Ziekteverzuim: dit zijn de do’s en don’ts

Een zieke werknemer: bijna iedere werkgever krijgt ermee te maken. Dat is niet alleen vervelend voor de werknemer. Ook u als werkgever ondervindt de gevolgen hiervan. In 2023 was het ziekteverzuim in het eerste kwartaal 4,8 %.[1] In 2022 verzuimden bijna 6 op de 10 werknemers, meestal vanwege griep of verkoudheid. Van de overige verzuimklachten werden psychische klachten genoemd als belangrijkste oorzaak van de ziekmelding.[2] Het loont dus de moeite om het ziekteverzuim goed te begeleiden en ervoor te zorgen dat de werknemer zo kort als mogelijk afwezig is. Wij zetten daarom de belangrijkste do’s and don’ts op het gebied bij begeleiding van ziekteverzuim op een rij.

Don’ts bij ziekteverzuim van een werknemer

Als werkgever bent u aan flink wat regels gebonden die uw werknemers beschermen. Wij raden dan ook sterk af om het volgende te doen:

Vragen wat de werknemer heeft

U dient de privacy van de werknemer te respecteren en mag niet vragen wat hij of zij heeft. Een werknemer mag het uiteraard wel uit zichzelf vertellen.

Een afwachtende houding

Tenzij geïndiceerd door de bedrijfsarts, wordt er van u een proactieve houding verwacht. Dat kan inhouden dat u regelmatig contact opneemt met de werknemer. Een proactieve houding kan ook inhouden dat er overleg plaatsvindt met de arbodienst.

Druk uitoefenen op een zieke werknemer

Een hoog percentage werknemers valt uit met psychische klachten. Let dan ook op bij het opnemen van contact dat de werknemer dit niet ervaart als het uitoefenen van druk om maar zo gauw mogelijk weer aan het werk te zijn. Dat kan een averechts effect hebben op het herstel en de werkhervatting van de werknemer.

Zonder schriftelijke waarschuwing de loondoorbetaling opschorten

Schort nooit zonder schriftelijke waarschuwing de loondoorbetaling op. Het komt voor dat een werknemer zich niet houdt aan aanwijzingen die door of namens de werkgever gegeven worden. In dat geval moet u hem/haar eerst een schriftelijke waarschuwing gewaarschuwd geven, voordat zijn loon kan worden opgeschort. Let erop dat het uitdrukkelijk gaat om opschorten, dus tijdelijk- en niet om staken of stopzetten, wat een definitief karakter heeft. Uiteindelijk bepaalt de arbo- of verzekeringsarts of de werknemer tijdens het geven van de aanwijzing arbeidsgeschikt of arbeidsongeschikt was en of de werknemer recht had op loon of niet.

Ontslaan van zieke werknemer

Ontsla een zieke werknemer niet, tenzij u hier een heel goede reden voor heeft en u deskundig advies heeft ingewonnen. Als u een ontslagvergunning wilt aanvragen bij het UWV dan geldt dat de werknemer niet ziek mag zijn voordat het eerste deel van de aanvraag is ingediend. In dat geval geldt een opzegverbod wegens ziekte, tenzij het een aanvraag na 2 jaar ziekte betreft. Wanneer u een verzoek tot ontbinding bij de kantonrechter indient, dan vergewist de kantonrechter zich van het feit dat het verzoek tot ontbinding geen verband mag houden met enig opzegverbod tijdens ziekte.

Do’s bij ziekteverzuim van een werknemer

Uiteraard kunt u wel een aantal stappen ondernemen tijdens het ziekteverzuim van een van uw medewerkers.

Controlevoorschriften ziekteverzuim

Zorg voor goede controlevoorschriften ziekteverzuim. Die kunnen vaak als bijlage bij de arbeidsovereenkomst gevoegd worden. Duidelijk moet zijn waar de werknemer aan toe is als hij bijvoorbeeld ziek wordt tijdens de vakantie. Hoewel het misschien niet als prettig wordt ervaren is het ook verstandig om aan te geven dat het loon van de werknemer kan worden opgeschort als hij zich niet houdt aan de aanwijzingen die door of namens u tijdens ziekte worden gegeven.

Persoonlijk contact

Laat een werknemer zich persoonlijk ziekmelden bij zijn leidinggevende. Even bellen, en niet per whatsapp of sms. Dat werkt twee kanten op. Enerzijds is drempel om de ziekmelding te doen, hoger. Verder kan de leidinggevende zijn medeleven betuigen, en de werknemer een hart onder de riem steken. Neem regelmatig telefonisch contact op met de werknemer om te vragen hoe het gaat. Vraag wat de werknemer nodig heeft. Plan gesprekken in. Stuur een kaartje of attentie als het verzuim langer duurt en dat aan de orde is.

Arbodienst

Meldt de ziekmelding direct of na een korte tijd (bijvoorbeeld een week) bij de arbodienst. Zij pakken dit op. Heeft u geen arbodienst, zorg dan dat u er één inschakelt. De arboarts heeft een belangrijke rol bij het begeleiden van de zieke werknemer en het laten hervatten (re-integreren) van de werkzaamheden door de werknemer. De arbodienst stelt na 6 weken de probleemanalyse op.

Vervolg bij langer ziekteverzuim

Uiterlijk in de achtste week maakt u een plan van aanpak, waarin de re-integratie wordt vastgelegd. Hiervoor kunt u gebruik maken van het formulier van het UWV.[3] Als de werknemer nog steeds ziek is, dan moet de eerste werkdag na de 42^ste ziekte week aangifte van langdurige ziekte worden gedaan, de 42^ste weeks melding. Na 52 weken vindt de eerstejaarsevaluatie plaats, waarin de afspraken met betrekking tot de re-integratie geëvalueerd worden. Uiterlijk in de 93^ste ziekteweek kan de werknemer een WIA-uitkering aanvragen.

Voortvarend

U dient voortvarend te werk te gaan als het gaat om het laten hervatten van de werkzaamheden door de werknemer, mits dat is goedgekeurd door de arboarts. Laat u dit na dan kan hem dat later door het UWV verweten worden, en dat kan resulteren in een loonsanctie.[4]

Advies inwinnen over ziekteverzuim

Natuurlijk kunt u ook altijd bij een van de arbeidsrechtspecialisten van Newtone terecht met uw vraag over de begeleiding van een arbeidsongeschikte werknemer of het opstellen van controlevoorschriften. Onze afdeling HRM Advies kan u als werkgever ook inhoudelijk ondersteunen bij verzuim door de inzet van een gecertificeerde casemanager als ‘verzuimregisseur’.