Werkkostenregeling: wat houdt het in?
Investeren in uw personeel levert u veel op, maar brengt natuurlijk wel extra kosten met zich mee. De werkkostenregeling (WKR) geeft u ruimte, zodat het qua kosten beheersbaar en aantrekkelijk blijft. Aan het toepassen van de werkkostenregeling zijn uiteraard voorwaarden verbonden. Het is belangrijk om u aan binnen de vastgestelde bedragen te blijven om alsnog hoge kosten te voorkomen. De belastingadviseurs van Newtone adviseren u hierover en denken graag met u mee over hetgeen u als werkgever graag realiseert voor uw medewerkers.
De werkkostenregeling: zo kunt u iets extra’s doen voor uw personeel
De werkkostenregeling geeft u als werkgever mogelijkheden om onbelast zaken beschikbaar te stellen aan uw personeel. Het is wel belangrijk dat u een goede administratie bijhoudt. Want in beginsel is alles wat u aan uw werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt voor zijn of haar dienstbetrekking, loon. De werkkostenregeling geeft daarbij ruimte. Zo kunt u bijvoorbeeld werkkleding en voorzieningen op de thuiswerkplek betitelen als nihil-waardering. Onder voorwaarden zijn bijvoorbeeld ook een fiets van de zaak, maaltijden in het bedrijfsrestaurant en het kerstpakket onbelast te verstrekken of vergoeden. Over fiscale vrijstellingen en andere zaken rond de werkkostenregeling adviseren we u graag.
Wat is de werkkostenregeling precies?
De werkkostenregeling geeft u als werkgever mogelijkheden om onbelast zaken beschikbaar te stellen aan uw personeel. Het uitgangspunt van de werkkostenregeling (WKR) is dat álles wat u als werkgever aan uw medewerkers geeft, loon is. Om te voorkomen dat letterlijk alles loon is, zijn er binnen de WKR een vrije ruimte, gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en intermediaire kosten:
- De vrije ruimte is het maximale bedrag dat u aan werknemers kunt geven, zonder dat het belast wordt. In 2023 is die vrije ruimte 3% van de totale loonsom van € 400.000. Daarboven is de vrije ruimte 1,17%.
- Gerichte vrijstellingen zijn onder meer onbelaste vergoedingen voor reiskosten, studiekosten, zakelijke telefoonkosten en thuiswerk. Deze vergoedingen gaan niet ten koste van de vrije ruimte.
- Nihilwaarderingen zijn voorzieningen die op nul zijn gewaardeerd, zodat ze niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Denk hierbij aan de inrichting van de werkplek, bedrijfskleding en consumpties op de werkplek (niet de maaltijd).
- Intermediaire kosten zijn de kosten die u medewerker voor u voorschiet en zakelijke kosten, zoals een zakelijke lunch.
Onze belastingadviseurs helpen u om de werkkostenregeling zo goed mogelijk te benutten.
Voordelen van de werkkostenregeling
Het belangrijkste voordeel van de werkkostenregeling (WKR) is dat u onbelast extra’s aan uw personeel kunt geven. Papieren rompslomp wordt bovendien zoveel mogelijk teruggedrongen. U mag namelijk alle vergoedingen aan uw personeel samenvoegen; het is niet nodig om alles per medewerker op te splitsen. Bovendien maakt de WKR de regelingen voor vergoedingen aan personeel een stuk overzichtelijker. U hoeft zich dus niet in allerlei afzonderlijke regelingen voor vergoedingen te verdiepen. Helemaal vrij van administratie bent u overigens niet: maakt u gebruik van de WKR, dan bent u verplicht om een WKR-administratie bij te houden. Onze belastingadviseurs helpen u graag bij het inrichten en controleren van de WKR-administratie.
Wat is de vrije ruimte en wat valt hieronder?
De vrije ruimte is het bedrag dat onbelast besteed mag worden. Dit bedrag is de loonsom van alle medewerkers samen. Elk jaar wordt de vrije ruimte opnieuw vastgesteld. In 2023 is de vrije ruimte verruimd naar 3% tot een loonsom van € 400.000. Over het bedrag van de loonsom boven € 400.000 is de vrije ruimte 1,17%. Let op: komt het bedrag dat u onbelast besteedt boven de grens van de vrije ruimte, dan moet u over het gedeelte dat boven de grens komt, 80% belasting betalen.
Voordat iets mag worden aangewezen ten laste van de vrije ruimte moet beoordeeld worden of dit gebruikelijk is. Het is echter aan de Belastingdienst om te bewijzen dat niet aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan. Het is verplicht om de werkkostenregeling te administreren. De WKR-administratie helpt u ook om bij te houden of er nog vrije ruimte over is voor de rest van het jaar. De vrije ruimte mag u niet ‘meenemen’ naar een volgend jaar, dus houd hier rekening mee. Plan investeringen en uitgaven slim, zodat u de vrije ruimte optimaal kunt gebruiken. Onze belastingadviseurs helpen u hier graag bij.
Vrijstellingen van de werkkostenregeling
De werkkostenregeling biedt ook gerichte vrijstellingen. In dat geval kun u de vergoeding netto aan uw medewerkers geven. De volgende vergoedingen zijn vrijgesteld:
- abonnement voor openbaar vervoer
- reiskosten (zowel zakelijk als woon-werkverkeer) tot € 0,21 per kilometer (2023)
- thuiswerkvergoeding tot € 2,15 per dag (2023)
- verhuiskosten (als verhuizen noodzakelijk is voor werk)
- maaltijden bij overwerk
- de aanvraag van een verklaring omtrent gedrag (VOG)
- studies en opleidingen (en ook: congressen, seminars, symposia, studiereizen)
- computers, communicatiemiddelen en gereedschap (op voorwaarde dat wordt voldaan aan het zogenaamde noodzakelijkheidscriterium. Denk aan een laptop en mobiele telefoon, maar ook aan bijvoorbeeld een fotocamera voor een fotograaf)
- extraterritoriale kosten (waaronder ook de 30%-regeling)
Onze belastingadviseurs helpen u graag bij het benutten van vrijstellingen en beantwoorden al uw vragen over dit onderwerp.
