Wijzigingen (on)kostenvergoedingen vanaf januari 2021

Vanwege de coronacrisis is thuiswerken steeds meer de norm geworden. Woon-werkverkeer is minder of zelfs niet meer aan de orde en onkosten voor een lunch of parkeergelden vallen weg. Toch krijgen medewerkers vaak nog steeds een onbelaste reis- en/of onkostenvergoeding uitbetaald van de werkgever. In 2020 was dit toegestaan op basis van de omstandigheden die golden voor aanvang van de crisis. Maar op 29 september 2020 is een besluit gepubliceerd waarin is bepaald dat deze goedkeuring niet meer geldt vanaf 2021. Dit kan gevolgen hebben voor de fiscale aanvaardbaarheid van de reis- en/of onkostenvergoedingen die u uitbetaald aan uw medewerkers. In dit artikel gaan wij in op de mogelijke consequenties voor ná 2020.

Reiskostenvergoeding woon-werkverkeer

Veel werkgevers betalen hun medewerkers een vergoeding voor woon-werkverkeer gebaseerd op de zogenaamde praktische regeling. De praktische regeling houdt in dat de reiskostenvergoeding is gebaseerd op het gemiddelde aantal reisdagen per jaar (214) bij een fulltime dienstverband vermenigvuldigd met de retour reisafstand tussen woning en werk maal € 0,19. De uitkomst kan in 12 gelijke delen over het jaar worden uitbetaald en is dan onbelast. Door de fiscale tegemoetkoming kon deze vergoeding in 2020 onbelast blijven worden uitbetaald en hoefde geen rekening te worden gehouden met thuiswerken van de medewerker.

Met ingang van 2021 mogen reiskostenvergoedingen voor thuiswerkdagen niet meer. Dus werkt uw medewerker altijd thuis, dan mag deze geen onbelaste (vaste) vergoeding meer krijgen. Werkgevers moeten volgend jaar het (veranderde) reispatroon van de medewerkers in kaart brengen en bepalen of er sprake is van een vergoeding op basis van de werkelijk gereisde dagen of wellicht toch een vaste vergoeding. Dit laatste kan alleen maar als voldaan kan worden aan de 36 weken of 128 dagen-eis.

Overige onkostenvergoedingen

Ook de overige (vaste) onkostenvergoedingen mochten in 2020 nog steeds onbelast worden uitbetaald aan de medewerker, mits uiteraard voldaan werd aan de fiscale voorschriften voor onbelaste uitbetaling. Vanaf 2021 zullen ook deze vergoedingen moeten worden aangepast aan de dan geldende feiten en omstandigheden.

Dit kan tot gevolg hebben dat de u uw medewerkers moet vragen opnieuw de door hen gemaakte kosten aannemelijk te maken door het uitvoeren van een kostenonderzoek (bijhouden van de gemaakte kosten over een periode van drie maanden).

Meer weten?

Wilt u weten wat de verwachte gevolgen zijn van dit besluit voor uw organisatie? Wellicht dat de door u gehanteerde onkostenvergoedingen naar beneden moeten worden bijgesteld. Wij als dienst Werkgeversdesk bij Koenen en Co adviseren u hier graag over. Vul hier het terugbelformulier in en één van onze adviseurs loonheffingen neemt op korte termijn contact met u op. We zijn er voordat u ons nodig heeft.