Rapportageverplichting Werkgebonden Personenmobiliteit

Voor werkgevers met 100 werknemers of meer is er per 1 juli 2024 een rapportageverplichting voor de WPM. In de WPM rapportage wordt onderscheid gemaakt tussen woon-werk en zakelijke mobiliteit. De jaarkilometers gereisd door werknemers met auto’s, motorfietsen, bromfietsen, fietsen, lopen of openbaar vervoer moeten worden verzameld. Als de informatie niet direct beschikbaar is uit bijvoorbeeld complete rittenregistraties, zijn aanvullende herreken methodes benodigd. Voor een efficiënte gegevensverzameling is het belangrijk om na te gaan of de rittenregistraties, declaratieformulieren en woon-werkregistraties ingericht zijn op de WPM rapportageverplichting. De WPM wordt gerapporteerd in een digitaal formulier welke te benaderen is door in te loggen met e-herkenning. Jaarlijks moet vóór 1 juli de rapportage van het voorgaande jaar zijn ingediend.

Kijk tot slot op Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (rvo.nl) om een nadere toelichting op specifieke onderdelen te vinden.

Werkgevers met 100 werknemers op 1 KvK-nummer

De werkgever die op 1 juli 2024 minimaal 100 werknemers op 1 KvK-nummer in dienst heeft is verplicht te rapporteren. In toekomstige jaren is de peildatum voor het aantal werknemers steeds op 1 januari. Om de rapportageverplichting te beoordelen is er sprake van een “werknemer” als iemand op 1 januari in dienst is met een contract dat 20 of meer uren betaald werk per maand garandeert. De werknemers die na 1 januari in dienst treden, zijn wel onderdeel van de rapportage.

Rapporteren via digitaal formulier

Het digitale formulier is online te bereiken via www.rvo.nl/rapportagewpm. Hier kan de werkgever inloggen met e-Herkenning (minimaal niveau eH2+ met machtiging RVO-diensten is benodigd).

Gegevens rapportage
Bij iedere personenmobiliteit worden de volgende gegevens opgenomen in de rapportage:

• Jaarkilometers;
• Vervoersmiddel;
• Brandstoftype; en
• Splitsing zakelijk en overig / privé

Het is aan de werkgever om de benodigde gegevens te verzamelen. Indien het niet mogelijk is om de kilometers bij te houden / te registreren, is er een tabel beschikbaar waarmee aan de hand van bijgehouden liters benzine of kWh de jaarkilometers achterhaald kan worden. Er vindt automatisch een correctie plaats op carpoolen, CO2-uitstoot, etc op basis van landelijke gemiddelden. Alleen ritten met een start en/of eindpunt in Nederland dienen gerapporteerd te worden. Vliegreizen worden ook niet gerapporteerd.

De werkgebonden personenmobiliteit bestaat uit de twee mobiliteit typen, die in de rapportage onderscheiden moeten worden:
A. Zakelijke mobiliteit: alle reizen die werknemers voor het werk maken, met uitzondering van woon-werk mobiliteit.
B. Woon-werk mobiliteit: reizen van werknemers tussen woonplaats naar de gewoonlijke arbeidslocatie (vaste werkadres of standplaats). Als er geen vaste arbeidslocatie heeft, worden alle reizen als zakelijke mobiliteit beschouwd. Administratief gezien helpt het hier om een standplaats vast te leggen in de arbeidsovereenkomst.

Het verzamelen van de benodigde gegevens kan per type mobiliteit en per type vervoer verschillen. Dit lichten we hieronder kort toe:

Zakelijke mobiliteit

• Auto van de zaak: Het verzamelen van gegevens kan met een complete ritregistratie indien bijgehouden of met de forfaitaire methode.
• Dienstverleners: De meeste mobiliteitsdienstverleners zijn op de hoogte van de WPM rapportageverplichting. Zij leveren de benodigde informatie aan op de overzichten die met de werkgever gedeeld worden. We raden te controleren of de eerder ontvangen overzichten de benodigde informatie bevat. Zo niet, dan is het wellicht nog mogelijk om nog op tijd met de dienstverlener in gesprek te treden.
• Declaraties: Bij declaraties van reizen waarbij gebruik is gemaakt van het gebruik openbaar vervoer is een totaalbedrag voldoende. Het digitale formulier berekend de jaarkilometers van de reis. Bij de andere vervoerstypen worden alle bovengenoemde gegevens opgenomen in de rapportage. Indien deze informatie niet beschikbaar is in het declaratiesysteem, zijn extra voorgeschreven berekeningen nodig. Om die reden is van belang is te controleren of jullie declaratiesysteem / formulier is ingericht op de te rapporteren gegevens (zoals jaarkilometers, vervoersmiddel, brandstoftype en indien van toepassing uitsplitsing zakelijk en privé).

Woon-werkmobiliteit

Bovengenoemde algemene gegevens moeten worden verzameld bij de werknemers met betrekking tot hun woon-werk mobiliteit. Indien dit niet beschikbaar is, kunnen jullie het systeem aanpassen of een jaarlijkse een jaarlijkse (voorgeschreven) enquête uitvoeren.

Actie
Er is al veel aandacht besteed aan de invoering van de WPM. Over enkele weken gaat de WPM nu ook daadwerkelijk in werking treden. Via de salarisadministratie die bij Newtone is ondergebracht kan de WPM, na uitvraag bij de werknemer, in veel gevallen al worden bijgehouden.

Neem contact op met uw adviseur bij Newtone om de mogelijkheden hiervoor te verkennen of bij andere vragen over de WPM-verplichtingen. Wij zijn u hierbij graag van dienst.