Hoe werkt het UBO-register voor buitenlandse bedrijven in Nederland?
Het UBO-register geldt ook voor buitenlandse bedrijven die in Nederland zijn geregistreerd of hier een vestiging hebben. Wie uiteindelijk de zeggenschap heeft over zo’n onderneming, moet worden vastgelegd bij de Kamer van Koophandel. In dit artikel leggen we uit wat het register inhoudt, welke bedrijven zich moeten registreren, hoe je een UBO bepaalt en hoe de procedure werkt.
Wat is het UBO-register en waarom bestaat het?
Het UBO-register is een openbaar register waarin staat wie de uiteindelijk belanghebbende is van een onderneming: de persoon die in werkelijkheid de zeggenschap heeft of profiteert van de activiteiten. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner. Het register is onderdeel van de Europese anti-witwasrichtlijn en heeft als doel financieel-economische criminaliteit te bestrijden door eigendomsstructuren transparant te maken.
In Nederland is het UBO-register wettelijk verankerd via de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en ondergebracht bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Alle EU-lidstaten hebben een vergelijkbaar register ingevoerd als onderdeel van dezelfde Europese richtlijn.
Welke buitenlandse bedrijven zijn verplicht zich in te schrijven in het UBO-register?
De registratieplicht geldt voor rechtspersonen en personenvennootschappen die naar Nederlands recht zijn opgericht. Denk aan de bv, nv, stichting, vereniging, coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij. Ook maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen vallen onder de verplichting.
Buitenlandse rechtspersonen die alleen een vestiging in Nederland hebben, maar naar buitenlands recht zijn opgericht, hoeven zich in principe niet in het Nederlandse UBO-register in te schrijven. Zij vallen onder het UBO-register van het land waar ze zijn opgericht. Wel zijn zij verplicht zich in te schrijven in het Nederlandse Handelsregister als buitenlandse vennootschap.
Categorieën die zijn uitgezonderd van de UBO-registratieplicht:
- Beursgenoteerde vennootschappen die al onderworpen zijn aan vergelijkbare transparantievereisten
- Eenmanszaken
- Publiekrechtelijke rechtspersonen
Wie wordt aangemerkt als UBO bij een buitenlands bedrijf?
Een persoon wordt aangemerkt als UBO wanneer hij of zij meer dan 25% van de aandelen, stemrechten of het eigendomsbelang houdt in een onderneming. Dit kan direct zijn, maar ook indirect via tussenliggende entiteiten in andere landen. Naast eigendom telt ook feitelijke zeggenschap via andere middelen, zoals het recht om bestuurders te benoemen of te ontslaan.
Bij internationale structuren met meerdere lagen van aandeelhouderschap in verschillende landen is het bepalen van de juiste UBO’s een stuk complexer. Je moet alle eigendomslagen doorlopen om te achterhalen welke natuurlijke persoon uiteindelijk boven de drempel van 25% uitkomt.
Voldoet geen enkele natuurlijke persoon aan de drempel? Dan geldt de zogeheten pseudo-UBO: de hogere leidinggevende van de onderneming, zoals de statutair bestuurder of directeur, wordt in dat geval als UBO geregistreerd. Dit is een vangnetbepaling en geen vrijstelling van de registratieplicht.
Hoe verloopt de UBO-registratieprocedure voor buitenlandse ondernemingen in Nederland?
De registratie verloopt via het online portaal van de Kamer van Koophandel. De onderneming of haar vertegenwoordiger logt in met eHerkenning en vult de gegevens van de UBO’s in. Voor nieuw opgerichte entiteiten geldt dat registratie direct bij inschrijving moet plaatsvinden. Bestaande ondernemingen hadden een overgangsperiode om alsnog te registreren.
De volgende gegevens zijn nodig voor de registratie:
- Naam, geboortedatum en nationaliteit van de UBO
- Woonland van de UBO
- Aard en omvang van het economische belang (in bandbreedtes: 25-50%, 50-75% of 75-100%)
- Ondersteunende documenten ter onderbouwing van het belang
Een deel van de gegevens is openbaar raadpleegbaar, zoals naam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonland en de bandbreedte van het belang. Gevoelige persoonsgegevens, zoals de volledige geboortedatum en het woonadres, zijn afgeschermd voor het grote publiek, maar toegankelijk voor bevoegde autoriteiten. UBO’s kunnen in bepaalde gevallen een verzoek indienen om hun gegevens af te schermen, bijvoorbeeld bij een verhoogd veiligheidsrisico.
Hoe helpt Newtone bij UBO-registratie voor buitenlandse bedrijven in Nederland?
UBO-registratie lijkt eenvoudig, maar bij internationale bedrijfsstructuren komen al snel complexe vragen naar boven: wie is de werkelijke UBO, hoe verloopt de eigendomsketen en wat moet je precies aanleveren? Wij helpen buitenlandse ondernemingen bij elke stap van dit proces.
Wat wij concreet doen:
- Beoordelen of jouw onderneming registratieplichtig is in Nederland
- In kaart brengen van de eigendomsstructuur om de juiste UBO’s te identificeren
- Begeleiden bij de daadwerkelijke inschrijving via het KvK-portaal
- Adviseren bij structuurwijzigingen die leiden tot een aanpassing van de UBO-registratie
- Juridisch advies bij complexe internationale eigendomsvraagstukken
Heb je vragen over de UBO-registratie voor jouw bedrijf in Nederland? Neem contact met ons op en wij kijken samen met je naar de situatie.
Gerelateerde artikelen
Ook interessant
Gerelateerde Berichten
Blijf op de hoogte dankzij de inzichten van onze specialisten. Lees nieuws en blogs over ‘dienst’ die nieuwe invalshoeken bieden op actuele onderwerpen.
