Wie moet worden ingeschreven in het UBO-register?

Het UBO-register verplicht organisaties om de natuurlijke personen die uiteindelijk eigenaar zijn of zeggenschap hebben in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Dit geldt voor bv’s, nv’s, stichtingen, verenigingen en personenvennootschappen. De inschrijving moet plaatsvinden bij oprichting en bij elke wijziging. Wie dit nalaat, riskeert boetes en juridische aansprakelijkheid.

Wat is het UBO-register en waarom bestaat het?

Het UBO-register is een openbaar register waarin de uiteindelijk belanghebbenden van organisaties worden bijgehouden. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner: de natuurlijke persoon die achter een rechtspersoon of personenvennootschap schuilgaat als eigenaar of als degene met feitelijke zeggenschap.

De wettelijke basis ligt in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft), die voortvloeit uit de Europese anti-witwasrichtlijn. De overheid wil met dit register financiële criminaliteit tegengaan door eigendomsstructuren transparant te maken. Banken, notarissen en andere instellingen zijn verplicht dit register te raadplegen bij zakelijke relaties.

Wie geldt als UBO en wanneer ben jij er een?

Je bent een UBO als je meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of eigendomsbelangen houdt in een organisatie. Dat kan direct zijn, via een holdingstructuur of via feitelijke zeggenschap zonder formeel aandelenbelang. Zeggenschap kan ook voortvloeien uit bijzondere contractuele rechten of uit het recht om bestuurders te benoemen of te ontslaan.

Als geen enkele persoon boven de drempel van 25% uitkomt, bijvoorbeeld bij een versnipperde aandeelhoudersstructuur, dan worden de dagelijkse bestuurders als pseudo-UBO aangemerkt. Dit is een wettelijk vangnet en geen vrijstelling van de inschrijvingsplicht.

Welke organisaties zijn verplicht een UBO in te schrijven?

De inschrijvingsplicht geldt voor een breed scala aan rechtspersonen en samenwerkingsverbanden in Nederland. Concreet gaat het om:

• Besloten vennootschappen (bv’s) en naamloze vennootschappen (nv’s)
• Stichtingen en verenigingen
• Vennootschappen onder firma (vof), commanditaire vennootschappen (cv) en maatschappen
• Coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen
• Overige in Nederland opgerichte rechtspersonen

Eenmanszaken zijn uitgezonderd, omdat er geen onderscheid is tussen eigenaar en onderneming. Beursgenoteerde bedrijven die al aan strenge transparantievereisten voldoen, zijn eveneens vrijgesteld. Ook overheidsorganisaties hoeven geen UBO in te schrijven.

Hoe verloopt de inschrijving in het UBO-register, stap voor stap?

De inschrijving verloopt digitaal via het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Je logt in met eHerkenning en doorloopt een opgaveformulier. Houd de volgende informatie bij de hand:

1. Naam, geboortedatum, nationaliteit en woonland van de UBO
2. De aard en omvang van het economische belang (in bandbreedtes: 25–50%, 50–75% of 75–100%)
3. Een geldig identiteitsbewijs van de UBO
4. Documenten die het belang onderbouwen, zoals een aandeelhoudersregister

Bij oprichting van een nieuwe organisatie geldt een termijn van zeven werkdagen voor de eerste inschrijving. Wijzigingen, zoals een aandelenoverdracht of een nieuwe bestuurder als pseudo-UBO, moeten eveneens binnen zeven werkdagen worden doorgegeven.

Wat zijn de gevolgen als je de UBO-inschrijving niet of onjuist doet?

Niet inschrijven of onjuiste gegevens opgeven is een economisch delict. De gevolgen kunnen aanzienlijk zijn: bestuurlijke boetes van de toezichthouder, maar ook strafrechtelijke aansprakelijkheid van bestuurders persoonlijk. Daarnaast levert een ontbrekende of onjuiste inschrijving problemen op bij het openen van een bankrekening, bij financieringsaanvragen en bij zakelijke transacties, omdat wederpartijen wettelijk verplicht zijn de UBO-gegevens te verifiëren.

Reputatieschade is een ander risico dat ondernemers onderschatten. Een onvolledige registratie wekt de indruk van ondoorzichtigheid, ook als dat niet de bedoeling is. Zorg er daarom voor dat de gegevens altijd actueel zijn, zeker bij herstructureringen, aandelentransacties of wijzigingen in de bestuurlijke samenstelling.

Hoe helpt Newtone bij de UBO-inschrijving en compliance?

De UBO-inschrijving lijkt eenvoudig, maar in de praktijk roept de bepaling van de juiste UBO’s bij complexe eigendomsstructuren regelmatig vragen op. Wij ondersteunen mkb-ondernemers bij alle stappen van het proces, van analyse tot registratie en doorlopend beheer.

• Beoordeling van de eigendomsstructuur om de juiste UBO’s te identificeren
• Begeleiding bij de digitale opgave via het Handelsregister
• Advies bij herstructureringen, fusies of aandelentransacties met UBO-gevolgen
• Doorlopend compliance-advies zodat de registratie altijd actueel blijft
• Juridisch advies bij bredere vraagstukken rondom eigendom, zeggenschap en ondernemingsstructuur

Wil je zeker weten dat jouw UBO-registratie klopt en blijft kloppen? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Gerelateerde artikelen

• Hoe beïnvloedt de Wet Loontransparantie salarisonderhandelingen?
• Wat verandert er voor werknemers in 2026?
• Hoe geef je box 3 vermogen op in je belastingaangifte?
• Wat is het UBO-register?
• Wat zijn de fiscale voordelen van zelfstandig ondernemen?