Spring naar content

Hoe schrijf je je in bij het UBO-register?

Officieel document met elegante pen en zegel op wit bureau, zacht natuurlijk licht, minimalistische professionele sfeer.

Je schrijft je in bij het UBO-register via het online portaal van de Kamer van Koophandel. Je hebt hiervoor DigiD of eHerkenning nodig. Het register legt vast wie de uiteindelijk belanghebbenden zijn van een onderneming, met als doel financieel misbruik tegen te gaan. In dit artikel lees je wie zich moet registreren, hoe het proces werkt en wat de gevolgen zijn als je dat niet doet.

Wat is het UBO-register en waarom bestaat het?

Het UBO-register is een openbaar register waarin staat wie de uiteindelijk belanghebbenden zijn van in Nederland geregistreerde organisaties. UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, de persoon die feitelijk eigenaar is van of zeggenschap heeft over een onderneming. Het register wordt beheerd door de Kamer van Koophandel.

De wettelijke grondslag voor het UBO-register ligt in de Europese anti-witwasrichtlijn, die Nederland heeft omgezet in nationale wetgeving. Het doel is helder: de overheid en toezichthouders willen kunnen achterhalen wie er achter een onderneming schuilgaat. Zo wordt het moeilijker om via bedrijfsstructuren geld wit te wassen, belasting te ontduiken of andere vormen van financieel misbruik te plegen.

Wie moet zich inschrijven in het UBO-register?

De registratieplicht geldt voor een breed scala aan rechtspersonen en personenvennootschappen in Nederland. Denk aan bv’s, nv’s, stichtingen, verenigingen, coöperaties, maatschappen en vof’s. Als iemand minimaal 25% economisch belang of zeggenschap heeft in zo’n organisatie, kwalificeert die persoon als UBO en moet hij of zij worden opgegeven.

Er zijn wel uitzonderingen. Beursgenoteerde ondernemingen hoeven hun aandeelhouders niet apart te registreren, omdat zij al onderworpen zijn aan strenge transparantieverplichtingen. Eenmanszaken vallen ook buiten de registratieplicht, omdat er per definitie geen onderscheid is tussen eigenaar en onderneming. Twijfel je of jouw organisatievorm registratieplichtig is? Dan is het verstandig dit te laten beoordelen door een juridisch adviseur.

Hoe schrijf je je stap voor stap in bij het UBO-register?

De inschrijving verloopt volledig digitaal via het portaal van de Kamer van Koophandel. Je logt in met DigiD (voor particulieren) of eHerkenning (voor bedrijven). Zorg dat je de volgende informatie bij de hand hebt voordat je begint:

  • NAW-gegevens van de UBO (naam, adres, woonplaats)
  • Geboortedatum en nationaliteit van de UBO
  • Het percentage belang of zeggenschap
  • De aard van het belang (economisch belang, stemrecht of een andere vorm van zeggenschap)

Na het invullen van de gegevens volgt een bevestigingsprocedure. De KvK verwerkt de opgave en koppelt deze aan het bestaande handelsregisterdossier van de onderneming. Wijzigt er later iets in de eigendomsstructuur of zeggenschap? Dan moet je de registratie bijwerken. Dit is geen eenmalige actie, maar een doorlopende verplichting.

Welke informatie over een UBO is openbaar en wat blijft privé?

Niet alle gegevens in het UBO-register zijn voor iedereen zichtbaar. De volgende informatie is openbaar raadpleegbaar voor derden:

  • Naam van de UBO
  • Geboortemaand en geboortejaar
  • Nationaliteit
  • Woonstaat
  • Aard en omvang van het belang

Gegevens zoals de volledige geboortedatum en het BSN-nummer blijven afgeschermd en zijn alleen toegankelijk voor bevoegde autoriteiten, zoals de Belastingdienst en opsporingsdiensten. Daarnaast bestaat er een mogelijkheid voor kwetsbare personen om hun gegevens te laten afschermen. Dit geldt bijvoorbeeld voor minderjarigen of personen die aantoonbaar gevaar lopen bij openbaarmaking van hun gegevens.

Wat zijn de gevolgen als je je niet of onjuist inschrijft in het UBO-register?

Wie zich niet, te laat of onjuist inschrijft in het UBO-register, riskeert serieuze consequenties. Niet-naleving kan leiden tot bestuurlijke boetes, maar in ernstige gevallen ook tot strafrechtelijke aansprakelijkheid. De Kamer van Koophandel heeft een handhavingsrol en werkt samen met andere toezichthoudende instanties om naleving te controleren.

Het is ook belangrijk om wijzigingen tijdig door te geven. Denk aan een verandering in aandeelhouderschap, een nieuwe bestuurder met doorslaggevende zeggenschap of een herstructurering van de bedrijfsopbouw. Een verouderde registratie telt juridisch gezien als een onjuiste registratie, met alle risico’s van dien.

Hoe helpt Newtone bij jouw UBO-registratie?

Bij complexe aandeelhoudersstructuren of onduidelijkheid over wie als UBO kwalificeert, is het verstandig om professionele ondersteuning in te schakelen. Wij begeleiden mkb-ondernemers door het gehele registratieproces en zorgen dat de opgave correct en volledig is.

  • Beoordelen wie kwalificeert als UBO, ook bij gelaagde of internationale structuren
  • Verzamelen van de juiste documentatie die nodig is voor een correcte opgave
  • Ondersteuning bij de KvK-opgave, zodat je zeker weet dat alles klopt
  • Advisering bij complexe aandeelhoudersstructuren, inclusief juridisch advies over eigendom en zeggenschap
  • Signaleren van wijzigingen die aanleiding geven tot een nieuwe of aangepaste registratie

Wil je zeker weten dat jouw UBO-registratie correct is geregeld? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over jouw registratie.

Gerelateerde artikelen