5 tips bij het afsluiten van contracten

Als ondernemer heeft u een overeenkomst snel gesloten. Een mondelinge afspraak of een simpele handtekening en klaar: de overeenkomst is er. Hoewel het aangaan van een overeenkomst vrij eenvoudig lijkt, blijkt dit in de praktijk vaak anders te zijn. Het aangaan van een overeenkomst als ondernemer kent natuurlijk ook een aantal valkuilen en risico’s. Om deze risico’s te beperken geef ik u een vijftal tips.

1. Zorg dat u de gemaakte afspraken schriftelijk vastlegt

Een mondelinge afspraak is in feite ook een overeenkomst. In Nederland geldt dat een mondelinge overeenkomst rechtsgeldig is. Aan een mondelinge overeenkomst zitten echter wel een aantal belangrijke nadelen en risico’s. Allereerst geldt dat een mondelinge overeenkomst vaak lastig te bewijzen is. Als er sprake is van een overeenkomst, moet u dit kunnen bewijzen. Zonder schriftelijk document kan dit een probleem zijn. Dit is bijvoorbeeld een probleem in het geval van een faillissement.

Daarnaast kan het ontbreken van een schriftelijke overeenkomst een nadeel zijn als er een geschil ontstaat over wat er is afgesproken. Als er een schriftelijke overeenkomst is, kunt u teruggevallen op het document waarin de destijds gemaakte afspraken zijn vastgelegd. Bij een mondelinge overeenkomst is dit uiteraard niet het geval.

Tenslotte, misschien nog wel het meest belangrijk, dient u op grond van de wet een aantal overeenkomsten zelfs schriftelijk vast te leggen. Dit is met name het geval indien het gaat om overeenkomsten tussen een DGA (bestuurder en/of aandeelhouder) en diens persoonlijke holding. Het niet voldoen aan deze verplichting kan zelfs leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid.

2. Zorg dat de overeenkomst rechtsgeldig getekend is

Een overeenkomst is alleen rechtsgeldig als deze is aangegaan door daartoe bevoegde personen. Zorg daarom dat u altijd goed in het handelsregister van de Kamer van Koophandel nagaat wie bevoegd is om namens partijen de overeenkomst aan te gaan en deze te ondertekenen.

Een bestuurder van een vennootschap zal meestal bevoegd zijn een overeenkomst aan te gaan. Maar een bestuurder kan zelfstandig bevoegd of gezamenlijk bevoegd zijn. Een zelfstandig bevoegd bestuurder mag de overeenkomst in beginsel zelfstandig aangaan. Een gezamenlijk bevoegd bestuurder heeft veelal nog de goedkeuring of medewerking nodig van een andere bestuurder. Dan zijn er dus twee handtekeningen nodig. Daarnaast gelden er soms ook nog “interne” spelregels.

Tenslotte kan het zijn dat iemand een procuratie (een volmacht) heeft gekregen om namens een vennootschap bepaalde overeenkomsten aan te gaan. Deze volmacht moet u dan ook inschrijven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Let op: een volmacht kan ook beperkt zijn. Een volmacht betekent dus niet zonder meer dat iemand bevoegd is alle overeenkomsten aan te gaan.

3. Maak afspraken over opzegging en ontbinding

Als u de overeenkomst eenmaal bent aangegaan en alles loopt zoals het zou moeten lopen, is er meestal niet zoveel aan de hand. Het probleem ontstaat vaak wanneer één van de partijen de overeenkomst wil opzeggen of wanneer er zich een onvoorziene situatie voordoet.

In deze gevallen is het belangrijk dat u in de overeenkomst afspraken hebt gemaakt over de beëindiging van de overeenkomst. In welke gevallen mag u een overeenkomst bijvoorbeeld opzeggen? Is er een opzegtermijn? En zo ja, hoelang is het opzegtermijn? Daarnaast kan het zijn dat partijen overeenkomen dat de overeenkomst in bepaalde gevallen onmiddellijk kan eindigen, denk bijvoorbeeld aan een faillissement van één van de partijen. Het is voor u als ondernemer belangrijk om hierover goede afspraken te maken om latere discussie te voorkomen.

4. Zorg dat Nederlands recht van toepassing is

Het is voor u als ondernemer dus belangrijk om een schriftelijke overeenkomst aan te gaan. Daarbij is het ook belangrijk een duidelijke keuze te maken omtrent het rechtstelsel dat van toepassing is. Voor een Nederlandse onderneming zal veelal het Nederlands recht de gewenste keuze zijn. Als u een overeenkomst aangaat waarop een ander rechtstelsel van toepassing is, is het belangrijk u goed te laten informeren over de gevolgen van het toepasselijke recht. De wetten en regels ten aanzien van het aangaan van overeenkomst zijn natuurlijk in elk land anders.

Daarnaast is het van belang een forumkeuze te maken, oftewel: naar welke rechtbank gaat u als er zich een geschil voordoet. Dit is belangrijk omdat u wilt voorkomen dat u voor een buitenlandse rechter moet gaan procederen.

5. Let op met algemene voorwaarden

Indien u een overeenkomst aangaat, zijn hierop vaak algemene voorwaarden van toepassing. Als u wilt dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomst, is van het van belang deze op de juiste wijze van toepassing te verklaren. Hier vertelt mijn collega Zoë Leuven je graag meer over in haar blog. Het kan ook dat de algemene voorwaarden van de partij van toepassing zijn. In dat geval is het belangrijk om goed kennis te nemen van de inhoud van deze algemene voorwaarden. Vaak staan in de algemene voorwaarden ook belangrijke zaken die onderdeel zijn van de overeenkomst. Ik raad u aan om de algemene voorwaarden goed te beschouwen en onderteken zeker geen overeenkomst zonder dat u op de hoogte bent van deze inhoud.

Extra tip: let op met het aangaan van overeenkomsten in tijden van COVID-19

De afgelopen periode heeft waarschijnlijk voor u, als ondernemer, onzekerheid met zich mee gebracht. Het einde lijkt in zicht maar het is in deze onzekere periode extra van belang om goed na te denken over de gevolgen van het aangaan van een overeenkomst. Weet u zeker dat u de verplichtingen kunt nakomen? Mocht dit niet zeker zijn, kan dit namelijk leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid. Ook bij grote inkopen of uitgaven kan dit een risico zijn. Ik raad u daarom aan om bij belangrijke en grote contracten de overwegingen die hieraan ten grondslag liggen schriftelijk vast te leggen. Mocht het dan onverhoopt toch misgaan, kan dit bijdragen aan de onderbouwing dat u op het moment van aangaan een weloverwogen en verantwoorde keuze hebt gemaakt.