Zakelijk handelen: deze checklist helpt je op weg

Je doet met je onderneming met veel verschillende partijen zaken, zowel nationaal als internationaal. Zo zijn er transacties met afnemers, leveranciers, arbeidskrachten en banken, maar ook tussen jouw onderneming, jezelf als directeur-grootaandeelhouder (DGA) en je familieleden en tussen verschillende vennootschappen uit hetzelfde concern. Handel je hierbij niet zakelijk, dan loop je het risico op hoge boetes. Maar wat is nu precies zakelijk handelen? Waar moet je aan denken? In deze blog zet ik een en ander voor je op een rij, inclusief een handige checklist voor zakelijk handelen.

‘At arm’s length’-gedachte

Transacties tussen jouw onderneming en derden zijn zakelijk, ook op fiscaal gebied: je maakt afspraken waarbij het belang van jouw eigen onderneming voorop staat. Omgekeerd doen derden dat ook.

Bij transacties tussen zogenoemde gelieerde partijen, zoals tussen groepsvennootschappen of tussen de onderneming en jou als DGA, kunnen tegenstrijdige belangen bestaan. Denk hierbij aan de verkoop van een auto van de onderneming aan jouzelf. Jij wilt graag een zo laag mogelijke prijs betalen, terwijl je onderneming een zo hoog mogelijke prijs wil overeenkomen. Uiteindelijk bepaal jij als DGA welke prijs het wordt. Dit kan een ‘onzakelijke’ prijs zijn.

In de wetgeving is daarom de eis opgenomen dat transacties tussen gelieerde partijen altijd zakelijk moeten zijn. Dit noemen we ook wel de ‘at arm’s length’-gedachte. Maar hoe bepaal je nu of een transactie zakelijk is? Om dat te kunnen bepalen, moet je nagaan of een onafhankelijke derde op dezelfde manier zou handelen en een dergelijke transactie zou aangaan tegen dezelfde voorwaarden.

Zakelijk handelen binnen Nederland

Wat houdt de  ‘at arms length’-gedachte nu precies in? We nemen als voorbeeld de Nederlandse gebruikelijk-loonregeling. Daarin staat dat het wettelijk verplicht is dat je als DGA minimaal een marktconform salaris ontvangt vanuit jouw onderneming.

De ‘at arm’s length’-gedachte is ruim geformuleerd. Het gaat over alle onderlinge transacties tussen je onderneming, jezelf als DGA en binnen het concern. Enkele voorbeelden:

• je onderneming verstrekt je een lening voor jouw eigen woning;
• de rekening-courantpositie van jou als DGA of een groepsvennootschap;
• het overdragen van onroerend goed naar privé;
• het huren van bedrijfsruimte bij een groepsvennootschap;
• en je spreekt een managementvergoeding af voor de verrichte managementwerkzaamheden.

Op basis van de wetgeving moet jouw onderneming in haar administratie gegevens opnemen waaruit blijkt hoe de prijs van de onderlinge transacties tot stand is gekomen. Ook moet de onderneming opnemen of er sprake is van voorwaarden, zoals gebruikelijk in het economische verkeer. Kortom, er moet altijd worden vastgelegd of er sprake is van een zakelijke prijs en zakelijke voorwaarden. Dit noemen we ook wel transfer pricing documentatie. Ook is het zakelijk om de gemaakte afspraken vast te leggen in overeenkomsten, zoals een leningsovereenkomst en een managementovereenkomst.

Hoe zit het met internationaal zakelijk handelen?

Ook als je onderneming de grens over gaat, heb je te maken met de ‘at arm’s length’-gedachte. Want transacties met buitenlandse groepsvennootschappen moeten op basis van zakelijke voorwaarden plaatsvinden. Dit geldt ook voor transacties met een in het buitenland gevestigde vaste inrichting.

Het is goed om te weten dat belastingdiensten in de verschillenden landen streng kijken naar onderlinge transacties. Want wordt er niet zakelijk gehandeld, dan kan de onderneming opbrengsten verschuiven naar een land met een gunstig belastingstelsel. Kosten kunnen daarentegen verschoven worden naar een land met een hoog belastingtarief, waardoor landen belastingopbrengsten mislopen.

In de Nederlandse wetgeving zijn verschillende documentatieverplichtingen vastgelegd voor internationaal opererende concerns. Een en ander vanzelfsprekend in overeenstemming met Europese wetgeving. Ik zet ze hieronder voor je op een rij:

Geconsolideerde jaaropbrengst groep < € 50 miljoen

Maakt jouw bedrijf deel uit van een groep met een totale groepsomzet van minder dan € 50 miljoen? Dan moet ook jouw bedrijf de zakelijkheid van onderlinge transacties vastleggen, maar hiervoor geldt de aangescherpte wetgeving niet.

Geconsolideerde jaaropbrengst groep ≥ € 50 miljoen

Gaat het in jouw bedrijf om een Nederlandse vennootschap of vaste inrichting binnen een multinationale groep met een totale groepsomzet vanaf € 50 miljoen? Dan moet je aan specifieke vereisten voldoen voor de vorm en inhoud van de transfer pricing documentatie. Zo moet je als vennootschap een lokaal dossier en een groepsdossier opstellen. Deze dossiers moeten uiterlijk op het moment van indienen van de aangifte vennootschapsbelasting gereed zijn.

Het lokaal dossier bevat informatie relevant voor de prijsstelling (verrekenprijsanalyse) tussen een Nederlandse vennootschap en gelieerde vennootschappen in het buitenland. Zijn er geen onderlinge transacties? Dan hoef je geen lokaal dossier op te stellen.

Het groepsdossier geeft inzicht in de onderneming van de gehele groep, de aard van je bedrijfsactiviteiten, je algehele verrekenprijsbeleid en je wereldwijde toewijzing van inkomen en economische activiteiten.

Geconsolideerde jaaropbrengst groep ≥ € 750 miljoen

Heeft jouw onderneming een minimale groepsomzet van € 750 miljoen? Dan ben je verplicht uiterlijk voor het einde van het verslagjaar een zogenoemde landenrapport in te dienen. Hierin geef je een overzicht van de verdeling van baten, belastingen en bedrijfsactiviteiten per land.

Ook moeten in dit geval alle groepsentiteiten die verplicht zijn een lokaal- en groepsdossier in hun administratie op te nemen, digitaal aan de Belastingdienst melden welke groepsentiteit het landenrapport indient.

Checklist zakelijk handelen

Zoals je hierboven kunt lezen, zijn er veel verschillende zaken waar je rekening mee moet houden als je zakelijk wilt handelen. Onderstaande checklist vat e.e.a. goed voor je samen:

• Inventariseer (jaarlijkse) onderlinge transacties.
• Maak een functionele analyse van de transacties:
  – Wat zijn de contractuele voorwaarden?
  – Welke functies worden uitgeoefend?
  – Welke activa worden gebruikt?
  – Welke risico’s zijn er?
  – Wat zijn de economische omstandigheden van de partijen en de markten waarin zij opereren?
• Vergelijk de onderlinge transactie met een transactie met een derde partij.
• Leg de analyses, afwegingen en uiteindelijke prijs vast en bewaar dit in je administratie.
• Leg de afspraken vast in een overeenkomst (bijvoorbeeld in een geldleningsovereenkomst).

Voldoe je eenmaal aan alle voorwaarden? Denk dan aan de volgende punten:

• Stel (jaarlijks) een lokaal dossier op.
• Stel (jaarlijks) een groepsdossier op.
• Meldt bij de Belastingdienst welke entiteit het landenrapport gaat indienen.
• Stel (jaarlijks) het landenrapport op.

Voorkom hoge boetes!

Handel je binnen Nederland niet zakelijk? Dan vinden er correcties en naheffingen – al dan niet met boetes – plaats in bijvoorbeeld de inkomsten- en vennootschapsbelasting. De Belastingdienst kan bijvoorbeeld een correctie maken op de verkoopprijs voor een auto bij een verkoop aan jou als DGA. Is de auto nog € 15.000 waard, dan is een verkoopprijs van € 5.000 niet zakelijk. De Belastingdienst kan de verkoopprijs dan verhogen naar € 15.000. De onderneming zou de auto namelijk niet voor € 5.000 hebben verkocht aan een derde partij. Deze correctie heeft uiteraard gevolgen voor de vennootschapsbelasting.

Voor het  zaken doen maken het lokaal dossier en groepsdossier onderdeel uit van de verplichte administratie van je onderneming. Voor het ontbreken van een goede administratie is de strafmaatstaf een gevangenisstraf van maximaal vier jaar of een geldboete van maximaal € 20.500. Lever je het landenrapport of de notificatie niet of onvolledig aan? Dan kun je een maximale boete opgelegd krijgen € 820.000 (voor beide overtredingen afzonderlijk).

Hoe goed heb jij je documentatie op orde?

De hoogte van de boetes maakt hopelijk duidelijk dat het erg belangrijk is dat je zakelijk handelt bij transacties in binnen- en buitenland. Handel je niet zakelijk? Dan vinden correcties plaats. Ook gelden strikte sancties als je niet voldoet aan de administratieve eisen voor transfer pricing. Goede transfer pricing documentatie zorgt ervoor dat je als onderneming compliant bent en voorkomt discussies met de Belastingdienst, sancties en mogelijke reputatieschade. Ik ben daarom benieuwd: heb jij deze documentatie goed op orde?