Mag ik de mailbox van een medewerker inzien bij afwezigheid?

“Mag ik de e-mailbox van mijn zieke, geschorste of vertrokken werknemer inzien?”, vragen werkgevers regelmatig. Het komt voor dat een medewerker er voor even of langere tijd niet is. Voor een goede opvolging van projecten, opdrachten of orders wilt u dan weten waar hij of zij mee bezig was. Maar de e-mailbox kan ook privacygevoelige informatie van de werknemer bevatten. Wat moet u in deze situatie doen?

Met de invoering van de AVG zijn de regels die gaan over het verwerken van persoonsgegevens nog eens opgefrist. Sindsdien rust er een grotere verantwoordelijkheid op organisaties die persoonsgegevens verwerken. Dit geldt ook voor werkgevers die persoonsgegevens van medewerkers verwerken, waaronder de inhoud van e-mails.

Grondslag voor verwerken van persoonsgegevens

Voor de verwerking van persoonsgegevens is altijd een grondslag nodig. Van de ‘beschikbare’ grondslagen lijkt toestemming het meest voor de hand te liggen. Zo makkelijk is het niet, omdat de grondslag toestemming vereist dat deze onder meer ‘vrij’ is gegeven. Gezien de gezagsverhouding tussen werknemer en werkgever, kan men de toestemming niet snel ‘uit vrije wil’ verlenen.

Wanneer mag u persoonsgegevens inzien?

Een mogelijke oplossing voor het incidenteel inzien van de e-mails van een werknemer kan worden gevonden in de grondslag van ‘het gerechtvaardigd belang’. Maar ook dit kan niet zomaar. De verwerking van persoonsgegevens moet noodzakelijk zijn om bepaalde projecten te kunnen voortzetten, opdrachten verder te kunnen uitvoeren of orders te kunnen opvolgen. Bij het gebruikmaken van deze grondslag moet u als werkgever heel zorgvuldig de eigen belangen en die van de werknemer tegen elkaar afwegen en gemotiveerd (en schriftelijk) tot een conclusie komen.

{% module_block module “widget_1683111220659” %}{% module_attribute “label” %}cta-banner-simple{% end_module_attribute %}{% module_attribute “path” %}/hlb-website-demo/web/modules/cta-banner-simple/cta-banner-simple{% end_module_attribute %}{% module_attribute “module_id” %}57204341051{% end_module_attribute %}{% module_attribute “schema_version” %}2{% end_module_attribute %}{% module_attribute “tag” %}module{% end_module_attribute %}{% module_attribute “no_wrapper” %}false{% end_module_attribute %}{% module_attribute “title” %}Benieuwd naar hoe wij u kunnen helpen op het gebied van AVG en privacyrecht?{% end_module_attribute %}{% module_attribute “action” %}{“text”:”Lees meer over privacy”,”link”:{“url”:{“content_id”:54796143948,”href”:null,”type”:”CONTENT”}}}{% end_module_attribute %}{% module_attribute “css” %}{}{% end_module_attribute %}{% module_attribute “child_css” %}{}{% end_module_attribute %}{% end_module_block %}

Informeer de medewerker vooraf

Een andere belangrijke voorwaarde om persoonsgegevens te mogen verwerken is dat u de personen van wie uw persoonsgegevens verwerkt vooraf moet informeren. Deze informatie moet volledig en duidelijk zijn. Bij het geven van informatie over de manier waarop uw persoonsgegevens gaat verwerken, moet u onder andere aangeven dat u mogelijk ook incidenteel e-mails van de werknemer zult inzien, als u daar een gerechtvaardigd belang bij hebt. Het is hierbij belangrijk dat u aangeeft hoe u de genoemde belangenafweging uitvoert en wat u gaat doen om de belangen van de werknemer te waarborgen.

Zorgvuldig en goed voorbereid

Voordat u in de mailbox van een medeweker kijkt, moet u hem of haar informeren over de manier waarop u als werkgever persoonsgegevens verwerkt. Dat kunt u doen in een Privacyverklaring. Deze kan onderdeel uitmaken van de arbeidsovereenkomst of in een personeelsreglement zijn vastgelegd. In die verklaring moet u dan ook opnemen dat het mogelijk is dat u incidenteel e-mails gaat inzien, wanneer u daarvoor een gerechtvaardigd belang hebt. Het is belangrijk dat u daarbij aangeeft in welke situaties een gerechtvaardigd belang bestaat en wat u zult doen om de belangen en de privacy van de werknemers te waarborgen. Tot slot moet u ook beschrijven welke rechten de werknemers hebben ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens door u als werkgever.

Wilt u meer weten over de toepassing van de regels omtrent het verwerken van persoonsgegevens? Neem dan contact op met een van onze juristen.