Ziekteverzuim voorkomen? 5 praktische tips voor werkgevers

Elke werkgever krijgt vroeg of laat te maken met ziekteverzuim. Dit is vervelend voor uw medewerker, maar het heeft ook impact op uw bedrijf, collega’s en klanten. Hoe gaat u hiermee om en hoe kunt u ziekteverzuim zoveel mogelijk voorkomen? Hieronder leest u een aantal belangrijke tips.

Een grotere kostenpost dan u denkt

Als een medewerker ziek is, heeft dit directe en indirecte gevolgen voor uw organisatie. Werk blijft liggen, een collega moet werk overnemen, een klant moet langer wachten en processen of projecten lopen (tijdelijk) vertraging op. Dit brengt kosten met zich mee die niet altijd direct zichtbaar zijn. Naast doorbetaling van salaris krijgt u te maken met kosten van de inzet van een arbodienst en bedrijfsarts en de tijd die de manager en HR kwijt zijn aan de begeleiding van het ziekteverzuim. Een zieke medewerker kost gemiddeld €300 tot €400 per dag, afhankelijk van salaris, sector, duur van het verzuim en eventuele vervangingskosten. Hoe beperkt u deze impact?

Tip 1: Besteed aandacht aan niet-zieke collega’s

Het is prettig als een collega werk van een zieke medewerker kan overnemen, maar wat betekent dit voor de agenda van deze fitte collega? Het komt regelmatig voor dat een collega werk overneemt, terwijl er eigenlijk geen ruimte voor is. Besteed daarom, vooral bij langdurige ziekte, aandacht aan de collega’s die ervoor zorgen dat het werk door blijft gaan. Hebben zij hulp nodig bij het stellen van prioriteiten of efficiënter werken? Zijn extra mensen nodig en is dit mogelijk? Zorg dat zij betrokken blijven bij wat er moet gebeuren tijdens de afwezigheid van hun zieke collega en blijf hierover in gesprek.

Tip 2: Zorg voor duidelijke actiepunten en werkprocessen

Wanneer werk overgenomen moet worden door collega’s: is duidelijk wat er precies ligt en hoe dit opgepakt kan worden? Met andere woorden, zijn actiepunten en werkprocessen geborgd zodat iemand anders kan bijspringen als dat nodig is? Vaak ontbreekt deze duidelijkheid, wat leidt tot extra uitzoekwerk, onduidelijkheid en frustratie. Vastlegging van statussen, actiepunten en werkprocessen (zoals wachtwoorden) zorgt ervoor dat werkzaamheden makkelijker overgenomen kunnen worden.

Tip 3: Herken en voorkom ziekteverzuim

Waarschijnlijk kent u de termen wit, grijs en zwart verzuim. In de praktijk worden deze termen nog gebruikt, maar ze zijn gevoelig en passen niet altijd bij deze tijd. Tegenwoordig spreken we vaker over medisch verzuim (aantoonbare ziekte), deels inzetbaar verzuim (arbeidsongeschikt, maar bepaalde taken mogelijk), niet-medisch (onterecht) verzuim (ziekmelding zonder medische reden) en duurzaam inzetbaarheidsverzuim (verminderde prestatie door mentale of fysieke klachten zonder ziekmelding). Wees bewust van het soort verzuim in uw organisatie en herken het tijdig. Zo kunt u een passend gesprek voeren met uw medewerkers en samen oplossingen vinden om hen gezond en gemotiveerd te houden.

Tip 4: Ken de Wet verbetering Poortwachter

Bent u op de hoogte van wat de Wet verbetering Poortwachter van u en uw medewerker verwacht bij ziekte? Hier is veel over terug te vinden, bijvoorbeeld via het UWV. Belangrijk is dat u niet stil mag blijven zitten. Tijdens het ziekteproces moet u gefocust blijven op mogelijkheden voor re-integratie. Er wordt verwacht dat werkgever en medewerker acties ondernemen om herstel en re-integratie te bevorderen. Dit kan betekenen dat u kosten moet dragen voor hersteltrajecten. Check hiervoor ook uw ziekteverzuimverzekering, mogelijk krijgt u hier (gedeeltelijk) vergoeding voor.

Tip 5: Blijf kritisch op uw arbodienst / bedrijfsarts

Als werkgever bent u verplicht een basiscontract met een arbodienst of bedrijfsarts te hebben zodra u personeel in dienst heeft. Deze partijen handelen volgens de Wet verbetering Poortwachter en geven advies over re-integratie. De terugkoppeling van een consult is vaak summier vanwege privacyregels. Neem dit advies serieus, maar wees ook kritisch. Bij twijfel of een afwijkende visie bespreekt u dit met uw arbodienst of bedrijfsarts. Uiteindelijk bent u als werkgever verantwoordelijk voor het goede verloop van het ziektetraject. Mocht het UWV een negatief oordeel vellen over het re-integratietraject, dan spreken zij u hierop aan, niet uw arbodienst of bedrijfsarts. Blijf daarom actief en kritisch tijdens het gehele traject.

Conclusie

Ziekteverzuim is onvermijdelijk, maar met de juiste aanpak kunt u de impact beperken. Zorg voor goede werkprocessen, wees alert op verzuim en blijf kritisch op externe dienstverleners. Heeft u behoefte aan meer advies over ziekteverzuim en re-integratie? Neem dan contact op met een HRM-adviseur voor ondersteuning.