Update: Vaste kostenvergoedingen in een niet-vaste wereld

Het wegvallen van de ‘Corona’ goedkeuring voor vaste kosten heeft grote gevolgen voor thuiswerkers. Voor een vaste kostenvergoeding kunnen elementen wegvallen omdat die kosten simpelweg niet gemaakt (kunnen) worden vanuit huis. Andere kosten van thuiswerkers zoals verwarming of koffie en thee mogen niet onbelast vergoed worden De vaste reiskostenvergoeding mag echter wel tot 1 oktober aanstaande onbelast uitbetaald worden ondanks dat de werknemer niet voldoende naar kantoor komt.

Vaste kostenvergoeding

Eerst even terug naar de basis. In beginsel kun je de werkelijke kosten die onder de gerichte vrijstellingen vallen en intermediaire kosten onbelast vergoeden, zonder dat dit ten laste gaat van de vrije ruimte. Voorbeelden van deze kosten zijn zakelijke lunches, vakliteratuur, een internetabonnement en was- en parkeerkosten voor de auto van de zaak. In de praktijk gaat de vergoeding vaak via het verzamelen en indienen van bonnetjes en facturen door de werknemer. Meestal is deze administratie omslachtig en foutgevoelig en daardoor ongewenst.

Met de onbelaste vaste kostenvergoeding wordt het indienen van bonnetjes vermeden. Er wordt dan een vergoeding tegelijkertijd met het salaris aan de werknemer uitgekeerd. De onbelaste vaste kostenvergoeding is wel aan enige voorwaarden verbonden. Het moet namelijk duidelijk zijn dat de vergoeding bedoeld is als een vergoeding voor gemaakte/te maken kosten. Fiscaal gezien is het cruciaal dat deze vergoeding vooraf is onderbouwd naar aard en omvang. Een onjuiste of onvolledige onderbouwing brengt de onbelaste vaste kostenvergoeding in gevaar en betekent dat de vergoeding niet netto maar bruto moet worden uitbetaald.

Vaste reiskostenvergoeding

Voor onbelaste vaste reiskostenvergoedingen zijn er meer specifieke regels vastgesteld. In beginsel mag je een onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer geven voor de gereden zakelijke kilometers en woon-werkverkeer. Alleen de daadwerkelijk afgelegde kilometers mogen dan onbelast worden vergoed. Deze vergoeding mag je vervangen door de vaste reiskostenvergoeding. Voor de vaststelling van de hoogte hiervan zijn specifieke bepalingen voorhanden.

Bij methode 1 wordt uitgegaan van 214 werkdagen per jaar op basis van een fulltime dienstverband. Deze methode wordt het meest gebruikt en kan worden toegepast indien jouw werknemer vermoedelijk in minstens 36 weken naar zijn vaste werkplek reist. Van de 214 dagen mag slechts worden afgeweken indien het aantal werkbare dagen 25% hoger is. De formule voor de maandelijkse vaste reiskostenvergoeding is (214 * het aantal afgelegde kilometers per dag * 0,19)/12. Indien de dagelijkse reisafstand (heen en terug) meer dan 150 kilometer is, moet er aan het eind van het jaar een nacalculatie plaatsvinden. Voor een werknemer die in deeltijd werkt of een aantal dagen per week naar een vaste arbeidsplaats reist, moet de uitkomst naar evenredigheid worden toegepast.

Wanneer een werknemer niet altijd naar een vaste werkplek reist voor zijn werk, mag je de vaste reiskostenvergoeding ook volgens de ruimere methode 2 vaststellen. Hiervoor geldt de voorwaarde dat (op fulltime basis) op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste plek wordt gereisd. In dit geval kan voor de berekening van de onbelaste vaste reiskostenvergoeding alsnog worden uitgegaan van 214 werkdagen per kalenderjaar waarvoor € 0,19 per kilometer onbelast kan worden vergoed. Ook via deze methode dient de uitkomst naar evenredigheid te worden toegepast indien een werknemer parttime werkt.

Update 27 mei 2021

Naar aanleiding van de voortdurende lockdown, heeft het kabinet het steunpakket voor werkgevers en werknemers verlengd en waar nodig uitgebreid. Een van deze uitbreidingen ziet op het ongewijzigd door laten lopen van de vaste reiskostenvergoeding. Deze verlenging geef je als werkgever de mogelijkheid om een vaste reiskostenvergoeding van jouw werknemers, ook (gedeeltelijk) in 2021 nog ongewijzigd door te laten lopen ondanks dat jouw werknemers (meer) thuis werken. Deze goedkeuring geldt vanaf 12 maart 2020 en vervalt op 1 oktober 2021.

Let op! De verlenging uit het nieuwe steunpakket vanuit het kabinet ziet alleen op de vaste reiskostenvergoeding. De coronagoedkeuring voor vaste kostenvergoedingen is reeds afgelopen per 31 december 2020.

Conclusie

Indien ook de goedkeuring voor de vaste reiskostenvergoeding vervalt, kan geen vaste reiskostenvergoeding meer worden uitbetaald tenzij de werknemer voldoet aan de hierboven beschreven regels. In alle andere gevallen kan alleen de daadwerkelijke woon-werk of zakelijke rit onbelast worden vergoed tegen € 0,19 per kilometer. Ook is meer dan ooit van belang om te weten waaruit uit de vaste kostenvergoeding bestaat, zodat kan worden bepaald welke kosten (vanaf 1 januari) niet meer gemaakt (kunnen) worden. Geef dit zo spoedig mogelijk door aan de salarisadministratie of bel ons voor meer informatie.