Clevers Group aan het woord: meer inzicht in de administratie

De Clevers Group bestaat uit 8 ijssalons en een ijsmakerij. Hun wens was om meer inzicht in hun boekhouding te krijgen en een grote efficiencyslag te maken wat betreft de administratie van de verschillende vestigingen. Er ging veel tijd verloren aan het boeken van facturen én ontbrak het aan realtime inzicht in de cijfers.

Opnieuw inrichten
Door middel van een zogenaamde IT-roadmap zijn we de ideale situatie gaan schetsen – plus de daar bijbehorende stappen om daar te komen. Het project is gestart met het compleet opnieuw inrichten van alle administraties, met daarbij een uniform grootboekrekeningschema voor alle ijssalons. Eén van de grootste frustraties bij horecaondernemers is het boeken van de groothandel-facturen. Het kost immers veel tijd deze facturen op regelniveau uit te splitsen. Daarnaast is het ook een uitdaging om ervoor te zorgen dat alle ijssalons op dezelfde manier boeken en hun administratie verzorgen.

Implementatie van de juiste tools
De specialisten van Newtone hebben er bij Clevers Group voor gekozen om Smartbooqing te implementeren. Smartbooqing heeft namelijk de functionaliteit om facturen op regelniveau automatisch te laten herkennen. Samen met de klant hebben wij per groothandel ‘herkenningslijsten’ gemaakt waarin de diverse artikelen gekoppeld worden aan het juiste grootboeknummer. Alle groothandel-facturen worden nu op regelniveau automatisch gesplitst.

Om ervoor te zorgen dat alle ijssalons ook op dezelfde manier geboekt worden, hebben we een ‘boekingstemplate’ gecreëerd waaraan vervolgens alle ijssalons zijn gekoppeld. Op deze manier hebben we gerealiseerd dat bij elke ijssalon, alle facturen op regelniveau én op dezelfde manier worden herkend en geboekt.

Tot slot hebben we zogenaamde Visionplanner dashboards aangemaakt, zowel enkelvoudig als geconsolideerd.
Het algehele resultaat: Clevers Group heeft nu niet alleen een flinke winst qua efficiency, maar ook realtime inzicht in alle cijfers. En dat was precies het doel.

Clevers Group over dit proces
“Eind 2020 hebben wij de overstap gemaakt naar Newtone. Tijdens de kennismaking en na het uitvoeren van hun eerste opdracht – namelijk het samenstellen van het due diligence onderzoek – kwamen direct de kwaliteiten naar boven van een goed opererende organisatie en de individuele specialisaties van de betrokken medewerkers. Dit heeft ons doen bevestigen dat we met de juiste organisatie aan tafel zaten voor de toekomst van ons bedrijf.”

“Samen met Newtone konden we een start maken in de overzetting van de administraties, wat makkelijker gezegd is dan gedaan – gezien de complexere structuur.
Helpend was dat de medewerkers van Newtone dit zich snel eigen hebben gemaakt.
Voor de inrichting van de administratie mochten wij kennismaken met specialist en IT-adviseur Rowin Arnouts. Wij raakten tijdens het eerste gesprek gelijk geënthousiasmeerd van het takenpakket dat hij voor ons zou gaan invullen. Buiten de reguliere werkzaamheden (het inrichten van Exact, balansen invoeren, etc.), wordt er door Rowin goed meegedacht over efficiëntie en automatisering van het boekhoudpakket en externe programma’s. Het meedenken en visueel maken van bedrijfsprocessen behoort ook tot één van de mogelijkheden.”

“Gedurende het proces kwamen ook zijn andere kwaliteiten op boekhoudkundig niveau naar voren. Dit maakt dat we ook met boekhoudkundige vragen bij Rowin terecht kunnen.
Kortom: wij, Clevers Group,  zijn tot dusver zeer tevreden over de samenwerking en geleverde diensten en kijken uit naar een verder vervolg!”