkb-ondernemers bij het correct en volledig uitvoeren van de UBO-registratie. Dat begint bij het goed in kaart brengen van de aandeelhoudersstructuur, want juist bij complexere holdingstructuren is het niet altijd direct duidelijk wie als UBO kwalificeert.

Wat wij voor je kunnen doen:

  • Analyseren van de eigendoms- en zeggenschapsstructuur om alle UBO’s correct te identificeren
  • Verzorgen van de volledige registratie bij de Kamer van Koophandel
  • Beoordelen of de pseudo-UBO-regeling van toepassing is
  • Bewaken van toekomstige wijzigingen in de structuur en tijdig doorvoeren van updates
  • Juridisch advies bij vragen rondom aandeelhoudersovereenkomsten, bestuursstructuren en compliance

Wil je zeker weten dat jouw UBO-registratie klopt en up-to-date is? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek met een adviseur.

Gerelateerde artikelen