Uw administratie efficiënter verwerken? 7 tips

“De administratie is veel werk.” “De administratie? Daar heb ik geen tijd voor.” “Ik pak de administratie wel een keer op een rustig moment.” Dit zijn kreten die ik regelmatig van ondernemers hoor. En begrijpelijk. Want als ondernemer wilt u juist bezig zijn met ondernemen. Daarom geef ik u in deze blog zeven praktische tips waarmee het verwerken van uw administratie zo geregeld is. Zo kunt u de focus behouden op dat wat u het allerliefste doet.

Er zijn veel verschillende manieren om uw administratie bij te houden. Sommige ondernemers kiezen voor het bijhouden van de administratie op papier of in Excel, waar anderen kiezen voor een online boekhoudpakket. Het gebruik van een online boekhoudpakket is de afgelopen jaren fors toegenomen. Niet gek, want met een boekhoudpakket heeft u altijd en overal inzicht en is uw administratie altijd bij. U hebt niet te maken met licenties die aflopen en u hebt een waarborg voor de continuïteit van uw administratie.

Vanaf de start van uw onderneming is het belangrijk dat u nadenkt over de wijze waarop u de administratie bijhoudt. Ook al zijn de mutaties in het begin minimaal, u kunt maar beter voorbereid zijn op de toekomst. Op die manier groeit de administratie mee met de groei van uw bedrijf en kunt u blijven focussen op het ondernemen.

Zo verwerkt u uw administratie efficiënter

Hierna neem ik u mee in de tips die helpen om de administratie efficiënter te verwerken. Door gebruik te maken van eenvoudige toepassingen bent u minder tijd kwijt voor het verwerken van de administratie. Kijk wel altijd even na of de toepassingen mogelijk zijn bij het boekhoudpakket dat u gebruikt.

Is het niet mogelijk om deze toepassingen te gebruiken bij uw huidige boekhoudpakket? Denk dan goed na of dat pakket nog wel het juiste is. Waar heeft u behoefte aan? Wat is wenselijk? Het is belangrijk om na te denken wat u wilt bereiken en hoe u wilt werken. Twijfelt u wat voor u de beste keuze is? Schakel dan een adviseur in om daar mee te sparren. Hij of zij helpt u graag de beste keuze te maken.

Tip 1: zorg voor een bankkoppeling

Een koppeling die u direct tijdswinst oplevert, is de bankkoppeling. Voor een groot aantal banken is het mogelijk om een directe bankkoppeling te leggen tussen de administratie en uw bankrekening. Dit betekent dat de bankmutaties automatisch en direct zichtbaar zijn in de administratie. Daarbij wordt naast het bedrag en datum ook de omschrijving meegenomen. Hierdoor is het niet meer nodig om zelf deze gegevens in te vullen voor het verwerken van uw administratie.

Doordat de mutaties automatisch zichtbaar zijn, sluit ook het banksaldo in de administratie altijd aan. Hierdoor geeft de administratie altijd het juiste beeld en bent u direct op de hoogte van het huidige banksaldo. Bij sommige boekhoudpakketten is het ook mogelijk om het systeem slimmer te maken. Dit betekent dat het pakket op basis van het verleden al suggesties doet voor het verwerken van een bankmutatie, zoals het aangeven van de klant of leverancier. Voor de volledigheid: met de bankkoppeling heeft u geen toegang tot de bank. Het zorgt alleen voor het automatisch importeren van de mutaties vanuit de bank.

Tip 2: Scan & herken

Bij veel boekhoudpakketten is het mogelijk om gebruik te maken van een scan & herken-module. Dit betekent dat als u een inkoopfactuur inboekt, het systeem automatisch de velden van de factuur herkent en hier de juiste gegevens invult. Zo herkent het systeem het factuurnummer, de datum, de NAW-gegevens van de leverancier, enzovoorts. Deze gegevens worden in de boeking al meteen ingevuld, wat weer invoerwerk scheelt voor het verwerken van de administratie.

Daarnaast is het mogelijk om aan een leverancier een standaard grootboekrekeningummer te koppelen. Boekt u de volgende keer een factuur van deze leverancier in, dan is het grootboekrekeningnummer al meteen ingevuld met het juiste btw-percentage. Een voorbeeld zijn de inkoopfacturen voor telefoonkosten. Geef bij de crediteur aan dat deze kosten standaard op telefoonkosten geboekt moeten worden en dit is standaard bij elke factuur al voor u heeft ingevuld.

Tip 3: Overige koppelingen

Naast de eerder genoemde toepassingen, is het ook mogelijk om nog een aantal andere koppelingen te leggen met uw financiële administratie.

Maakt u gebruik van een webshop? Dan is het vaak ook mogelijk om de webshop aan de administratie te koppelen. Op het moment dat een order wordt geplaatst via de webshop, wordt deze direct doorgezet naar de administratie. Hierdoor is de omzet direct zichtbaar in uw administratie en is het niet nodig om dit achteraf nogmaals bij te werken.

Ook is met sommige salarispakketten ook mogelijk om een koppeling te maken met de administratie. Dit betekent dat op het moment dat de salarissen gereed zijn in het salarispakket, deze gegevens meteen worden doorgezet naar de administratie. Concreet: de loonjournaalpost wordt direct in de financiële administratie verwerkt. Hierdoor heeft u direct een volledig beeld van de loonkosten en heeft u ook meer inzicht in het resultaat over de betreffende periode.

Tot slot is het mogelijk om een koppeling te maken met de projectadministratie. Vanuit de projectadministratie worden de kosten bijgehouden en de facturen opgesteld en verzonden. Deze gegevens worden met een koppeling gelijk doorgezet naar de administratie, waardoor u direct inzicht hebt in alle cijfers. In de administratie ziet u daardoor het totaalbeeld van alle kosten en omzet, aangezien deze per project zijn doorgezet naar de financiële administratie.

Tip 4: Activamodule

In sommige boekhoudpakketten kunt u gebruikmaken van een activamodule. De activa zijn bijvoorbeeld inventaris, vervoermiddelen en machines die op de balans zijn geactiveerd. Dit zijn eenmalige investeringen die gedurende de economische levensduur worden afgeschreven. De afschrijvingen (waardeverminderingen) zijn wel kosten voor het resultaat, maar geen directe uitgaven. De uitgave is al gedaan bij het doen van de investering. Echter drukken de afschrijvingen wel het resultaat. Om een volledig beeld te hebben van het behaalde resultaat, is het daarom fijn om ook de afschrijvingen al te verwerken in de administratie.

Met de activamodule kunt u de investeringen opnemen in een overzicht en aangeven wat de verwachte economische levensduur is. Het pakket berekent vervolgens automatisch de afschrijvingen per periode. U kunt aangeven tot en met welke periode de afschrijvingen verwerkt kunnen worden, zodat u tot en met de betreffende periode een volledig beeld hebt van uw kosten.

Tip 5: Kies het juiste verwerkingsmoment

Ondanks dat diverse koppelingen zorgen voor een efficiëntere verwerking van de administratie, is het wel belangrijk om tijd te reserveren voor het verwerken van de administratie. Kies hiervoor een vast verwerkingsmoment in de week en blok dit ook in uw agenda. Zo weet u dat u altijd een moment hebt om de administratie bij te kunnen werken.

Plant u geen vast verwerkingsmoment, dan is de kans groot dat u uiteindelijk geen tijd hebt om de administratie bij te werken. Het klinkt misschien als een open deur, maar de tip voor een goede administratie is het bijhouden ervan. Dit is vaak een valkuil waar ik het fout zie gaan. Als u de administratie niet bijhoudt, dan stapelt het werk zich op en kost het uiteindelijk alleen maar meer tijd.

Tip 6: Zie het belang van uw administratie in

Behalve dat het zonde is als het verwerken van de administratie meer tijd kost, omdat u achterloopt, is het ook niet handig. De administratie is het dashboard voor uw bedrijf en is de plek waar u de stuurinformatie uit kan halen. Als de administratie niet is bijgewerkt, heeft u ook geen inzicht in de financiële positie van uw onderneming. Vaak zult u denken: “Maar ik weet wel ongeveer hoe ik er voor sta.” Maar is ‘ongeveer’ wel voldoende? En wat nu als u toch een aantal kosten over het hoofd hebt gezien waardoor het resultaat tegenvalt? En heeft u ook rekening gehouden met de eerder aangegeven afschrijvingen die het resultaat drukken? Het risico is dat u hiermee het overzicht verliest en geen totaalbeeld hebt van de daadwerkelijke situatie. Daarom is het belangrijk om de administratie bij te houden.

Is de administratie bij, dan heeft u  inzicht in de cijfers en weet u of het handig is om de potentiële opdracht aan te nemen of niet. Ook heeft u inzicht in welke facturen u nog moet betalen en of u voldoende middelen hebt om dit te doen. Nog belangrijker is dat u inzicht hebt in de openstaande verkoopfacturen en hier ook tijdig op kunt sturen.

Tip 7: Gebruik een app

Bij sommige boekhoudpakketten is het mogelijk om gebruik te maken van een app, zodat u op ieder moment inzicht hebt in de cijfers. Bent u onderweg naar een klant, dan kunt u vooraf nog snel even kijken of hij de openstaande facturen wel heeft betaald.

Met bovenstaande praktische toepassingen wordt het direct makkelijker en efficiënter om uw administratie te verwerken. Ga daarom direct aan de slag met de mogelijkheden van uw boekhoudpakket en maak het uzelf vooral lekker makkelijk!