Wat betekent de renseigneringsverplichting voor u?

Dit artikel is origineel in november 2022 verschenen. Wij hebben dit bericht in januari 2026 geüpdatet.

Sinds 1 januari 2022 bent u als administratieplichtige verplicht om bepaalde gegevens over betalingen aan derden toe te sturen aan de Belastingdienst. Deze renseigneringsverplichting of informatieverplichting uitbetaalde bedragen derden (UBD) stond vroeger bekend als de IB-47 verklaring. Wat betekent dit voor u?

Voor wie geldt de renseigneringsverplichting?

Bent u administratieplichtig (kort gezegd: oefent u een beroep of bedrijf uit) en betaalt u een natuurlijk persoon voor verrichte werkzaamheden en/of diensten zonder dat hij of zij daarvoor een factuur inclusief btw stuurt? Dan geldt de renseigneringsverplichting voor u als u behoort tot een van de volgende groepen:

• U bent inhoudingsplichtig voor de Wet op de loonbelasting en doet betalingen aan een natuurlijk persoon voor diensten en/of werkzaamheden die zijn verricht voor u of een met u verbonden vennootschap en die zijn gefactureerd zonder btw; en
• Collectieve beheersorganisaties, zoals BUMA-STEMRA.

Welke informatie wil de Belastingdienst ontvangen?

De volgende informatie moet u na afloop van het kalenderjaar aanleveren bij de Belastingdienst:

• De naam, adres, geboortedatum en het BSN van de ontvanger van de betaling;
• De in het kalenderjaar betaalde bedragen, daaronder begrepen eventuele kostenvergoedingen inclusief de datum van betaling.

Het kan zijn dat u de gegevens over het belastingjaar 2025 al gedurende het jaar aan de Belastingdienst hebt doorgegeven. Zorg er dan voor dat u uiterlijk 31 januari 2026 heeft gecontroleerd of alle informatie compleet is of zorg voor een tijdige aanvulling. Als u nog geen gegevens hebt doorgegeven geldt ook de deadline van 31 januari 2026.

Internationale situaties

Ook als het werk in het buitenland is verricht of de werker in het buitenland woont, is de renseigneringsverplichting onverkort van toepassing. Denk daarbij ook aan de in het buitenland woonachtige commissaris. De ontvanger van de betaling moet in een dergelijke situatie een BSN aanvragen voor zover deze nog niet beschikbaar is.

Uitzonderingen op de renseigneringsverplichting

Voor de volgende betalingen geldt de renseigneringsverplichting niet:

• Betalingen aan eigen werknemers, ook voor bijvoorbeeld een commissaris die via opting-in onder het loonbelastingregime valt.
• Betalingen voor werkzaamheden en diensten als medewerker, artiest, beroepssporter of als lid van een buitenlands gezelschap in de zin van de Wet op de loonbelasting.
• Betalingen voor werkzaamheden en diensten aan inwoners van niet zijnde Nederland die als artiest, beroepssporter of lid van een gezelschap geen belasting in Nederland moeten betalen.
• De werkzaamheden zijn verricht als vrijwilliger in de zin van de Wet op de loonbelasting.
• Werkzaamheden en diensten waarvoor een factuur met btw is uitgereikt. Betalingen aan een zelfstandige die factureert met 0% btw en een btw-nummer op de factuur heeft staan zijn ook uitgezonderd. Let op! Betalingen aan natuurlijke personen die de kleine ondernemersregeling toepassen of uitsluitend vrijgestelde prestatie verrichten, moet u wel melden!
• De betaling is ontvangen als erfgerechtigde tot de inkomsten uit een auteursrecht of naburig recht.

Hoe moet u de gegevens aanleveren?

De gegevens over betalingen aan derden kunnen digitaal via het gegevensportaal van de Belastingdienst worden aangeleverd. Hierbij zijn er 3 verschillende mogelijkheden:

1. Webformulier waarbij de gegevens voor één partij kunnen worden verstrekt. Deze manier is geschikt voor kleine aantallen meldingen omdat voor iedere afzonderlijke betaling een los webformulier moet worden ingevuld.
2. Met het sjabloon UBD waarbij een spreadsheet van de betaling wordt gedeeld. Deze manier is geschikt voor middelgrote aantallen meldingen omdat per partij een afzonderlijke melding gemaakt moet worden.
3. Met zelfgebouwde of ingekochte software waarmee een XML-gegevensbestand kan worden gemaakt. Dit XML-gegevensbestand kan dan worden geüpload in het gegevensportaal. Deze manier van aanleveren is geschikt voor grote aantallen meldingen omdat in het XML-gegevensbestand betalingen aan meerdere partijen mogen worden opgenomen.

Daarnaast is het ook mogelijk om de gegevens door te geven via Digipoort. Digipoort is het beveiligde digitale kanaal van de overheid en om de Digipoort te kunnen gebruiken is een PKIoverheid services servercertificaat nodig. De aanlevering gaat ook via een XML-gegevensbestand dat wordt gemaakt met zelfgebouwde of ingekochte software. De kosten voor het gebruik van Digipoort zijn afhankelijk van de aanbieder van het certificaat maar kunnen oplopen tot € 599 voor een contract van 3 jaar.

Wat gebeurt er als u de gegevens niet aanlevert?

Levert u de gegevens niet, onjuist of onvolledig aan? Dan loopt u het risico op een geldboete van maximaal € 11.000 of een hechtenis van maximaal zes maanden. Levert u de gegevens opzettelijk niet, onjuist of onvolledig aan? Dan kan de geldboete oplopen tot € 27.500.