Spelregels thuiswerk- en reiskostenvergoeding

Dit artikel is origineel in december 2022 verschenen. Wij hebben dit bericht in oktober 2024 van de laatste informatie voorzien.

Veel medewerkers zijn intussen gewend aan het (deels) thuiswerken. Door het thuiswerken reizen we minder en dit heeft invloed op de vergoeding van reiskosten. Het leek ons goed om de spelregels rondom de vergoedingen voor het thuiswerken en reiskostenvergoeding nog een keer toe te lichten.

Thuiswerkvergoeding

Sinds 1 januari 2022 mag de werkgever een gerichte vrijgestelde vergoeding geven voor extra kosten die een werknemer maakt als hij of zij thuiswerkt. In 2024 geldt daarvoor een bedrag van maximaal € 2,35 per thuiswerkdag. Tijdens Prinsjesdag is er nog geen voorstel gedaan om dit bedrag te indexeren.

De thuiswerkvergoeding mag op declaratiebasis achteraf verstrekt worden of via een vaste onbelaste thuiswerkvergoeding zoals we die ook kennen bij de onbelaste reiskostenvergoeding (214-dagen regeling). Voorwaarde voor een vaste thuiswerkvergoeding is dat de werknemer ten minste 128 dagen per kalenderjaar daadwerkelijk thuiswerkt. Bij werknemers die doorgaans minder dan 5 dagen per week werken moet dit naar evenredigheid worden toegepast.

Reiskostenvergoeding

Veel werkgevers bieden de werknemers de mogelijkheid om een onbelaste reiskostenvergoeding te krijgen voor de dagen waarop zij naar het werk reizen. Op dit moment is het mogelijk om werknemers een onbelaste reiskostenvergoeding te geven van maximaal € 0,23 per kilometer. Ook voor de reiskostenvergoeding geldt dat er nog geen voorstel is gedaan om het bedrag te indexeren.

Ook hier geldt dat de reiskostenvergoding op declaratiebasis achteraf verstrekt mag worden of via een vaste reiskostenvergoeding indien voldaan wordt aan dezelfde voorwaarden als hiervoor beschreven bij de thuiswerkvergoeding.

Let op! De reiskostenvergoeding is een zogenoemde all-in vergoeding wat betekent dat alle autokosten al zijn opgenomen in de vergoeding per kilometer. Als u er voor kiest om afzonderlijk nog parkeerkosten of andere autokosten te vergoeden, is dit in beginsel belast loon.

Samenloop thuiswerk- en reiskostenvergoeding

Een werkgever mag voor eenzelfde werkdag niet tegelijkertijd een vergoeding voor thuiswerken en reiskosten geven. In dat geval dient er een keuze gemaakt te worden uit één van de twee vergoedingen. In uitzonderingssituatie kan samenloop van vergoeding van reiskosten en thuiswerkkosten wel, bijvoorbeeld wanneer een werknemer naar een zakelijke afspraak reist op een dag dat hij vanuit huis werkt.

Aanpassing per 1 januari 2025 gewenst?

Het kan zijn dat u als werkgever uw arbeidsvoorwaardenbeleid wil aanpassen vanaf 1 januari 2025, bijvoorbeeld als de regeling voor de reiskosten nu nog niet optimaal wordt ingezet. Of dit mogelijk is hangt af van eventuele afspraken in de CAO, het personeelshandboek en/of de individuele arbeidsovereenkomst met de werknemer.

Wilt u meer weten over het betalen van een onbelaste thuiswerkvergoeding en/of onbelaste reiskostenvergoeding dan wel het aanpassen van uw beleid? Onze adviseurs denken graag met u mee. Neem gerust contact op met onze collega Cyriel Winters via cyriel.winters@newtone.nl of via +31 (88)1 948 160.