Vakantie en ziekteverzuim: dit moet u weten als werkgever

Dit bericht is geüpload op 5 juni 2024 en voor het laatst geüpdatet op 1 juni 2026.

Vakantie en verzuim is een veel voorkomende combinatie waar vrijwel iedere werkgever mee te maken krijgt. Het is niet alleen een combinatie die vaak voorkomt, maar ook een onderwerp waar veel onduidelijkheid over heerst. Met de vakantieperiode voor de deur nemen wij u in dit artikel graag mee in de rechten en plichten van zowel werknemer als werkgever.

Er zijn twee mogelijke situaties waarbij er sprake is van vakantie en verzuim. Allereerst de situatie waarbij een arbeidsongeschikte werknemer op vakantie wil gaan. Daarnaast is er de situatie waarin een werknemer ziek wordt tijdens vakantie. In beide situaties zijn er een aantal zaken waar u als werkgever rekening mee dient te houden. In de onderstaande alinea’s lichten wij dit graag toe. Voordat we kunnen inzoomen op de mogelijk situaties is het van belang om te kijken naar de wettelijke opbouw en verjaringstermijn van vakantiedagen tijdens ziekte.

Opbouw vakantierechten

In de wet is vastgelegd dat een arbeidsongeschikte werknemer recht heeft op de reguliere opbouw van wettelijke vakantiedagen, bestaande uit vier keer de arbeidsduur per week. Over de opbouw van de bovenwettelijke vakantiedagen tijdens arbeidsongeschiktheid kunnen schriftelijk afwijkende afspraken worden gemaakt. Bijvoorbeeld dat deze alleen over het eerste (halve) ziektejaar worden opgebouwd. Dit dient schriftelijk overeengekomen te worden in de arbeidsovereenkomst, het bedrijfsreglement of dient te zijn vastgelegd in de cao. Zonder schriftelijke vastlegging bouwt de arbeidsongeschikte werknemer ook de bovenwettelijke vakantiedagen op.

Langdurig verzuim en verjaringstermijn van vakantiedagen

Naast de opbouw vervallen de wettelijke vakantiedagen van het huidige jaar per 1 juli in het daaropvolgende kalenderjaar. Zo komen de resterende wettelijke vakantiedagen van 2025 te vervallen op 1 juli 2026. Voor bovenwettelijke vakantiedagen geldt een verjaringstermijn van vijf jaar. Dit is van toepassing ongeacht of een werknemer ziek is of niet. Daarnaast heeft de werkgever de informatieverplichting om werknemers te wijzen op het aantal openstaande vakantiedagen en de vervaldata daarvan. Indien de werknemers niet meermalen, duidelijk en tijdig worden gewezen op het verval van deze dagen en niet in de gelegenheid zijn gesteld om deze dagen op te nemen, vervallen deze dagen niet.

Situatie 1: Arbeidsongeschikt en op vakantie gaan

Naast het recht om vakantiedagen op te bouwen heeft een zieke werknemer het recht om vakantiedagen op te nemen. De werknemer dient via de reguliere route een vakantieverzoek in bij de werkgever, waarna u als werkgever de aanvraag in behandeling neemt. Een verzoek om vakantie op te nemen waarbij er geen sprake is van een medische belemmering van de werknemer, mag niet zomaar worden geweigerd.

Om te kunnen beoordelen of de vakantieaanvraag wel of niet geaccepteerd kan worden, is het verstandig om als werkgever altijd in overleg te treden met de bedrijfsarts. Soms bespreekt een werknemer dit zelf al met de bedrijfsarts en geeft de bedrijfsarts op basis hiervan een advies. Het is goed om te weten dat een werknemer tijdens een vakantie niet in de mogelijkheid is om te voldoen aan de re-integratie activiteiten, stem dus goed met de bedrijfsarts af wat hierin de mogelijkheden zijn. De vakantie mag de re-integratie in de basis niet belemmeren.

Afschrijven van vakantiedagen

Na het overleg met de bedrijfsarts en het akkoord dient er gekeken te worden naar het afschrijven van de vakantiedagen. Afhankelijk van de vraag of de werknemer volledig of gedeeltelijk arbeidsongeschikt is, mogen vakantiedagen worden afgeschreven. Indien er sprake is van volledige arbeidsongeschiktheid en de werknemer niet in staat wordt geacht tot re-integratie, mogen de vakantiedagen niet zomaar worden afgeschreven. De werknemer dient hier nadrukkelijk vooraf schriftelijk mee in te stemmen. Daarnaast adviseren wij om ook bij gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid vooraf schriftelijk overeen te komen dat de dagen worden afgeschreven. Gezien de werknemer niet beschikbaar is voor de re-integratie en er volledige dagen worden opgebouwd, worden er volledige verlofdagen afgeschreven.

Loondoorbetaling

Wanneer een arbeidsongeschikte werknemer vakantiedagen opneemt, ontvangt de werknemer over deze dagen 100% doorbetaling van het loon, ongeacht het loondoorbetalingspercentage bij ziekte. Geef een vakantie tijdens ziekte dus goed door aan uw salarisadviseur. Na de opname van de vakantiedagen is de afspraak met betrekking tot de hoogte van de loondoorbetaling tijdens ziekte weer van toepassing.

Situatie 2: Ziek tijdens vakantie

Naast de situatie waarin een arbeidsongeschikte werknemer op vakantie gaat, is het mogelijk dat een werknemer ziek wordt op of tijdens een vakantie. Wanneer een werknemer tijdens een vakantie ziek wordt, dient dit volgens de gebruikelijke ziekmeldprocedure doorgegeven te worden aan de werkgever, doch uiterlijk binnen 24 uur. Aanvullend kunt u van de werknemer verlangen dat een doktersverklaring (in het Nederlands, Engels of Duits) moet worden overlegd waarin is vermeld dat de werknemer ziek is. Wanneer de werknemer aan deze voorwaarden voldoet, heeft de werknemer het recht om zijn vakantiedagen tijdens ziekte terug te ontvangen. De vakantiedagen worden in dit geval omgezet in ziektedagen.

Re‑integratieverplichtingen bij verblijf in het buitenland

Daarnaast kan het voorkomen dat een werknemer zich tijdens (langdurige) ziekte (tijdelijk) in het buitenland bevindt of daar wil verblijven. Dit roept in de praktijk vragen op. Een belangrijk uitgangspunt is dat verblijf in het buitenland tijdens ziekte op zichzelf geen probleem hoeft te zijn. In de meeste gevallen blijft Nederland het bevoegde sociale zekerheidsland, zolang de werknemer op de eerste ziektedag hier verzekerd was. Dit betekent dat de Nederlandse regels rondom loondoorbetaling en re‑integratie van toepassing blijven. Tegelijkertijd kan de medische beoordeling plaatsvinden in het woon‑ of verblijfsland van de werknemer en dient hiermee in de verzuimbegeleiding rekening te worden gehouden. Van belang is dat de re‑integratieverplichtingen onverminderd blijven gelden, ongeacht waar de werknemer verblijft. Zowel werkgever als werknemer blijven verantwoordelijk voor een actief en zorgvuldig re‑integratietraject. Van de werknemer mag worden verwacht dat hij bereikbaar blijft, meewerkt aan afspraken en actief bijdraagt aan de voortgang van het re-integratietraject.

In de praktijk kan re‑integratie (gedeeltelijk) op afstand worden ingericht, bijvoorbeeld door middel van digitale gesprekken, evaluaties en – waar mogelijk – aangepaste werkzaamheden. Wanneer terugkeer in eigen werk niet mogelijk blijkt, kan ook een tweede spoortraject plaatsvinden in het woon- of verblijfsland van de werknemer. Daarbij is niet zozeer de locatie bepalend, maar of het traject concreet, actief en aantoonbaar gericht is op duurzame werkhervatting.

Het is belangrijk om alle afspraken, afwegingen en de voortgang van het traject zorgvuldig vast te leggen. Bij een latere beoordeling (bijvoorbeeld door het UWV) wordt vooral gekeken naar de inhoud en inspanningen van de re‑integratieproces en in veel mindere mate naar de fysieke verblijfplaats van de werknemer.

Het is verstandig bovenstaande zaken op te nemen in het bedrijfs- en/of ziekteverzuimreglement, zodat de werknemers op de hoogte zijn waar zij recht op hebben wanneer zij arbeidsongeschikt zijn en op vakantie willen gaan, en wat te doen wanneer de werknemer ziek wordt tijdens een vakantie.

Heeft u nog vragen over vakantie en verzuim? Neem dan vrijblijvend contact op.