Wie heeft toegang tot het UBO-register?

Het UBO-register is een openbaar register waarin de uiteindelijk belanghebbenden van juridische entiteiten worden vastgelegd. Toegang hebben onder andere bevoegde autoriteiten, financiële instellingen en het grote publiek, al zijn niet alle gegevens voor iedereen zichtbaar. In dit artikel lees je wie precies toegang heeft, wanneer registratie verplicht is en hoe de wet jouw privacy als UBO beschermt.

Wat is het UBO-register en waarom bestaat het?

Het UBO-register is een register bij de Kamer van Koophandel waarin de Ultimate Beneficial Owner van een onderneming of rechtspersoon wordt geregistreerd. Een UBO is de natuurlijke persoon die uiteindelijk eigenaar is van, of zeggenschap heeft over, een juridische entiteit. Het register is ingevoerd als onderdeel van de Europese anti-witwasrichtlijn.

Het doel is transparantie: door zichtbaar te maken wie er achter een bedrijf schuilgaat, wordt het moeilijker om ondernemingsstructuren te misbruiken voor witwassen, belastingontduiking of andere vormen van financiële criminaliteit. Nederland heeft de Europese richtlijn vertaald naar de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), waaruit de registratieplicht voortvloeit.

Wie heeft toegang tot het UBO-register en welke gegevens zijn zichtbaar?

Het UBO-register kent drie categorieën van toegang: bevoegde autoriteiten, meldingsplichtige instellingen en het algemene publiek. Bevoegde autoriteiten, zoals de Belastingdienst, de FIOD en de politie, hebben de ruimste toegang. Financiële instellingen, zoals banken en notarissen, mogen het register raadplegen in het kader van hun verplichte cliëntenonderzoek.

Voor het grote publiek is een beperkt aantal gegevens openbaar zichtbaar:

• Naam
• Geboortemaand en geboortejaar
• Nationaliteit
• Woonstaat
• Aard en omvang van het gehouden belang

Gegevens zoals de volledige geboortedatum, het woonadres en het burgerservicenummer blijven afgeschermd voor het publiek. Alleen bevoegde autoriteiten en in bepaalde gevallen meldingsplichtige instellingen kunnen deze gegevens inzien.

Wanneer ben je verplicht om je te registreren als UBO?

Je bent verplicht om je als UBO te registreren wanneer je een belang houdt van meer dan 25% in een juridische entiteit, of wanneer je feitelijke zeggenschap uitoefent over een organisatie. Dit geldt voor eigendom, stemrechten of andere vormen van zeggenschap. De registratieplicht geldt voor een breed scala aan rechtsvormen.

Ondernemingen die een UBO moeten opgeven, zijn onder andere:

• Besloten vennootschappen (bv’s)
• Naamloze vennootschappen (nv’s)
• Stichtingen en verenigingen
• Maatschappen, vennootschappen onder firma (vof’s) en commanditaire vennootschappen (cv’s)
• Coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen

Als er geen natuurlijke persoon is die aan de 25%-drempel voldoet, moet de hoger leidinggevende worden ingeschreven als zogenoemde pseudo-UBO. Wie de registratieplicht niet naleeft, riskeert een bestuurlijke boete of zelfs strafrechtelijke vervolging.

Hoe beschermt de wet jouw privacy als geregistreerde UBO?

De wet biedt UBO’s de mogelijkheid om gegevens gedeeltelijk af te schermen wanneer er sprake is van een onevenredig risico op fraude, ontvoering, chantage of geweld. Ook minderjarigen en personen onder curatele kunnen een verzoek tot afscherming indienen. In die gevallen zijn de beperkt openbare gegevens niet zichtbaar voor het grote publiek.

Een belangrijk keerpunt was het arrest van het Europese Hof van Justitie in november 2022. Het Hof oordeelde dat onbeperkte publieke toegang tot het UBO-register een schending vormt van het recht op privacy en bescherming van persoonsgegevens, zoals vastgelegd in het EU-Handvest. Als gevolg hiervan hebben meerdere EU-lidstaten, waaronder Nederland, de publieke toegang ingeperkt. Sindsdien is de openbare raadpleging aan strengere voorwaarden gebonden en moeten gebruikers een gerechtvaardigd belang aantonen.

Hoe helpt Newtone bij UBO-registratie en compliance?

Voor veel mkb-ondernemers en dga’s roept het UBO-register praktische vragen op: wie kwalificeert precies als UBO binnen onze structuur, hoe doen we de aanmelding correct bij de KvK en wat zijn de risico’s als we iets over het hoofd zien? Wij helpen je hier stap voor stap doorheen.

Concreet ondersteunen wij bij:

• Het beoordelen van de eigendomsstructuur om te bepalen wie als UBO kwalificeert
• Het correct en volledig aanmelden bij de Kamer van Koophandel
• Het signaleren van compliancerisico’s bij complexe of gelaagde structuren
• Het indienen van een afschermingsverzoek wanneer er privacyrisico’s spelen
• Het bewaken van wijzigingen in de structuur die een update van de UBO-registratie vereisen

Heb je vragen over jouw UBO-registratie of wil je weten of jouw huidige registratie nog klopt? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek met een van onze juridisch adviseurs.

Gerelateerde artikelen

• Wat zijn de meest gemaakte fouten bij zzp-contracten die leiden tot schijnzelfstandigheid?
• Wat zijn de risico’s van schijnzelfstandigheid voor opdrachtgevers?
• Welk belastingtarief geldt voor box 3 in 2026?
• Wat is de webmodule arbeidsrelaties en hoe gebruik je die?
• Wie moet worden ingeschreven in het UBO-register?