Jaarrekening op komst? Zo tovert u alle documenten op tafel!

Als ondernemer kijkt u het liefst vooruit. Toch zijn er momenten waarop het nodig is om even achterom te kijken. Bij het opstellen van de jaarrekening over het afgelopen jaar, bijvoorbeeld: u moet uw administratie in zijn geheel bijwerken, het jaar administratief afsluiten en documenten aanleveren bij uw accountant. Maar waar heeft u dat financieel jaaroverzicht van de bank nu ook alweer gelaten? En waar zijn die facturen die u nodig hebt? Zeg eens eerlijk: zou het niet veel handiger zijn als u de benodigde stukken gedurende het jaar verzamelt of digitaal opslaat? In deze blog laat ik u zien hoe u, op het moment dat de accountant er om vraagt, uw stukken in een handomdraai tevoorschijn tovert. Doe er uw voordeel mee!

Tip 1: Herken het repeterende karakter

Wist u dat veel basisgegevens die accountants nodig hebben vaak jaarlijks hetzelfde zijn? Ontvangt u een van de volgende gegevens, sla deze dan (digitaal) op zodat u het eenvoudig aan kunt leveren:

• Financieel jaaroverzicht van de bank
• Vermogensrapportage van uw effectenportefeuille
• WOZ beschikking vanuit de gemeente
• BTW aangiften per maand of kwartaal

Daarnaast hebben accountants vaak de volgende gegevens uit het financiële boekhoudpakket nodig:

• Kolommenbalans van de administratie
• Auditfile van de administratie (digitaal bestand waarin alle financiële mutaties opgenomen zijn)
• Openstaande postenlijsten debiteuren en crediteuren
• Voorraadlijst(en)

Tip 2: Stuur documenten direct door

Ontvangt u gedurende het jaar brieven van de Belastingdienst, sla ook deze brieven op en stuur deze waar nodig direct door naar uw contactpersoon of lever de stukken aan voor de jaarrekening.

Tip 3: Sla inkoop- en verkoopfacturen op in uw boekhoudpakket

In bijna alle online boekhoudpakketten heeft u de mogelijkheid om inkoop- en verkoopfacturen in een .pdf format op te slaan bij de betreffende boeking. Vraagt de accountant om een factuur die betrekking heeft op een investering of een groot bedrag aan kosten, dan kunt u deze factuur heel eenvoudig door het openen van de boeking ophalen. Nog handiger is het wanneer de accountant mee kan kijken in uw administratie. Dan kan hij of zij zelf de factuur ophalen in het pakket en beoordelen.

Tip 4: Vraag om digitale exemplaren van overeenkomsten

Het kan voorkomen dat u gedurende het jaar nieuwe overeenkomsten ondertekent, denk bijvoorbeeld aan een arbeidsovereenkomst, huurovereenkomst, (hypothecaire) leningsovereenkomst, leasecontract (met annuïteitenschema) of een investeringsverplichting. Vraag altijd om een digitaal exemplaar van deze getekende overeenkomst. Het is voor u als ondernemer belangrijk om deze overeenkomst goed te bewaren. Anderzijds heeft het in veel gevallen ook invloed op de jaarrekening en is het dus belangrijke informatie voor uw accountant.

Tip 5: Brengt uw accountant op de hoogte van belangrijke gebeurtenissen

Wanneer er bijzonderheden hebben plaatsgevonden gedurende het jaar, bijvoorbeeld grote investeringen in panden of machines, een dividenduitkering of heeft u wellicht een auto aangeschaft of verkocht? Breng uw accountant, zover hij al niet betrokken is, op de hoogte van deze gebeurtenissen. Indien nodig kan hij of zij dan al rekening houden met eventuele (fiscale) gevolgen.

Tip 6: Neem ook toekomstige facturen over afgelopen boekjaar mee

Ontvangt u in het volgende boekjaar nog facturen die toezien op het jaar waarover de jaarrekening wordt opgesteld? Laat dit dan weten aan uw accountant en bewaar deze facturen (digitaal). Het kan ook zijn dat u met uw accountant een grootboekrekening in de administratie hebt afgesproken waarop u dergelijke kosten boekt. Zo heeft hij of zij snel inzichtelijk met welke opbrengsten of kosten hij nog rekening moet houden over het betreffende boekjaar.

Tip 7: Bundel zoveel mogelijk benodigde gegevens

Gaat de accountant starten met het opstellen van de jaarrekening lever bovengenoemde gegevens, zover deze van toepassing zijn, dan in een keer aan. Het proces van het opstellen van de jaarrekening verloopt hiermee erg soepel. Het kan natuurlijk nog zo zijn dat de accountant aanvullende vragen heeft. Niet alles is namelijk te onderbouwen met documenten. Maar de basis van de administratie is door uw aanlevering goed in beeld.

Gedurende het jaar gaan de documenten die toezien op bovenstaande punten al door uw handen heen of ze verschijnen op uw beeldscherm. Wanneer u op dat moment nét wat extra tijd besteedt aan het (digitaal) verzamelen van deze informatie en documenten op één plek, levert u dit veel tijdswinst op. Want heeft u het niet verzameld? Dan kan het zo zijn dat u dat ene mailtje of document van een aantal maanden geleden op moet gaan zoeken. Dus heeft u wel eens gedacht: ‘Had ik dat document destijds maar op een logische vaste plek opgeslagen?’ Dan weet u nu met bovenstaande tips hoe u dit beter kunt organiseren en zo het laten opmaken van uw jaarrekening soepel en efficiënt kunt laten verlopen!