Aanpassing EU regels voor sociale zekerheid: meer duidelijkheid, maar ook nieuwe verplichtingen

Om concurrerend te blijven in de arbeidsmarkt en de verminderende noodzaak om op kantoor te werken, wordt aan medewerkers steeds vaker de ruimte geboden om vanuit het buitenland te werken. Denk dan aan het thuiswerken vanuit een ander land of een workation. Daarnaast zijn er ook bedrijven met projecten en klanten in het buitenland, waardoor er ook internationaal gewerkt wordt via detachering of zogenoemd multistate werken. Dit kan gevolgen hebben voor de sociale zekerheidspositie van uw medewerkers, en daarmee ook een (forse) impact op de werkgeverslasten die u draagt. Om dit beheersbaar te houden moet er grip worden gehouden op de sociale zekerheidsposities van uw medewerkers. Daarom informeren wij u graag over de gevolgen van een belangrijke voorgenomen herziening van de regels rondom sociale zekerheid in de EU (EU Verordening (EG) nr. 883/2004).

Sociale zekerheid in de EU

De EU-lidstaten hebben afspraken met elkaar gemaakt over wanneer iemand in een land sociaal verzekerd is. Dit is vastgelegd in EU-Verordening (EG) nr. 883/2004. Deze regels zien erop toe dat iedereen in de EU in één EU-lidstaat sociaal verzekerd is; geen of dubbele verzekeringsplicht is daarmee uitgesloten. Door de toename van internationaal werken, waaronder thuiswerken vanuit een ander woonland, internationale detacheringen en Workations, heeft de EU aangekondigd deze EU-verordening te gaan herzien. De voorgestelde herziening moet de regeldruk gaan verkleinen en beter aansluiten bij de behoeften die er in de praktijk zijn. De belangrijkste wijzigingen zijn hieronder opgenomen.

1. Bij kortdurende werkzaamheden geen A1-verklaring nodig

Als iemand in een ander land werkt dan waar hij sociaal verzekerd is, dan dient er een A1-verklaring te worden aangevraagd. De A1-verklaring dient als bewijs dat iemand in een lidstaat sociaal verzekerd is, waardoor andere lidstaten geen premies mogen heffen. De EU-regels worden herzien waarbij deze A1-verklaring niet langer nodig is bij:

• Zeer kortdurende werkzaamheden met een duur van maximaal 3 dagen binnen een 30-dagen periode die buiten de bouwsector plaatsvinden.
• Bij zakelijke reizen zonder commerciële activiteiten. Er worden dan bijvoorbeeld geen diensten in het andere land verricht noch worden er goederen geleverd.

2. Tijdig aanvragen van de A1-verklaring bij detacheringen

Als een aanvraag A1-verklaring voor detacheringen wordt ingediend na startdatum van de detachering, dan zullen de autoriteiten van het werkland hier ook mee moeten instemmen. Als de aanvraag echter voor de startdatum wordt ingediend, dan mogen de autoriteiten van dat land eenzijdig de A1-aanvraag beoordelen, aangenomen dat aan bepaalde randvoorwaarden is voldaan. Ook zijn de autoriteiten in dat geval verplicht om een bewijs van indiening te overleggen.

3. Minimale verzekeringsperiode voorafgaand aan detachering verlengd naar 3 maanden

De minimale verzekeringsperiode in het thuisland voorafgaand aan de detachering wordt verlengd van 1 maand naar 3 maanden. Als hier niet aan is voldaan dan kan er geen A1-verklaring detachering worden aangevraagd.

4. Vervanging wordt onder voorwaarden toegestaan

Momenteel geldt er bij detacheringen een vervangingsverbod; als een medewerker een andere (lokale of uitgezonden) medewerker vervangt, bijvoorbeeld bij zwangerschap, dan kan de vervangende medewerker géén A1-verklaring detachering aanvragen. Dit leidde doorgaans tot een verplichte verzekeringsplicht in het werkland. De EU-lidstaten zijn nu echter overeengekomen dat als de periode waarover werkzaamheden in het werkland worden verricht korter is dan 24 maanden, de medewerker die iemand vervangt wel een A1-verklaring detachering kan aanvragen waarmee (tijdelijke) verzekeringsplicht in het werkland wordt voorkomen.

5. Niet-inwoners van de EU die in meerdere EU-lidstaten werken krijgen toegang tot de EU-regels rondom sociale zekerheid

In de herziening is opgenomen dat als iemand niet in de EU woont maar wel tegelijkertijd in meerdere EU-lidstaten werkt, dan zijn de EU-regels alsnog van toepassing. Bij het toepassen van de EU-regels wordt dan het uitgangspunt genomen dat deze persoon inwoner is van de EU-lidstaat waarin het merendeel van zijn EU-werkzaamheden worden verricht. Dit zal dus doorgaans leiden tot verzekeringsplicht in dat land.

Tijdlijn

De verwachting is dat het Europees Parlement in de zomer van 2026 de voorgestelde herziening zal aannemen. Dan zal er ook meer duidelijk worden over hoe de exacte tekst van de herziene EU-verordening eruit komt te zien, zodat de volledige impact hiervan ook helder wordt. De verwachting is dat de herziening per oktober 2026 van kracht zal zijn. Voor een aantal onderdelen zal een overgangsperiode van 2 jaar worden ingevoerd, zodat organisaties tijd hebben om hun processen aan te passen.

Belangrijk om hierbij mee te nemen is dat het aantal controles binnen de EU vermoedelijk zullen toenemen, waardoor naleving nog belangrijker wordt.

Wat betekent dit voor u?

De herziening van de EU-verordening kan verstrekkende gevolgen hebben voor de sociale zekerheidspositie van uw medewerkers, en daarmee ook de werkgeverslasten gaan beïnvloeden. De wijzigingen zullen bij goedkeuring al per oktober 2026 kunnen ingaan. Het is daarom zaak de gevolgen van de herziening voor uw organisatie nu alvast in kaart te brengen, zodat uw HR- en mobiliteitsbeleid en werkprocessen hier tijdig op zijn aangepast. Zo behoudt u grip op verplichtingen, beperkt u risico’s en voorkomt u vertraging of discussies met autoriteiten. Wij denken hierover graag met u mee.