Duurzame arbeidsvoorwaarden bieden zonder extra kosten: zo doet u dat fiscaal slim

Steeds meer werkgevers zoeken manieren om duurzaam werkgeverschap vorm te geven. Met de mogelijkheden van cafetariseren 2.0 kunnen werknemers hun brutoloonbestanddelen zoals vakantiegeld inzetten voor het verduurzamen van hun woning – zonder dat dit u als werkgever extra geld kost.

Duurzame arbeidsvoorwaarden met fiscaal voordeel

Als werkgever wilt u een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket en bijdragen aan duurzaamheid. Met cafetariseren 2.0 kunnen werknemers, een deel van, hun bruto vakantiegeld of andere brutoloonbestanddelen uitruilen voor bijvoorbeeld verduurzamingsmaatregelen aan hun woning, een (elektrische) fiets of voor diverse vormen van vitaliteit.

Tot voor kort was de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling te beperkt om alle werknemers te voorzien van voordelen, maar afgelopen jaar bevestigde de Belastingdienst in een kennisgroepstandpunt dat afzien van loon voor verschuldigde eindheffing (uitleg in volgende alinea) mogelijk is. Het staat werkgevers en werknemers fiscaal vrij om de arbeidsvoorwaarden en in het bijzonder de samenstelling van de beloning optimaal af te stemmen op de wettelijke mogelijkheden.

Hoe werkt het?

Cafetariseren 2.0 houdt in dat een werknemer vrijwillig afstand doet van een bruto loonbestanddeel in ruil voor een onbelaste vergoeding. Het is mogelijk dat mede door deelname van de werknemers aan de cafetariaregeling de vrije ruimte van de werkkostenregeling wordt overschreden waardoor de werkgever 80% eindheffing verschuldigd bent. Bij de berekening van het brutobedrag van de bron die wordt uitgeruild, houdt de werkgever hier (deels) rekening mee zodat de uitruil voor de werkgever kostenneutraal is. Hiermee ruilt de werknemer additioneel een stukje brutoloon voor de eventueel door de werkgever verschuldigde eindheffing. In het kennisgroepstandpunt is bevestigd dat dit, mits correct ingericht, mogelijk is.

Rekenvoorbeeld

Een werknemer wil een vergoeding ontvangen van € 1.000 voor de aanschaf van een hybride warmtepomp via cafetariseren 2.0. De werkgever houdt bij € 500 van de bron rekening met 80% eindheffing € 400 (80% van € 500):

In dit voorbeeld is geen rekening gehouden met verlaagde lasten voor de werkgever. Om het nog meer passend te maken zou er ook nog rekening kunnen worden gehouden met bijvoorbeeld de premies werknemersverzekeringen die de werkgever niet hoeft af dragen. Dit levert nog een klein voordeel op voor de werknemer.

Cafetariseren 2.0 is ook interessant voor organisaties met een persoonlijk ontwikkelbudget – veelal opgenomen in cao’s bij publieke organisaties. Onder voorwaarden is het een mogelijkheid om bij inzet voor niet vrijgestelde doelen, zoals vitaliteit, rekening te houden met 80% eindheffing ten laste van het budget.

Praktische aandachtspunten

Bij het opzetten van een cafetariaregeling komen de nodige aandachtspunten kijken. Zo moet een cafetariaregeling schriftelijk vastgelegd worden, moet de werknemer schriftelijk akkoord gaan met verlaging van het fiscaal loon, bekend zijn met de impact op o.a. inkomensafhankelijke toeslagen en mag het loon door de uitruil niet onder het wettelijk minimumloon komen. Let ook op het gebruikelijkheidscriterium welke van toepassing is op aangewezen eindheffingsbestanddelen.

Tot slot

Het verduurzamen van woningen net als de zoektocht naar aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden is een actueel onderwerp bij werkgevers. Met de zomer én het vakantiegeld voor de deur is dit een mooi moment om deze regeling onder de aandacht te brengen.

Heeft u nog geen cafetariaregeling of benieuwd naar de mogelijkheden om uw huidige (cao) cafetariaregeling te upgraden naar cafetariseren 2.0? Neem contact op met onze loonheffingenadviseur Ilse Coorengel.