Familiebedrijven: het belang van een goede structuur

Als ondernemer in een familiebedrijf heeft u een langetermijnvisie ontwikkeld om uw persoonlijke en zakelijke doelen te realiseren. Om ervoor te zorgen dat u niet voor ongewenste verrassingen komt te staan, toetsen wij u en uw onderneming doorlopend op basis van negen adviesthema’s. Maandelijks behandelen we één van deze negen adviesthema’s in een multidisciplinair artikel. Deze eerste editie staat in het kader van het thema Structuur.

Structuur richt zich op het optimaal organiseren van uw bedrijf. Wij zien de structuur als het fundament van het familiebedrijf. Dat moet staan als een huis. Het fundament beschermt u tegen risico’s, stelt zekerheden veilig en voorziet uw familie van (interne) spelregels op het gebied van onderlinge verhoudingen. Denk hierbij aan de juridische inrichting, maar ook aan afspraken tussen aandeelhouders, bestuurders en commissarissen en hoe om te gaan met zakelijke verschillen van inzicht.

Een goede structuur biedt zakelijk comfort

Natuurlijk kent het onderwerp structuur vele subonderdelen, maar in alle gevallen gaat het om zakelijk comfort. Dat niet alles verloren gaat als er een storm opsteekt. Of dat er passende oplossingen zijn bij geschillen, intern of extern van aard. Het huis moet koste wat het kost blijven staan. Het moet crisissen en tegenslagen kunnen doorstaan. Want wees nu eerlijk wie had er binnen 15 jaar tijd crisissen bij banken, in vastgoed en een pandemie kunnen bedenken? Bij dit soort extreem onheil, nog los van “gewone” zakelijke tegenslagen, moeten de belangen en die van uw familie zijn veiliggesteld. De structuur moet dan staan, als een huis.

Heeft u optimale juridische structuur?

Uw juridische structuur heeft direct invloed op uw familie- en bedrijfsvermogen. U dient daarbij goed te kijken naar zaken als bescherming tegen schuldeisers, leveranciers, klanten, claims, financiering en uw eigen aansprakelijkheid. Er lijkt een berg van problemen op u af te komen als het even tegen zit. Gelukkig is het gros van die problemen op te lossen. Het is die brede blik aan zaken en eventuele risico’s die aan de voorkant goed moeten zijn ingeregeld.

Een generieke oplossing bestaat niet

Hier geldt geen “one size fits all”. Het gaat om maatwerk op uw situatie. In alle gevallen wilt u als ondernemer de bedrijfsmatige risico’s onder in de structuur van uw bedrijf en de zekerheden en liquide middelen zo dicht mogelijk bovenin. Waar u uw risico’s wilt afschermen, zoeken anderen (zoals schuldeisers, fiscus, etc.) juist zoveel mogelijk zekerheden van jou. Dit moet in balans zijn.

Te vaak zien we een structuur die niet goed doordacht is aan de voorkant en die geen bescherming biedt wanneer er een storm opsteekt. Men dacht beschermd te zijn maar dat lag toch anders. Waar u een verzekeringspolis afsluit om risico’s af te dekken, dient u ook over een juridische structuur te beschikken die jou beschermt tegen calamiteiten. En uit welke hoek die kunnen komen weet u vooraf nooit. Ondernemen is namelijk risico’s nemen en per definitie ongewis. Juist dat wilt u proberen te voorzien door het vooraf te managen en uit te sluiten. Logisch en lastig tegelijkertijd.

Zaken veiligstellen, waaronder intellectueel eigendom

Een voorbeeld. Intellectueel eigendom (IE) is een belangrijk bezit voor veel familiebedrijven in de hightech maakindustrie, en vormt een bouwsteen in de strategische waardeontwikkeling. Met de juiste checks en balances kan de juiste adviseur uw IE-portfolio in kaart brengen en afschermen tegen misbruik. Het is belangrijk dat uw adviseur het belang van IE voor uw bedrijfsvoering begrijpt en jou adviseert over het registreren en beveiligen van IE-rechten.

Governance

We kunnen de structuur niet los zien van de spelregels rondom die structuur. Eenvoudig gezegd: hoe werkt het huishoudelijk reglement? Dit thema is als het goed geregeld is het slot op de deur van een goedwerkend familiebedrijf met dynamiek op meerdere niveaus. Fricties kunnen ontstaan omdat men niet rolvast acteert of wanneer emoties onverhoopt de overhand nemen. Zorg er in ieder geval voor dat u over een adviseur met jarenlange ervaring beschikt die jou helpt om de governance binnen uw familiebedrijf adequaat en naar ieders tevredenheid in te richten.

Het gaat daarbij niet zo zeker om een vuistdik boekwerk, want papier is geduldig. Het gaat met name om de juist “checks and balances” waardoor iedereen, binnen de kaders van eigen taken/verantwoordelijkheden/bevoegdheden, doet wat hij of zij moet doen. Bij een familiebedrijf overlappen verschillende rollen elkaar en dan komt er onduidelijkheid. De vraag “wie gaat waarover?” wordt vaak verschillend uitgelegd. En dat alleen al is de entree over onderling onbegrip.

Sluit de governance nog aan bij uw familiebedrijf?

De governance moet daarom naar onze mening naadloos aansluiten bij de karakters, kwaliteiten en onderlinge verhoudingen van alle belanghebbenden. Als iedereen in een passende rol zit, maakt de governance uw bedrijf sterker. Maar wanneer de governance niet past, bent u en daarmee uw familiebedrijf kwetsbaar. De juiste governance biedt voor iedereen een passende rol, functie, taak en daarmee samenhangende bevoegdheid. Uw adviseur moet het het klappen van de zweep kennen, kritische vragen stellen en over de senioriteit beschikken om moeilijke onderwerpen bespreekbaar te maken. Alleen zo wordt het aan de voorkant goed geregeld. Beter ten halve gekeerd dan ten hele gedwaald.

In de praktijk kunt u de governance via verschillende kanalen vastleggen. Dit kan via een familiestatuut, het aanstellen van een familieraad, een Stichting administratiekantoor (STAK) of met een Raad van Commissarissen, een Raad van Advies of een Raad van Toezicht. Vele smaken zijn mogelijk maar de enige relevante vraag is: wat wilt u? Kom daarover samen met uw adviseur tot de beste oplossing.

Vermogens -en bedrijfsoverdracht naar de volgende generatie

Afgezien van het afschermen van risico’s is de structuur ook het vertrekpunt voor positieve besluiten. U hebt een ondernemersleven erop zitten en wil uw bedrijf overdragen aan uw kinderen. Voor een soepele en succesvolle bedrijfsoverdracht is de structuur waarin een onderneming wordt gedreven van essentieel belang. Fiscale faciliteiten spelen hierbij een belangrijke rol. Helaas wordt vaak echter pas over de structuur nagedacht als het moment van overdracht van het bedrijf aan de orde is. Dan is vaak al te laat om nog zonder fiscale gevolgen een andere weg te kiezen. De te kiezen structuur en de routing daarnaar toe vraagt om een gedegen planning vooraf. Regeren is vooruitzien. Dat geldt zeker voor het thema structuur.

Uw onderneming verkopen

Vindt u geen geschikte interne opvolger? Met de juiste juridische structuur verkoop u uw bedrijf met de gunstigere voorwaarden aan een externe koper. Een tijdige voorbereiding is essentieel voor een soepele en succesvolle bedrijfsoverdracht en kan een aanzienlijke besparing aan belasting opleveren. Met advies en begeleiding van onze deskundigen bereidt je de verkoop goed voor en bouw je garanties voor behoud van uw eigen vermogen. Bij verkoop van een bedrijf komt de finale van uw ondernemersleven in beeld. Het moet dan allemaal op zijn plek vallen. In die fase komen de specialisten uit de hoek van corporate finance, belastingadviseurs, juristen en notarissen aan tafel. Vaak samen met uw accountant. Die specialisten moeten op dit soort moment als team samenwerken en de klus klaren. Een gedegen voorbereiding maakt het spel in de finale een stuk eenvoudiger.